Pressearbeit nach dem Gießkannenprinzip führt nicht zum Ziel. Daher ist es wichtig, die PR-Kontakte möglicht gut strukturieren.

Die PR-Kontakte gut strukturieren

Entwickeln Sie eine Struktur für Ihren Presseverteiler. Hier bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Unterteilen Sie die Adressen z. B.

• nach der Medienart: Print, online, Hörfunk, TV,
• nach der Reichweite: lokal, regional, landesweit, bundesweit, deutschsprachige Länder, international,
• nach der Erscheinungsweise: täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich,
• nach der Zielgruppe: Publikumsmedien, die sich an eine breite Öffentlichkeit richten, wie Tageszeitungen, oder Fachmedien, die sich nur an eine Branche oder erklärte Experten richten.

Eine solche Unterteilung ermöglicht es Ihnen, zielgenaue Pressemeldungen zu versenden. Denn: Einer Hörfunkredaktion brauchen Sie kein Foto zuzusenden, der bundesweiten Presse keine Information über Ihren Tag der offenen Tür und einem Monatsmagazin keinen Hinweis auf eine Veranstaltung, die in der kommenden Woche stattfindet. Damit vermeiden Sie typische Fehler – auch von PR-Profis.

Extratipp: Überlegen Sie sich, welche Kategorien für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Wenn Sie eine breite Produktpalette abdecken, können Sie die Pressevertreter auch fragen, aus welchen Bereichen Sie ihnen Informationen zusenden sollen: Veranstaltungstipps, Personalia, neue Produkte, Produkte aus den unterschiedlichen Segmenten, Informationen nur zu regionalen oder nationalen Themen? Denn nicht jeder Journalist deckt die ganze Palette dessen ab, was Ihr Unternehmen macht und bietet.

Streben Sie Vollständigkeit an

Vor allem wenn Sie ein großes Einzugsgebiet haben, werden Sie nie alle Journalisten erreichen, die sich für Ihr Thema interessieren. Versuchen Sie aber wenigstens, möglichst viele von ihnen zu erreichen. Wenn Sie einen Beitrag lesen, der Ihre Branche oder Ihr Thema betrifft, sollten Sie sich sofort den Namen des Verfassers notieren. Ermitteln Sie seine E-Mail, schreiben Sie ihm und bieten Sie ihm an, ihn in Ihren Verteiler aufzunehmen. Machen Sie das Gleiche mit allen Medien, die Sie sehen. Schreiben Sie in diesem Fall den Leiter des für Sie zuständigen Ressorts an und fragen Sie ihn, ob Sie ihm Pressemeldungen zusenden dürfen. So umfasst Ihr Verteiler nach und nach immer mehr relevante Adressen von Medien und Journalisten, die wirklich an Ihrem Thema interessiert sind.

Denken Sie auch an freie und Online-Redakteure

Zwei Journalistengruppen werden gern vergessen: die Journalisten aus den Online-Redaktionen und die freien Journalisten. Das ist schlecht, denn die Online-Redaktionen sind in der Regel sehr flexibel und können auch mal einen längeren Text mit Bildern unterbringen Und die freien Journalisten sind überaus engagiert und freuen sich, wenn ihnen interessante Themen angeboten werden.

Praxistipp: Frei Journalisten, deren Namen Sie kennen, können Sie entweder über Suchmaschinen oder Netzwerke suchen oder über die Redaktion des Mediums erreichen, in dem sie veröffentlicht haben. Suchen Sie umgekehrt freie Journalisten, die sich für Ihr Unternehmen und seine Themen interessieren, können Sie über die Datenbank des Deutschen Journalisten- Verbands recherchieren: Unter www.djv.de sind, nach Region und Themenschwerpunkten differenziert, viele freie Journalisten erfasst. Die Recherche ist für Sie kostenlos.

Den richtigen Adressaten erreichen

Ermitteln Sie den für Ihren Bereich zuständigen Ansprechpartner. Nur in Ausnahmefällen stellen sich die Redaktionen mit den zuständigen Ressortleitungen im Online-Auftritt des Mediums vor. Daher sollten Sie aktiv werden und in der Redaktion selbst nachfragen. Vielleicht besteht ja sogar die Möglichkeit, gleich ein kurzes Gespräch mit dem Journalisten zu führen und ihn zu fragen, an welchen Themen er besonders interessiert ist. Oder Sie erfahren auf diesem Weg, dass es günstiger ist, die Sammeladresse der Redaktion zu nutzen. Das kann den Vorteil haben, dass die Meldung auch dann aufgegriffen werden kann, wenn Ihr Ansprechpartner gerade mal nicht da ist.

Achtung: Manchmal kann es sein, dass Sie Themen aufgreifen, die verschiedene Ressorts interessieren könnten. Schicken Sie die Meldung aber nicht an zwei Journalisten in der gleichen Redaktion. Schicken Sie die Meldung nur an eine Person und bitten Sie im E-Mail- Anschreiben, die Meldung gegebenenfalls an den Kollegen vom anderen Ressort weiterzugeben.

Erkundigen Sie sich z. B. bei Kollegen (die mit PR-Arbeit vertraut sind), ob es in den Redaktionen besondere Befindlichkeiten gibt, ob z. B. ein Chefredakteur „besondere Aufmerksamkeit“ verlangt – bekommt er diese nicht, würde er eventuell aus Prinzip schon niemanden zum Termin o. Ä. schicken.

Fazit

Überlegen Sie zuerst, in welche Medien Ihre Informationen gelangen sollten. Stellen Sie dann den passenden Verteiler zusammen. Und schreiben Sie erst im Anschluss hieran Ihre Pressemeldung. Nur so ist gewährleistet, dass Ihre Pressemeldung an die richtigen Journalisten gelangt. Und nur dann haben Sie eine Aussicht darauf, dass Ihre Meldung aufgegriffen wird.