Seit dem 01. Januar 2002 gelten die neuen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU (BMF, Schreiben vom 16.7.2001). Danach sind alle Steuerpflichtigen verpflichtet, für die Finanzverwaltung ein Zugriffsrecht im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen auf die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung einzuräumen. Der Zugriff kann von der Finanzverwaltung wahlweise in Form des “Nur-Lesezugriffs” (Z 1-Zugriff), des “Mittelbaren Zugriffs” (Z 2-Zugriff) oder dadurch erfolgen, dass der Steuerpflichtige der Finanzverwaltung die gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung stellt (Z 3-Zugriff).

Der sachliche Umfang des Datenzugriffs wird durch die digitale Zugriffsmöglichkeit grundsätzlich nicht erweitert. Der Steuerpflichtige hat, wie bisher auch, die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Ein umfassender Zugriff durch die Finanzverwaltung auf die gespeicherten Daten ist somit nicht zulässig. Der Zweck der digitalen Betriebsprüfung besteht darin, den Prozess der Überprüfung der steuerrelevanten Daten unter Einsatz der technologischen Möglichkeiten effizient zu gestalten. Die Finanzverwaltung nutzt derzeit das Prüfprogramm IDEA, das den Import, die Auswahl und die Analyse größerer Datenmengen ermöglicht. Im Ergebnis hat sich also lediglich die Art des Zugriffs geändert. Der Zugriff beschränkt sich lediglich auf die sogenannten steuerlich relevanten Daten. Hierzu zählen insbesondere die Daten der Finanz-, Anlagen- und der Lohnbuchhaltung.

Gegenstand der aktuellen Rechtsprechung (Urteil des FG Rheinland-Pfalz vom 13.6.2006) ist die steuerliche Relevanz der in einem EDV-System implementierten Kostenrechnung. Diese enthält einerseits steuerlich relevante Daten, andererseits aber auch eine Vielzahl von entscheidungsrelevantem Zahlenmaterial, das ausschließlich der Unternehmensführung beziehungsweise dem Controlling dient und deswegen nicht dem Betriebsprüfer vorzulegen ist. Umstritten war der von der Finanzverwaltung geforderte Z 1-Zugriff auf die im SAP - System verarbeiteten Daten der Kostenstellenrechnung. Insbesondere geht es um Zugriff auf alle Kostenstellen, die sofort abziehbare Betriebsausgaben zuordnen und deren Daten ebenfalls in der Finanzbuchhaltung verarbeitet worden sind.

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Kostenstellen unterliegen nur dann dem Zugriff durch die Finanzverwaltung, soweit diese für die Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Passiva von Bedeutung sind (etwa Beteiligungen, Vorräte, Rückstellungen).
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Die Finanzverwaltung hat grundsätzlich im Rahmen ihrer Ermessensentscheidung den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu berücksichtigen. Das heißt sie hat den betriebsinternen Charakter der Kostenstellenrechnung genauso zu berücksichtigen wie die mögliche Steuerrelevanz. Das Finanzgericht sah in dem Zugriff auf alle Kostenstellen, die sofort abziehbare Betriebsausgaben zuordnen und deren Daten ebenfalls in der Finanzbuchhaltung verarbeitet worden sind, eine Überschreitung des Ermessensspielraumes der Finanzverwaltung. In der Urteilsbegründung wurde ausgeführt, dass die Notwendigkeit des Zugriffs nicht geboten ist, da die Daten zu den sofort abziehbaren Betriebsausgaben bereits durch den Zugriff auf die Finanzbuchhaltung zu erhalten sind.

Die Richter stellten klar, dass eine sachliche Erweiterung der Betriebsprüfung durch den digitalen Datenzugriff nicht erfolgt ist und dass den Ermessensentscheidungen der Finanzverwaltung Grenzen gesetzt sind. Gegenstand der Prüfung sind also wie bisher lediglich die steuerlich relevanten Daten des Unternehmens. Wegen der grundsätzlichen Bedeutung des Urteils hat das Finanzgericht Revision zugelassen, so dass in absehbarer Zeit auch mit einer Entscheidung des Bundesfinanzhofes zu dieser Thematik gerechnet werden kann.

Stand: 23.02.2007