Die Einwilligungspflicht gilt für postalisch versandte Werbung und digital versandte Werbung (wie bspw. E-Mail-Werbung) gleichermaßen.

Grundsätzlich gilt: Wer potenzielle Kunden (deren Adressen etwa aus Messekontakten, E-Mails, Gewinnspielen stammen) mit Werbung ansprechen will, braucht deren vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung. Diese Zustimmung müssen Sie nachweisen können. Mündliche Einwilligungen gelten also auch nur dann, wenn diese schriftlich bestätigt wurden.

Neben dieser ausdrücklichen Einwilligung können Verbraucher  auch jederzeit Auskunft über die bei Ihnen gespeicherten Daten und Verwendungsformen verlangen. Und sie können dem Erhalt von Werbung jederzeit widersprechen.

Musterformulierung "Einwilligungserklärung"

Ohne Einwilligungserklärung geht es nicht. So könnten Sie diese formulieren:

„Hiermit willige ich ausdrücklich ein, dass das Unternehmen XY meine personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen darf. Das Unternehmen darf diese Daten für Zwecke der Werbung mir gegenüber verwenden und in einer Datei abspeichern. Diese Einwilligung kann jederzeit von mir mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.“

Nicht eingeholt werden muss eine Einwilligung in folgende sechs Ausnahmefällen:

1. Listenprivileg: Sie dürfen ohne Einwilligung listenmäßig zusammengefasste Daten über Angehörige einer Personengruppe für Ihre Werbung verwenden (das so genannte Listenprivileg laut § 28 Abs. 3 Satz 1 BDSG ermöglicht  es also, weiter Adressen von Adresshändlern für Werbezwecke zu nutzen).
2. Öffentlich zugängliche Verzeichnisse: Sie dürfen ohne Einwilligung personenbezogene Daten aus Adressverzeichnissen wie Telefonbuch, Handelsregister, Ärzteregister etc. erheben und für Ihre Werbung verwenden. Achtung: Das Internet gilt nicht als öffentliches Verzeichnis. Dort gewonnene Daten dürfen Sie nicht verwenden!
3. Interessenten: Wer sich an Ihr Unternehmen wendet, um Informationsmaterial anzufordern, dem dürfen Sie dieses Informationsmaterial selbstverständlich weiterhin zusenden. Sicherheitshalber sollten Sie solche Anforderungs- E-Mails, Briefe oder Faxe aufbewahren.
4. Bestandskunden: Bestandskunden dürfen weiterhin ohne Einwilligung von Ihnen angeschrieben werden. Wichtig: Die Daten müssen im Rahmen eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses erhoben werden (klassisches Kundenverhältnis). Außerdem dürfen Sie die Daten nur für eigene Zwecke nutzen, also nur Ihre eigenen Angebote bewerben.
5. Berufsbezogene Werbung: Berufsbezogene Werbung an die berufliche Anschrift bedarf keiner Einwilligung.
6. Spendenwerbung: Auch Spendenwerbung gemeinnütziger Organisationen bedarf keiner Einwilligung, wenn lediglich Listendaten genutzt werden.

Diese Auskunftsrechte haben Ihre Kunden

Wer Werbung von Ihnen erhält, kann nach §34 BDSG jederzeit Auskunft darüber verlangen,

• welche Daten Sie über ihn gespeichert haben,
• woher die Daten stammen,
• an welche Empfänger Sie seine Daten weitergeben und
• welche Zwecke Ihr Unternehmen mit der Datenspeicherung verfolgt.

So könnten Sie eine Antwort formulieren:

Selbstauskunft nach § 34 BDSG

"Sehr geehrte/r Frau/Herr …
nachstehend erhalten Sie die gewünschte Selbstauskunft.

Wir haben von Ihnen die folgenden Daten gespeichert: [Art der Daten].

Herkunft der Daten: Die Daten wurden am … durch Eingabe auf unserer Internetseite gewonnen.

Empfänger der Daten sind: … [mögliche Auftragnehmer zur Datenverarbeitung].

Zweck der Weitergabe der Daten ist: …

Zweck der Speicherung Ihrer Daten ist: …“

Widerspruchsrecht

Beachten Sie, dass jeder Betroffene der Verarbeitung und Nutzung seiner personenbezogenen Daten zu Werbezwecken jederzeit widersprechen kann. Das Widerspruchsrecht können auch Betroffene ausüben, für deren  Datenerhebung keine ausdrückliche Einwilligung nötig war. Das Widerspruchsrecht muss auch nicht begründet werden. Sie als Unternehmer müssen auf dieses Widerspruchsrecht in Ihrer Werbung deutlich hinweisen.

Beispieltext:

"Sie können dem Erhalt dieser Werbung jederzeit widersprechen. Bitte richten Sie Ihren Widerspruch per E-Mail an: … [Ihre Kontaktadresse]. Einen schriftlichen Widerspruch senden Sie uns bitte an: … [Ihre Adresse  und Ansprechpartner]."