In vielen Unternehmen ist Projektmanagement in ein neues Zeitalter eingetreten. Die Ursache heißt: Komplexität. Projekte sind in ein volatiles Umfeld eingebettet und unterliegen ständigem Veränderungsdruck. Die Anzahl der gleichzeitig laufenden Projekte hat sich gegenüber früheren Jahren vervielfacht. Und in den meisten Fällen werden Projekte von Mitarbeitern bearbeitet, die daneben noch mit zahlreichen Aufgaben des Tagesgeschäfts belastet sind. Das alles führt dazu, dass ein einzelner guter Projektmanager im Unternehmen die Herausforderungen in ihrer Komplexität nicht meistern kann. Er kann ein oder zwei Projekte gut abwickeln, aber niemals das gesamte Feld zuverlässig in den Griff bekommen. Dazu braucht es nicht Einzelkönner, sondern ein SYSTEM. Wir haben es mit einer ähnlichen Situation zu tun wie vor Jahren, als aus der Qualitätsprüfung plötzlich Total Quality Management (oder ähnliche Systeme) werden musste. Erst dadurch wurde es möglich, die immer komplexer gewordenen Produktionsprozesse zuverlässig unter Kontrolle zu bekommen.
Viele fortschrittliche Unternehmen entwickeln Projektmanagement-Systeme. Meist ist die erste Maßnahme die Installation eines PMO, eines Projektmanagement Office. Hilft aber nicht wirklich, solange die Kollegen dort nach den alten Methoden des Projektmanagements arbeiten, also nicht „systemisch“ vorgehen. Im Gegenteil, meist entsteht dadurch eine Administration, die auf die Leute in den Projekten drückt, ihnen nicht hilft, sondern nur verwaltet und zusätzliche Berichte abverlangt. Das kommt Ihnen bekannt vor? Dann sind Sie kein Einzelfall, denn es wurde nur eine Organisationseinheit geschaffen und nicht ein neues, dem Komplexitätsanspruch gerecht werdendes System eingeführt.
Engpassorientierten Projektmanagement (EPM) verfolgt konsequent einen systemischen Ansatz. Es ist von Eliyahu Goldratt (Das Ziel u.a. Publikationen) inspiriert und seither in vielen sehr komplexen und – nebenbei bemerkt – kritischen Projektsituationen weiterentwickelt und zur Reife gebracht. EPM basiert auf drei wesentlichen Teilen:
Soweit so gut. Das ist der methodische Teil des EPM. Er enthält einige originelle Ansätze, die über klassische Systeme hinausgehen und setzt auf Kontinuität bei der Bearbeitung. Der eigentliche Clou liegt aber unter dieser Oberfläche. Insbesondere beim Engpass-Monitoring wird nämlich das permanente Gespräch zwischen Projektbearbeitern, Projektmanagement und Linienverantwortlichen außerhalb der sonst üblichen Meetings aufgebaut und entwickelt. Es entsteht ein ständiger Dialog über Bereichs- und Hierarchiegrenzen hinweg. Dadurch versachlicht sich die Kommunikation und fokussiert auf die Themen der Arbeitsebene. So hilft EPM dem Projektbearbeiter, der ja in der Regel auch noch eine Menge anderer Aufgaben neben dem Projekt zu erledigen hat, sich kontinuierlich mit dem Projekt zu beschäftigen, und zwar bevor Probleme eskalieren.