Gordon Pankalla ist Geschäftsführer der Kölner Firma Netzpool und hat sich auf Webportale und mobiles Internet spezialisiert. Ist das Geld nicht zum festgesetzten Datum auf dem Konto, setzt er sich mit den Kunden in Kontakt: "Ich frage dann freundlich nach, woran es liegt. Manchmal geht eine Rechnung einfach nur unter. Und schließlich will man seine Kunden nicht vergrätzen", sagt er.

Zu geduldig darf man allerdings auch nicht sein.

Darauf weist Klaus J. Bechler hin. Er ist der Inhaber des Berliner Beratungsunternehmens BSP Bechler und Streit Claim Management Consulting GmbH und Vorsitzender der Fachverbände Projekt- und Qualitätsmanagement beim Bund Deutscher Unternehmensberater. "Wer mit seinen Kunden zu viel Geduld hat, setzt seine Rechtsposition aufs Spiel", erklärt er. Das heißt: Hat die Bezahlung beim ersten Auftrag schon drei Monate gedauert, ohne dass sich der Auftragnehmer beschwert hat, wird er beim zweiten Auftrag vielleicht Probleme bekommen, eine schnelle Bezahlung gerichtlich durchzubringen. "Schließlich war ihm bekannt, dass der Auftraggeber nicht gleich bezahlt. Und der musste davon ausgehen, dass sein Verhalten für den Auftragnehmer so korrekt ist, da er sich beim ersten Mal nicht beschwerte".

"Als Zahlungsziel solle man in der Rechnung darum auf jeden Fall einen konkreten Zeitpunkt nennen", sagt Bechler.

Die Zeit zum Bezahlen muss allerdings angemessen sein. "Ich halte fünf Werktage für das Minimum", rät der Experte. In der Mahnung wird dann erneut ein Zahlungsziel mit Datum vorgegeben. Bechler würde im Falle eines Falles sofort mahnen, wenn sich der Zahlungseingang erneut verzögert. "Wer im Notfall etwas gegen den Kunden in der Hand haben möchte, muss ihn zunächst in Verzug setzen. Das macht man mit der Mahnung. Die kann sehr freundlich geschrieben sein, aber es muss klar daraus hervorgehen, dass der Kunde im Zahlungsverzug ist, wenn er das benannte Datum überschreitet."

Rechtliche Belehrungen solle man aber vermeiden, um später dem eigenen Anwalt alle Möglichkeiten offen zu halten um zum Beispiel zwischen Schadenersatz, Vergütungs- oder Entschädigungsanspruch wählen zu können.

Klaus J. Bechler würde - um Ärger zu vermeiden und im Prozessfall bestmögliche Karten zu haben - darum schon früher ansetzen: "Kein Projekt läuft wie geplant", sagt er. "Darum ist ein guter Vertrag die Grundlage eines jeden Auftrages". Der Unternehmer solle sich überlegen, was ihm schlimmstenfalls passieren könne, und dazu eine Regelung in den Vertrag aufnehmen.
Beispiel: Ein Unternehmen in Potsdam ist darauf angewiesen vom Kunden die nötigen technischen Informationen und Maße zu bekommen. Diese Angaben kamen spät, der Unternehmer konnte die Lieferfrist nicht einhalten. Der Kunde weigerte sich, die Rechnung in voller Höhe zu zahlen, weil die Frist nicht eingehalten wurde. Und das, obwohl er selbst das Problem verursacht hat.

Oder: Eine Autorin aus Köln hat für einen Verlag ein Buch geschrieben. Die letzte Rate soll mit Erscheinen des Buches gezahlt werden. Der Verlag entscheidet sich kurzfristig, das Werk aus seinem Programm zu nehmen. Die Autorin kann zwar nichts dafür, aber sie muss nun ihr Geld mit juristischem Beistand einklagen.

"Das wäre mit ordentlichen Verträgen nicht passiert.", sagt Bechler.

Er rät Existenzgründern, sich mit erfahrenen Menschen zu diesen Themen zu unterhalten. Und danach in jedem Vertrag festzuhalten, welche Pflichten der Kunde, welche der Auftragnehmer hat - und selbstverständlich auch, was passiert, wenn einer von beiden diesen Pflichten nicht nachkommt. Auch eine Abnahme des Projektes sollte dringend vorgesehen werden. "In den Vertrag gehört zum Beispiel ein Passus »Sollte keine ausdrückliche Abnahme durch den Auftraggeber innerhalb von zwei Wochen nach Bereitstellung des Projektergebnisses durch den Auftragnehmer erfolgen, dann gilt es als abgenommen.« ". Außerdem sollte im Vertrag auch schon stehen, wann die Rechnung fällig wird. "Entweder schreibt man ein konkretes Datum rein oder »nach Übergabe« ". Dann, so warnt Klaus J. Bechler, müsse aber auch eine ausdrückliche Übergabe gemacht werden, bei der quittiert werde, dass das Projekt nun übergeben sei. Sonst habe man im Streitfall wieder nichts in der Hand.