Pressemappen markieren in der Pressearbeit das Aushängeschild von Unternehmen. Sie bieten Journalisten und Redaktionen einen Überblick sowie Hintergrundinformationen über die Firma und ihr Angebot. Meist werden sie bei Pressekonferenzen, Messen und Presse-Events verteilt –in der Regel in gedruckter Form. So können Redakteure gleich einen Blick hineinwerfen und sich informieren. Daneben sollten Pressemappen auch in digitaler Form auf einer CD oder – moderner – auf einem USB-Stick zur Verfügung stehen.

Was gehört in die Pressemappe?

1. Die zuletzt veröffentlichte Pressemeldung: 1 bis 2 weitere Pressemitteilungen können Sie zusätzlich beilegen; diese sollten aber möglichst nicht älter als 3 Monate sein.

2. Ein Image-Text über Ihr Unternehmen: Umfang 1 bis maximal 2 DINA4- Seiten, abhängig auch von der Größe der Firma.

In dem Image-Text

• stellen Sie Ihr Unternehmen vor und
• geben einen Überblick über Ihr Tätigkeitsfeld und Ihre Angebote.

Sie können

• Ihre Unique Selling Proposition (USP) hervorheben,
• etwas zur Unternehmensphilosophie schreiben,
• den Nutzen für Kunden schildern und
• einen Ausblick auf künftige Entwicklungen geben.

Außerdem bietet der Image-Text die Möglichkeit, die Firma in einen größeren Kontext einzuordnen, beispielsweise die Stellung des Unternehmens innerhalb der Branche.

Wichtig: Der Text muss sachlich sein. Vermeiden Sie Werbung und die typische Marketing-Sprache; das merken Journalisten sofort. Die Gefahr, dass der Artikel dann im Papierkorb landet, ist groß. Streichen Sie alle Adjektive und lassen Sie den Text am besten zusätzlich von einer außenstehenden Person gegenlesen. Sie kann Ihnen sagen, welche Passage zu werblich klingt, ob etwas „zu dick“ aufgetragen ist oder fehlt.

3. Factsheets in tabellarischer Form: Die zentralen Zahlen, Daten und Fakten des Unternehmens sollten schnell zu erfassen sein. Die Tabellenform bietet sich daher an. Interessant sind folgende Informationen:

• die Unternehmensgeschichte (falls das Unternehmen noch zu jung ist, entfällt dieser Text)
• die Unternehmensdaten: Standort, Angebotspalette (Stichworte), Zahl der Mitarbeiter, Produktionszahlen, Umsatz, Kontaktdaten etc.
• die Produktdaten: Bieten Sie eine breite Produktpalette an, können Sie zu dem Produkt, um das es bei der Veranstaltung vorrangig geht, ebenfalls ein Factsheet vorbereiten.

4. Interview mit Geschäftsführer/Vorstandsvorsitzendem: Ein Interview bietet sich meist bei größeren Unternehmen an, es sollte 1 bis 1,5 DIN-A4-Seiten lang sein. Mögliche Themen sind beispielsweise neue Produkte, Positionierung am Markt, Umstrukturierungen. So ein Interview dient neben der Vermittlung von Fakten und der Unternehmerpersönlichkeit auch als Zitatensammlung, auf die Journalisten gern beim Schreiben ihrer Berichte zurückgreifen.

5. Fotos: Einer gedruckten Pressemappe liegen häufig 2 bis 3 Fotos bei. Auf der beiliegenden CD oder auf dem USB-Stick finden sich natürlich weitere Fotos, zusätzlich das Logo und Graf iken. Wichtig: Achten Sie bei der CD darauf, dass die Bilder in druckfähiger Auflösung vorliegen (300 dpi). Mögliche Motive: Firma, Produkte, Mitarbeiter bei der Arbeit, Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder.

6. Visitenkarte des Pressesprechers/ -referenten: Schließlich beabsichtigen Sie ja den direkten Kontakt über die Pressemappe.

Diese Informationen gehören auf jeden Fall in eine Pressemappe. Darüber hinaus gibt es je nach Anlass und Unternehmensgröße die Möglichkeit, weitere Factsheets, Produktblätter oder Porträts von Führungspersönlichkeiten beizulegen. Oder auch den Jahresbericht. Aber Achtung: Überfrachten Sie die Pressemappe nicht!

Wie ist der Aufbau der Pressemappe?

Das Wichtigste kommt nach vorn, das ist in der Regel die aktuelle Pressemitteilung. Dann folgen Image-Text, Fact - sheets, das Interview, Fotos/Grafiken. Sie können gedruckte Pressemappen auch mit kleinen Extras wie etwa einem Block und Kugelschreiber (jeweils mit Firmenlogo) bestücken. Solche Utensilien kann jeder Journalist gebrauchen und sie sind bei Pressekonferenzen sehr hilfreich, falls kein eigener Stift/Block zur Hand ist.

Pressemappe: Gedruckt oder digital?

Bei konkreten Anlässen (Messen, Pressekonferenzen und -events) händigen Sie die Pressemappe auf jeden Fall in gedruckter Form aus. Dann können die Journalisten sich die Texte gleich durchlesen. Sie können Anmerkungen an der entsprechenden Textstelle notieren oder Notizen zum Referenten hinterlegen. Bei einer CD ist das nur mit Notebook oder PC möglich.

Mit einer zusätzlichen digitalen Version auf CD oder USB-Stick erleichtern Sie dem Journalisten die Arbeit, denn so kann er später in der Redaktion die Texte und Bilder direkt übernehmen und weiterverarbeiten.

Weitere Vorteile digitaler Mappen sind:

1. Sie können zusätzliche Materialien wie Grafiken, Audio- oder Videodateien zur Verfügung stellen. Das sind beispielsweise Filme über Ihr Unternehmen oder Interviews mit Führungskräften/ Mitarbeitern.
2. Die Herstellungskosten für eine digitale Pressemappe sind im Vergleich zur einer gedruckten geringer.

Ansonsten gilt: Fragen Sie den Journalisten, welche Version er bevorzugt.

Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass die Inhalte auf der CD in Datei-Formaten vorliegen, die auf allen Rechnersystemen funktionieren. Texte speichern Sie am besten als PDF-Datei ab.

Fazit

Die Pressemappe hat noch lange nicht ausgedient. Sie können sie Journalisten selbstverständlich auch bei anderen Gelegenheiten anbieten. Es ist jedoch nicht ratsam, die Mappe unaufgefordert an Redaktionen zu schicken. Senden Sie sie wirklich nur nach Absprache und auf Bitten des Journalisten. Damit Sie zeitnah reagieren können, halten Sie immer eine aktuelle Version bereit.