Große Firmen werden ständig kontrolliert. Der Kleinunternehmer jedoch ist den Umgang mit den Prüfern nicht gewohnt. Flattert ihm ein Bescheid ins Haus, dass er geprüft werden soll, ist der Schrecken meistens erst einmal groß. Der Steuerberater hilft weiter.

Neben Mittel- und Kleinbetrieben werden gerade Existenzgründer in den Anfangsjahren gerne von den Außenprüfern besucht, weiß Jürgen Tobergte, Rechtsanwalt und Steuerberater in Hagen. Doch im Regelfall kommen die Prüfer nicht einfach so vorbei. Etwa zwei bis vier Wochen vor dem eigentlichen Termin bekommt der Unternehmer einen Brief. Dort steht drin, welche Steuerart geprüft werden soll und welchen Zeitraum die Prüfung umfasst. Meistens wird drei Jahre rückwirkend geprüft, so der Fachanwalt für Steuerrecht. Außerdem werde zu diesem Zeitpunkt auch schon der Name des Prüfers genannt, damit gegebenenfalls wegen Befangenheit noch jemand anders geschickt werden könnte. Und den voraussichtlichen Beginn der Außenprüfung bekommt der Unternehmer ebenfalls schon zugestellt. Eine Ausnahme ist die so genannte Umsatzsteuer Nachschau: Hier kann der Betriebsprüfer unangemeldet vorbeikommen und zur Betriebsprüfung übergehen. Auch wenn der Unternehmer nicht im Vorfeld informiert wurde.

Ist das Gewissen ein Ruhekissen?

Meldet sich das Gewissen des Unternehmers wenn die Prüfungsanordnung zugesandt wurde, weil er vielleicht doch irgendwann einmal eine Unregelmäßigkeit in seiner Steuer hatte, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, mit dem Rechtsanwalt oder Steuerberater in Verbindung zu treten. Denn noch ist eine straf-befreiende Selbstanzeige möglich. Ist der Prüfer erst einmal im Haus, geht das nicht mehr.

Wie läuft eine Außenprüfung ab?

Der Außenprüfer muss sich zunächst ausweisen, wenn er ins Haus will. Dann wird der Vorgang aktenkundig gemacht und der Unternehmer muss seine Unterlagen vorlegen. Das kann die Buchführung sein einschließlich der Rechnungen und Belege. Tobergte rät: "Bieten Sie dem Prüfer einen ruhigen, hellen Platz und eine Tasse Kaffee an. Wer unhöflich zu ihm ist, wird es nicht leichter haben." Wichtig sei auch, dass man möglichst nur eine Lesekopie der digitalen Buchhaltung zur Verfügung stelle. Sonst kann es versehentlich passieren, dass Daten verändert werden. Und dann kann die Sache richtig kompliziert werden.

Am Ende gibt es eine Schlussbesprechung mit dem Prüfer - sofern sich auf Grund der Außenprüfung eine Steuernachzahlung ergibt. Dabei werden strittige Sachverhalte, die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und die steuerlichen Auswirkungen besprochen. Und darum kann es von Vorteil sein, wenn die ganze Zeit der Steuerberater mit dabei ist. Denn er kennt sich mit den Gepflogenheiten einer Außenprüfung aus.

Die Waffen der Prüfer

Wer eine ordnungsgemäße Buchführung hat, muss die Außenprüfung nicht scheuen, weiß Tobergte. Allerdings ist das bei vielen Kleinunternehmern nicht so einfach: Der Eismann beispielsweise, der auf der Kirmes verkauft, bringt das eingenommene Geld häufig ungezählt zur Bank und schätzt seine jeweiligen Tages-Einnahmen. Kommt dann die technisch hochgerüstete Außenprüfung zu Besuch, kann es Komplikationen geben. Die Prüfer sind alle mit Notebooks ausgestattet, weiß Jürgen Tobergte. Da ist es ein Leichtes, einen Chi-Quadrat-Test, einen Zeitreihen- oder äußeren Betriebsvergleich durchzuführen. Die drei genannten Verfahren sind statistische Möglichkeiten um Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung ausfindig zu machen. Sie sind dann noch kein Beweis für Steuerbetrug, aber Anlass, genauer nachzuschauen. Die Verfahren werden beispielsweise sehr leicht verständlich in dem Buch "Streiten mit dem Finanzamt" von Tibet Neusel erklärt.

Das Ende der Prüfung

Der Unternehmer bekommt abschließend von den Außenprüfern einen Prüfungsbericht. Soll er aufgrund der Prüfungsergebnisse nun höhere Steuern zahlen, kann er gegen diese Steuerbescheide Rechtsmittel einlegen.