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Fachartikel, 02.03.2011
Meetingkultur
6 Tipps für effektive Meetings
„Schon wieder ein Meeting.“ Solche Seufzer hört man oft in Unternehmen, wenn wieder mal ein Meeting ansteht, kosten sie doch oft nur Zeit und bringen wenig. Einige Tipps, wie Meetings effektiv gestaltet werden können und überflüssige Besprechungstermine entfallen.

Arbeitsalltag vieler Fhrungskrfte und Projektmitarbeiter. Kaum ist ein Meeting beendet, steht das nchste im Kalender. Und kaum ist dieses vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. Mehr als die Hlfte ihrer Arbeitszeit verbringen viele Fhrungskrfte in Meetings. hnlich ist dies bei Mitarbeitern, die grere Projekte leiten.

Oft haben Mitarbeiter denn auch abends, wenn sie den Tag Revue passieren lassen, das unbefriedigte Gefhl: Ich habe heute nichts getan, auer mit Leuten zu schwatzen. Zudem haben sie das Gefhl: Was htte ich in der Zeit Wichtiges erledigen knnen. Insbesondere dann, wenn sie registrieren: Vieles was in den Meetings besprochen wird, wird nicht realisiert.

Oft klagen Fach- und Fhrungskrfte denn auch ber die zunehmende „Meeting-itis“ in ihren Unternehmen. Hierfr gibt es Ursachen. Je enger und bereichsbergreifender die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso grer ist der Abstimmungsbedarf. Und: Je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso hufiger muss sich die Fhrungsmannschaft zusammensetzen, um sich auf neue Problemlsungen zu verstndigen.

Doch viele Meetings knnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet wrden. Zudem knnte ihre Dauer verkrzt werden, wenn sie nicht zuweilen wie ein Kaffeeklatsch verliefen. Mehrere Personen treffen sich und parlieren weitgehend ziel- und strukturlos miteinander. Und dann gehen sie wieder auseinander, ohne dass etwas vereinbart wurde – auer dem nchsten Treffen. Deshalb zur Erinnerung der Hinweis: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in mglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Hierfr einige Tipps.

Tipp 1: Erstellen Sie eine Agenda und definieren Sie die Ziele.

Das erscheint selbstverstndlich. Ist es aber nicht. Oft sagt bei Meetings ein Teilnehmer, kaum sind die geladenen Personen im Raum: „Lasst uns loslegen. Ich muss noch ...“ Und weil dies bei den anderen hnlich ist, strzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie darber, ohne vorab zu klren:

  • Was mssen wir heute besprechen?
  • Welches sind die wichtigsten/dringlichsten Themen?
  • Welche Ziele wollen/knnen wir erreichen?
  • Welches Vorgehen ist sinnvoll?

Entsprechend unstrukturiert verluft das Gesprch. Auch weil einige Teilnehmer zwar bereits krperlich, aber noch nicht geistig im Raum sind. Also berhren sie manches. Und entsprechend viele Rckfragen stellen sie spter.

Oft haben die Teilnehmer zudem einen unterschiedlichen Kenntnisstand. Auch ihre Erwartungen sind verschieden. Einige mchten „Ngel mit Kpfen“ machen, andere nur mgliche Lsungen ausloten. Also rufen sie, wenn ihre Kollegen auf Beschlsse drngen: „Stopp. Ich dachte, ...“ Verstndigen Sie sich deshalb zu Beginn eines Meetings ber die Tops, also Tagesordnungspunkte, und die damit verbundenen Erwartungen/Ziele. Auch das Vorgehen sollten Sie errtern. Und stellen Sie einen Zeitplan auf. Dann haben alle die gewnschte Orientierung.

Tipp 2: Gehen Sie die Tops vorab durch und ndern Sie, sofern ntig, die Agenda.

Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfanden und die Teilnehmer schriftlich eingeladen wurden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worber wir sprechen. Und vllig berrascht ist er, wenn pltzlich ein Teilnehmer zum Beispiel sagt: „Ich dachte, wir sprchen heute ber das Thema ...“. Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die Tops durch. Sorgen Sie dafr, dass Einigkeit ber die Inhalte und Zielsetzungen besteht, und ndern Sie, sofern ntig, die Agenda.

Tipp 3: Klren Sie die Reihenfolge, in der die Tops behandelt werden.

Dies ist ntig, weil die Themen oft zusammenhngen. So erbrigt es sich zum Beispiel hufig, ber Investitionen zu debattieren, wenn der Bericht des Controllers zeigt: Unsere Kasse ist leer. Aber auch, wenn zwischen den Themen kein Zusammenhang besteht, sollten Sie mit den Teilnehmern klren, in welcher Reihenfolge diese besprochen werden. Denn aufgrund ihrer Position im Unternehmen messen sie ihnen eine unterschiedliche Bedeutung bei. Deshalb besteht, wenn Sie nicht abstimmen, was als Erstes und was spter behandelt wird, die Gefahr: Einige Teilnehmer sind sauer, weil „ihre“ Themen am Schluss errtert werden. Und restlos verrgert sind sie, wenn „ihre“ Themen, weil die Zeit knapp wird, nur noch im Schnelldurchgang behandelt oder gar vertagt werden. Entsprechend gering ist nach dem Meeting ihre Motivation, Beschlsse umzusetzen.

Tipp 4: Visualisieren Sie komplexe Zusammenhnge und halten Sie Zwischenergebnisse fest
.

Bei vielen Meetings kommen solche Prsentationsmedien wie Flipcharts, (Moderations-)Tafeln und Projektoren nur zum Einsatz, um die Teilnehmer beispielsweise ber die Ergebnisse zwischenzeitlicher Arbeitstreffen zu informieren. Werden die Vorschlge jedoch ausgearbeitet und ihre Vor- und Nachteile errtert, stehen die Medien ungenutzt herum. Die Folge: Endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Sei’s weil die Zwischenergebnisse nicht festgehalten wurden oder die Teilnehmer die Zusammenhnge nicht „vor Augen“ haben. Fr solche Diskussionen gilt in der Regel: Nicht die beste Lsungen, sondern die ausdauerndsten Redner gehen aus ihnen als Sieger hervor.

Tipp 5: Fixieren Sie schriftlich, wer was bis wann tut.

Oft wird in Meetings irgendwann die Zeit knapp, und die Teilnehmer blicken immer hufiger auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Manahmenplanung, weil jeder denkt: Den anderen wird schon klar sein, was es zu tun gilt. Die Folge: Vieles, von dem alle denken, es sei beim nchsten Meeting erledigt, ist dann nicht erledigt. Auch weil ohne Manahmenplan zwischenzeitlich kein Check mglich ist, ob die ntigen Initiativen ergriffen wurden, um die vereinbarten Aufgaben zu erfllen. Entsprechend mies ist beim nchsten Meeting von Anfang an die Stimmung, weil jeder denkt: Jetzt mssen wir darber erneut debattieren.

Tipp 6: Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und holen Sie ein Feedback ein. Danken Sie den Teilnehmern fr ihre Arbeit.

Weil bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder luft, eilen die Teilnehmer nach deren Ende oft auseinander wie eine aufgeschreckte Rinderherde. Weder werden die Teilnehmer fr ihre Arbeit gelobt, noch werden sie auf Dinge hingewiesen, die nicht optimal verliefen. Auch erhalten sie nicht die Chance, sich positiv oder negativ ber den Verlauf des Meetings zu uern. Auch eine Zusammenfassung dessen, was geleistet oder erreicht wurde, erfolgt nicht. Die Folge: Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurck und hat in der Hektik des Alltags schnell das Besprochene vergessen. Und wenn ein Kollege nach dem Meeting fragt, lautet die Antwort: „Wie soll’s gewesen sein? Wir haben mal wieder endlos ...“ hnlich ist es, wenn sich zwei Teilnehmern zufllig treffen – sei’s im Flur oder in der Kantine. Auch dann wird ber das Meeting gesprochen – aber nicht ber das Erreichte, sondern darber, wie unstrukturiert es verlief und was man besser machen knnte. Doch beim nchsten Meeting ist dies vergessen. Also verluft alles wie beim letzten Mal.

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ZUM AUTOR
ber Julia Voss
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Julia Voss ist Geschäftsführerin der Voss+Partner GmbH, Hamburg. Das Trainings- und Beratungsunternehmen unterstützt seit über 30 Jahren Unternehmen beim Initiieren und Umsetzen von organisationalen Veränderungen. ...
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