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Fachartikel, 22.09.2015
Finanzmanagement
Änderungen im Rechnungswesen und ihre Auswirkungen
Auf deutsche Firmenchefs kommen einige wichtige Änderungen zu, beispielsweise im Finanz- und Bilanzrecht. Unternehmen, die diese Neu-Regelungen ignorieren, müssen mit erheblichen Konsequenzen rechnen.
Neue gesetzliche Vorgaben, formale Regelungen und genderte Bestimmungen im Finanzbereich knnen bei Geschftsfhrung und Mitarbeitern schnell fr Irritationen sorgen. Hier den berblick zu behalten, ist keine leichte Aufgabe. Zudem drngt das Tagesgeschft, wichtige Aufgaben wollen erledigt werden – mit entsprechenden nderungen und Neuregelungen kann man sich auch spter beschftigen. So die Meinung in vielen Unternehmen. Eine gefhrliche Haltung. Weshalb? Werden Unternehmen erst aktiv, wenn sich beispielsweise der Betriebsprfer ankndigt, knnen erhebliche Mehrkosten anfallen.

In der Praxis bereiten vor allem drei Punkte Unternehmen Probleme:

1) Neuregelungen in der digitalen Buchfhrung

Die neuen „Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten seit Anfang diesen Jahres. Damit hat das Bundesministerium der Finanzen strenge Anforderungen fr die elektronische Buchhaltung festgelegt, die wesentlich in bisherige Arbeitsablufe eingreifen. In der Praxis kann es zu Problemen kommen: Fristen werden nicht eingehalten, notwendige Softwareanpassungen nicht umgesetzt – je nach Unternehmensgre knnen so grere Betrge zur Disposition stehen.

Ein Rechenbeispiel

Damit die Finanzverwaltung Daten in ihr System einlesen kann, mssen Unternehmen diese Dateien in einem bestimmten Format erstellen. Kann die bisherige Software dies nicht leisten, muss nachgerstet werden; zwei Szenarien sind denkbar: Erstens die bestehende Software muss angepasst werden – je nach Hersteller fallen dafr unterschiedlich hohe Programmierungskosten an. Je nach Tagessatz des Entwicklers rund 6.000 bis 8.000 Euro. Oder zweitens knnen die Daten nur durch ein Upgrade der Software bereitgestellt werden, sind zustzliche Software und Lizenzkosten unumgnglich. Genaue Zahlen sind schwierig zu nennen, da dies immer von der eingesetzten Software abhngt, aber Betrge bis zu 30.000 Euro sind nicht unrealistisch.

nderungen mit Wirkung

Ab sofort mssen Geschftsvorflle wie Auftragseingnge innerhalb von zehn Tagen im Grundbuch erfasst werden. Dies kann bei KMU zu Schwierigkeiten fhren, wenn zum Beispiel Detailthemen mit Kunden noch besprochen werden mssen – die Frist einzuhalten ist dann ein nahezu unmgliches Unterfangen. Unternehmen geraten so leicht in Verdacht, ihre Bcher nicht ordnungsgem zu fhren. In vielen Fllen schtzt die Finanzverwaltung deshalb die Besteuerungsgrundlage, meist zum Nachteil der Firmen.

Ein weiterer Punkt: Daten mssen in einem auswertbaren Format zur Verfgung stehen. Wer eine Standardsoftware wie SAP benutzt, ist auf der sicheren Seite. Problematisch wird es jedoch, wenn die IT-Abteilung ausgelagert ist; oder bei internationalen Mittelstndlern auslndische Software benutzt wird, die die Anforderungen der deutschen Finanzverwaltung nicht (ausreichend) bercksichtigt.

Praxistipp: Prfen Sie, ob die Daten im gewnschten Format bereitgestellt werden knnen. Falls nicht, sollte schnellstmglich der Kontakt zum Hersteller der Software gesucht und die ntigen Anpassungen vorgenommen werden. Wenn ntig, mit einem entsprechenden Zeitplan.

2) nderungen der Leasingbilanzierung im IAS 17


Gem den nderungen der Leasingbilanzierung im IAS 17 knnen Leasingvertrge  nun nicht mehr bilanzneutral behandelt werden, sondern mssen in der Bilanz aufgefhrt werden. Das haben das International Accounting Standards Board (IASB) und das Financial Accounting Standards Board (FASB) Anfang des Jahres beschlossen. Was das fr Unternehmen bedeutet, die nach IFRS bilanzieren? Die Verschuldung steigt, whrend die Eigenkapitalquote sinkt.
Das Ziel der genderten Regelungen war, mehr Transparenz in die Verpflichtungen aus eingegangen Leasingverhltnissen zu bringen.

Der Unterschied zur ursprnglichen Bilanzierung

Bisher wurden Leasing Vertrge in Operational und Financial Vertrge klassifiziert. Dementsprechend wurden sie in der Bilanz aufgefhrt – oder eben nicht. Financial Leasingvertrge galten als Kauf von Vermgenswerten, Operational Vertrge als Mietvertrge und somit schwebendes Geschft; sie wurden nicht in der Bilanz aufgelistet. Genau diese Unterscheidung fllt im neuen Vorschlag der Boards weg.

Das hat erhebliche Konsequenzen fr in Darlehensvertrgen aufgefhrte Covenants. Wird die Eigenkapitalquote verfehlt, knnen Darlehen platzen, weil die Covenants gebrochen werden.

berwiegend betroffen von den nderungen sind Unternehmen, die stark von Investitionen getrieben werden; dazu zhlen beispielsweise Fluggesellschaften, Einzelhndler, die Verkaufrume anmieten und Parkhausbetreiber – soweit sie nicht Dienstleistungsvertrge eingegangen sind.

Praxistipp: Sichten Sie Ihre Darlehensvereinbarungen und suchen Sie mglichst schnell den Kontakt zur Hausbank. Durch die erwartete Umstellung sollten die Berechnungen der Covenants angepasst werden.

Ausnahme „Small-Ticket-Leases“


Es gibt aber auch Ausnahmen im neuen Entwurf: die Small-Ticket-Leases. Dazu zhlen Laptops, Tablets, Desktopdrucker oder auch Brombel mit einer Leasingsumme von hchsten 5.000 USD. Ausgenommen sind PKWs oder hochwertige Drucker, sie mssen wie „normale Leasinggegenstnde“ bilanziert werden. Ebenfalls nicht aufgefhrt werden mssen Leasingverhltnisse, deren Laufzeit weniger als ein Jahr betrgt.


3) Ein unprofessionelles Forderungs- und Working Capital Management

Laut einer aktuellen Erhebung des Atradius Zahlungsmoralbarometers zahlen rund 42 Prozent der deutschen Geschftskunden ihre Rechnungen zu spt – den meisten Firmen fehlt es an einem aktiven Forderungsmanagement. Kunden zu erinnern, ihre Rechnungen und Auenstnde zu bezahlen, ist fr viele Unternehmen schlichtweg ein unangenehmer Punkt. Gerade wenn langjhrige Beziehungen bestehen. Doch jedem Geschftsfhrer muss daran gelegen sein, die Liquiditt seines Unternehmens zu optimieren und den Geldfluss aufrecht zu erhalten. Denn Zahlungsverzge, die Kosten fr ausstehende Forderungen und ein mangelhaftes Working Capital Management wirken sich negativ auf die Rentabilitt des Unternehmens aus.

Vorgehen in der Praxis

Ein professionelles Forderungsmanagement beginnt bereits bei der Akquise von Neukunden, unabhngig davon, ob es in- oder auslndische Kunden sind. Jeder Neukunde muss auf seine Kreditwrdigkeit gecheckt werden. Fllt sie negativ aus, ist ein offenes Gesprch mit dem Kunden sinnvoll. Danach liegt es meist im Ermessen des Unternehmens, den Auftrag anzunehmen oder nicht.

Praxistipp: In jedem Fall sollten Sie einen mglichen Forderungsausfall detailliert mit dem potenziellen Kunden besprechen. Lehnen Sie den Auftrag ab, ist es trotzdem empfehlenswert, den Kontakt nicht abreien zu lassen und die wirtschaftliche Entwicklung zu verfolgen. Bei einer Verbesserung, kann jederzeit eine neue Prfung der Kreditwrdigkeit veranlasst werden. Als Alternative knnen Sie auch eine Warenkreditversicherung abschlieen oder aber Forderungen verkaufen („Facturing“). In beiden Varianten ist mit zustzlichen Kosten zu rechnen, die Sie am besten bei der Preisgestaltung mit bercksichtigen.

Bei bestehenden Kunden ist eine enge Verzahnung von Forderungsmanagement und Vertrieb wichtig: Der Bereich Debitoren kennt das Zahlungsverhalten des Kunden und sollte bei Unregelmigkeiten unbedingt den Vertrieb einschalten. Dieser ist nah am Kunden und kann in der Regel schnell die Grnde fr Auenstnde erfassen. Auch hier gilt: Wird das vereinbarte Zahlungsziel berschritten, muss angemahnt werden. In der Praxis haben sich zwei Mahnungen mit unterschiedlich starker Formulierung bewhrt.

Praxistipp: Neben einem professionellen Forderungsmanagement sollten Sie auerdem stets Ihre Verbindlichkeiten und Lagerbestnde im Blick haben – und immer wieder optimieren. Das schafft Sicherheit und einen wertvollen Wettbewerbsvorteil.
ZUM AUTOR
ber Michael Daub
Michael Daub Interim Management
Michael Daub übernimmt als Interim Manager Finanzpositionen wie CFO oder Leiter Finanzen & Controlling. Darüber hinaus leitet er auch internationale Projekte für ganz bestimmte Aufgaben wie den Aufbau und die Einführung von ...
Michael Daub Interim Management
Blumenstraße 54
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