Angebote sind keine juristischen Dokumente oder technischen Datenblätter, sondern schriftlich geführte Verkaufsgespräche. Insbesondere ihre Angebotsanschreiben können Unternehmen dazu nutzen, ihren Kunden nochmals bildhaft vor Augen führen, warum sie sich für ihr Angebot entscheiden sollten. Keinesfalls darf der verkäuferische Aspekt juristischen Notwendigkeiten wie dem Verweis auf die Geschäftsbedingungen zum Opfer fallen. Schließlich haben die Verkäufer lange daran gearbeitet, dem Noch-nicht-Kunden glaubhaft zu machen, dass man für seine Aufgabe der richtige Partner ist. Dies sollte sich im Angebot widerspiegeln.

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Grundregeln für die Angebots-Gestaltung
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::: Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner deutlich und korrekt in Titel und Funktion an.

::: Nutzen Sie die Adresse, um darin erste Informationen für AD und ID über das Kundenprofil (Mit wem haben wir es zu tun?) zu verpacken (z.B. Branche, Abteilung etc.).

::: In der ersten Zeile des Betreffs muss der Kunde im Mittelpunkt stehen und nicht der eigene Produktname oder gar eine bürokratische Angebotsnummer.

::: Schreiben Sie so, wie Sie mit dem Kunden reden würden. Das ist spannender zu lesen als Standardfloskeln, die schnell erkannt und deswegen nur überflogen werden.

::: Gliedern Sie Ihr Angebot in leicht lesbare, übersichtliche Blöcke:

- Eine bis maximal 1 ½ A4-Anschreiben: Danke, Ihre Aufgaben, Ihre Lösung, Ihre Vorteile, unser nächster gemeinsamer Schritt.

- Als Anlage „Ihr Lösungspaket und Budget” – hier kann das übliche EDV-Angebot mit Artikelnummern und Einzelpreisen verwendet werden.

- Weitere Anlagen wie zum Beispiel „Ihre sieben Vorteile” – halten Sie hier plakativ die wichtigsten Argumente speziell für diesen Kunden fest, damit er es seinem Chef und seinen Kollegen weiterverkaufen kann.

- Anlage „Technische Daten für Experten” - legen Sie hier Datenblätter etc. separat bei.

::: Überprüfen Sie Ihre Angebotstexte auf Killerbegriffe wie „Kosten” (besser: Budget, Investition, Preis).

::: Lassen Sie für den Kunden eine Kleinigkeit noch ungeklärt, sodass vor einer Entscheidung nochmals ein persönlicher Kontakt notwendig wird.

::: Kündigen Sie am Ende Ihres Anschreibens Ihren nächsten Schritt an, statt zu schreiben „Gerne erwarten wir Ihren geschätzten Auftrag“.

::: Geben Sie Ihrem Angebot einen gebührenden Rahmen. Zeigen Sie Qualität und seien Sie großzügig:

- statt mit mehrfachem Wickelfalz ins C4-Kuvert gepresst, ein weißes A4-Kuvert mit Kartonrücken

- in Schnellhefter, Ordner mit Register oder Bindesystem mit Ihren Firmenfarben und Logo

- auf bestem Papier mit wenigen, optisch ansprechenden Übersichtsprospekten


Doch wie kann ein solch kunden- und verkaufsorientiertes Angebot konzipiert sein? Würde der Verkäufer sich mit dem Kunden persönlich treffen, um ihm das Angebot zu unterbreiten, würde er sich bei ihm zunächst für den Termin bedanken. Dann würde er nochmals den ermittelten Bedarf zusammenfassen, um dem Kunden daraufhin den Lösungsvorschlag zu unterbreiten. Danach würde er ihm die Vorteile des Angebots aufzeigen, um schließlich mit ihm zu vereinbaren, wie die nächsten Schritt aussehen.

Nach diesem Schema können auch schriftliche Angebote aufgebaut werden. Damit schlagen Sie viele Fliegen mit einer Klappe:

::: Ihr Angebotsstil hebt sich vom Einheitsbrei der Wettbewerber ab.

::: Der Kunde findet sich mit seiner Aufgabenstellung wieder und kann sicher sein, dass sein Bedarf richtig verstanden wurde.

::: Weitere Entscheider im Unternehmen können das Angebot mit seinen Argumenten besser verstehen und werden ebenfalls zum Kauf motiviert.

Beim Übermitteln Ihres Angebots sollten Sie nicht im Strom der Mitbewerber schwimmen, die ihre Angebote den Kunden fast nur noch faxen oder mailen. Meist wird beim Kunden nicht sofort entschieden. Also können Sie das Angebot auch per Post schicken. Und wenn der Kunde es eilig hat? Dann senden Sie ihm das Angebot zur Info vorab per Fax, bevor Sie es in einen Briefumschlag stecken. Oder mailen Sie ihm das Angebot, bevor Sie es eintüten, als pdf-Datei. Dann können Sie es, sofern Ihr Kunde über einen Farbdrucker verfügt, auch farblich ansprechend gestalten.

Konsequent und zeitnah nachfassen

Die Angebotsverfolgung ist der letzte Schritt, um alle Verkaufschancen eines Angebotes konsequent zu nutzen. „Dranbleiben“, heißt hier die Devise, denn Kunden wollen umworben sein – gerade wenn es um hochpreisige Problemlösungen geht. Ein professioneller Verkäufer bringt schon im Angebotsschreiben sein Interesse am Auftrag deutlich zum Ausdruck; zum Beispiel, indem er seinen Anruf ankündigt. Er fasst dann innerhalb von zwei bis fünf Tagen oder zum vereinbarten Termin konsequent nach und beweist damit dem Kunden das erste Mal, dass er ein zu-verlässiger und gut organisierter Partner ist.

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Systematische Angebotsverfolgung
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::: Organisieren Sie, wer welche Angebote wie und wann nachfasst.

::: Übertragen Sie Verhandlungskompetenzen und vereinbaren Sie motivierende Ziele. Zum Beispiel: Trefferquote, Umsatz aus telefonisch nachgefassten Angeboten.

::: Richten Sie ein konsequentes Wiedervorlagesystem für die Angebotsverfolgung ein.

::: Lassen Sie in den Angeboten ankündigen, wer wann nachfassen wird.

::: Trainieren Sie Ihre Außendienst- und Innendienstmitarbeiter mit einem professionellen Trainer in Gesprächsstrategien für das Nachfassen von Angeboten.

::: Dokumentieren und belohnen Sie die erfolgreiche Angebotsverfolgung.

Wenn er anruft, fragt er nicht, ob das Angebot angekommen ist und bereits etwas entschieden ist. Seine wichtigste Frage ist nun, ob die Lösung den Vorstellungen des Kunden entspricht. Wird ihm dies bestätigt, fragt er ganz selbstverständlich, o b er den Auftrag buchen und die Abwicklung in Gang setzen kann. Manche Einkäufer haben viele Anfragen laufen. Sie sind froh, wenn sie den einen oder anderen Bedarfsfall vom Tisch bekommen. Also fragen sie den ersten Anrufer nur noch nach „letzten Konditionen“ und oft genügen dann „harmlose Bonbons“, um den Auftrag an Land zu ziehen.

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