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Fachartikel, 20.11.2015
Effiziente Meetingkultur
Sechs Tipps für effektive Meetings
„Schon wieder ein Meeting.“ Diesen Seufzer vernimmt man oft in Unternehmen – weil die meisten Besprechungen ziel- und strukturlos verlaufen. Wie es anders geht ....
Arbeitsalltag vieler Fhrungskrfte und Projektmitarbeiter. Kaum ist ein Meeting beendet, steht die nchste „Sitzung“ im Kalender. Und kaum ist diese vorbei, ist erneut eine Besprechung anberaumt. Mehr als die Hlfte ihrer Arbeitszeit verbringen viele Fhrungskrfte in Meetings. hnlich ist dies bei Projektleitern.

Diese „Meeting-itis“ hat Ursachen. Je enger die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, umso grer ist der Abstimmungsbedarf. Und: Je schneller sich das Unternehmensumfeld wandelt, umso hufiger muss die Fhrungsmannschaft sich auf neue Problemlsungen verstndigen. Doch viele Meetings knnten ersatzlos gestrichen werden, wenn die verbleibenden effektiver gestaltet wrden. Zudem knnte ihre Dauer verkrzt werden, wenn sie nicht zuweilen so unstrukturiert wie Kaffeekrnzchen verliefen. Deshalb zur Erinnerung: Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in mglichst kurzer Zeit. Entsprechend sollten sie gestaltet sein. Hierfr einige Tipps.

Tipp 1: Agenda erstellen und Ziele definieren

Das erscheint selbstverstndlich. Ist es aber nicht. Oft sagt bei Meetings ein Teilnehmer, kaum sind die geladenen Personen im Raum: „Lasst uns loslegen. Ich muss noch ...“ Und weil dies bei den anderen hnlich ist, strzen sich alle auf das erstbeste Thema. Wild debattieren sie darber, ohne vorab zu klren:
  • Was mssen wir besprechen?
  • Welches sind die wichtigsten/dringlichsten Themen?
  • Welche Ziele wollen/knnen wir erreichen?
  • Welches Vorgehen ist sinnvoll?
Entsprechend unstrukturiert verluft das Gesprch. Erstellen Sie deshalb zu Beginn jedes Meetings eine Agenda. Und errtern Sie das Vorgehen, und stellen Sie zur Orientierung einen Zeitplan auf.

Tipp 2: die „Tops“ vorab kurz durchgehen

Das wird oft vergessen – speziell dann, wenn vor dem Meeting schon andere stattfanden. Dann nimmt der Leiter der Besprechung meist an: Allen ist klar, worber wir sprechen. Und vllig berrascht ist er, wenn pltzlich ein Teilnehmer zum Beispiel sagt: „Ich dachte, wir sprchen heute ber das Thema ...“. Gehen Sie deshalb zu Beginn eines Meetings mit den Teilnehmern die Tops, also Tagesordnungspunkte, durch. Sorgen Sie dafr, dass Einigkeit ber die Inhalte und Zielsetzungen besteht, und ndern Sie, sofern ntig, die Agenda.

Tipp 3: die Reihenfolge der Themen klren


Dies ist ntig, weil die Themen oft zusammenhngen. So erbrigt es sich zum Beispiel, ber Investitionen zu debattieren, wenn der Finanzbericht zeigt: Unsere Kasse ist leer. Aber auch, wenn die Themen nicht zusammenhngen, sollten Sie mit den Teilnehmern klren: In welcher Reihenfolge besprechen wir sie? Denn aufgrund ihrer Position im Unternehmen messen die Anwesenden ihnen eine unterschiedliche Bedeutung bei. Deshalb besteht, wenn Sie nicht abstimmen, was als Erstes und was spter behandelt wird, die Gefahr: Einige Teilnehmer sind sauer, weil „ihre“ Themen am Schluss errtert werden. Und restlos verrgert sind sie, wenn „ihre“ Themen, weil die Zeit knapp wird, am Ende nur noch im Schnelldurchgang behandelt oder gar vertagt werden. Entsprechend gering ist nach dem Meeting ihre Motivation, Beschlsse umzusetzen.

Tipp 4: Medien nutzen und Zwischenergebnisse fixieren

Bei vielen Meetings kommen solche Prsentationsmedien wie Flipcharts, (Moderations-)Tafeln und Projektoren nur zum Einsatz, um die Teilnehmer beispielsweise ber die Ergebnisse zwischenzeitlicher Arbeitstreffen zu informieren. Werden die Vorschlge jedoch ausgearbeitet und ihre Vor- und Nachteile errtert, stehen die Medien ungenutzt in der Ecke. Die Folge: Endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Sei es, weil die Zwischenergebnisse nicht festgehalten wurden oder die Teilnehmer die Zusammenhnge nicht „vor Augen“ haben. Fr solche Diskussionen gilt: Nicht die beste Lsung, sondern die ausdauerndsten Redner gehen aus ihnen als Sieger hervor.

Tipp 5: Festhalten, wer was bis wann tut

Oft wird in Meetings irgendwann die Zeit knapp, und die Teilnehmer blicken immer hufiger auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Manahmenplanung, weil jeder denkt: Den anderen wird schon klar sein, was es zu tun gilt. Die Folge: Vieles, von dem alle denken, es sei beim nchsten Meeting erledigt, ist dann nicht erledigt. Auch weil ohne Manahmenplan zwischenzeitlich kein Check mglich war, ob die ntigen Initiativen ergriffen wurden. Entsprechend mies ist beim nchsten Meeting von Anfang an die Stimmung. Denn jeder denkt: Jetzt mssen wir darber erneut debattieren.

Tipp 6: Feedback geben und einholen.

Weil bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder luft, eilen die Teilnehmer nach deren Ende auseinander wie eine aufgeschreckte Rinderherde. Weder werden sie fr ihre Arbeit gelobt, noch werden sie auf Dinge hingewiesen, die nicht optimal verliefen. Kurz: Es erfolgt weder eine Zusammenfassung dessen, was geleistet und erreicht wurde, noch eine „Manverkritik“. Die Folge: Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurck und hat in der Hektik des Alltags schnell das Besprochene vergessen. Und beim nchsten Meeting heit es dann „The same procedure as...“.Reiner Voss ist Geschftsfhrer des Trainings- und Beratungsunternehmens Voss+Partner,
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ZUM AUTOR
ber Reiner Voss
Voss+Partner GmbH
Reiner Voss ist Gründer des Trainings- und Beratungsunternehmens Voss+Partner, Hamburg, das seit 1987 dem Blanchard-Verbund angehört. Das Institut bietet unter anderem von Ken Blanchard lizenzierte Seminare zum Thema Situativ Führen (SLII®) sowie Seminare zum Thema Konfliktmanagement und Konfliktmoderation an.
Voss+Partner GmbH
Hugh-Greene-Weg 2
22529 Hamburg

+49-40-7900767-0
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