EDV-Software zählt zu den immateriellen Vermögensgegenständen. Generell ist dabei zwischen Systemsoftware und Anwendungssoftware zu unterscheiden. Unter die Kategorie Systemsoftware zählen laut Definition Betriebssysteme (zum Beispiel Windows, Mac OS, Linux), systemnahe Software und Übersetzungsprogramme. Ein Anwendungsprogramm führt für den User eine nützliche Funktion aus, beispielsweise Buchhaltung, Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Anwendungsprogramme sind zum Teil Standardsoftware, zu einem großen Teil aber auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnittene Branchen- oder Individuallösungen (so genannte Individualsoftware). Standardsoftware mit Anschaffungskosten bis zu 410 Euro ist als materieller, beweglicher Vermögensgegenstand zu behandeln (so genannte Trivialsoftware).

Bilanzierung von Software

Die Voraussetzung für eine Aktivierung ist ein entgeltlicher Erwerb der Software. Handelt sich um selbst hergestellte oder unentgeltlich erworbene Software des Anlagevermögens, dann besteht ein Aktivierungsverbot. Die Aktivierung der entgeltlich erworbenen Software erfolgt, sobald das wirtschaftliche Eigentum oder das Lizenzrecht am Programm erworben wurde. Wird ein Verbund mehrerer Module zur einheitlichen Nutzung erworben, liegt nur ein aktivierungsfähiger Vermögensgegenstand vor. Werden hingegen verschiedene, voneinander unabhängig nutzbare Module angeschafft (zum Beispiel durch separate Verträge), kommt eine Aktivierung mehrerer Vermögensgegenstände in Betracht.

Ist die Software fest mit der Hardware verdrahtet wie beispielsweise bei Firmware oder hardwarenahe Software, gilt diese als unselbstständiger Teil der Hardware und ist daher zusammen mit der Hardware zu aktivieren. Dasselbe gilt für den Ausnahmefall, dass die Systemsoftware nur zusammen mit einer bestimmten Hardware ohne Aufteilung des Entgelts zur Verfügung gestellt wird (so genanntes Bundling).

Aufwendungen für die Anschaffung und Installation von Software

Bei einem entgeltlichen Erwerb ist die Software mit den Anschaffungskosten zu aktivieren. Anschaffungskosten sind sämtliche Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb und mit der Herstellung der Betriebsbereitschaft entstehen. Dies sind insbesondere: Kaufpreis, Aufwendungen für die Übertragung der Nutzungsrechte, Anschaffungsnebenkosten – wie zum Beispiel Fracht- und Portokosten -, Aufwendungen für die Implementierung.

Die aktivierte Software ist über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Die amtlichen, steuerlichen Abschreibungstabellen sehen derzeit keine Hinweise oder Vorgaben zur Nutzungsdauer von Software vor. Daher wird sie in der Regel auf drei Jahre geschätzt. Ausnahmen gibt es bezüglich ERP-Software, deren Nutzungsdauer mit fünf Jahren und umfangreicher Systemsoftware, deren Nutzungsdauer mit zehn Jahren angenommen wird.

Software kann nur linear abgeschrieben werden. Trivialsoftware mit Anschaffungskosten bis zu 410 Euro kann als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sofort in voller Höhe abgeschrieben werden. Aufwendungen für selbst hergestellte Programme sind als Betriebsausgabe sofort absetzbar.

Aufwendungen für Wartung und Updates

Wird die Software nach der (Erst-) Installation der veränderten Entwicklung eines bestehenden Systems, im Sinne einer Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit, angepasst, sind die hierdurch entstehenden Aufwendungen als Erhaltungsaufwand zu behandeln. Das heißt Updates, Versions- oder Releasewechsel, einschließlich der in diesem Zusammenhang entstehenden, eigenen Personalkosten, sind sofort abzugsfähige Betriebsausgaben. Dasselbe gilt für Wartungsverträge, die zusammen mit dem Lizenzvertrag abgeschlossen werden, es sei denn, in den Wartungskosten ist ein verdeckter Kaufpreis enthalten. Im Voraus bezahlte Aufwendungen für einen, über den Abschlussstichtag hinausgehenden Zeitraum, sind bei bilanzierenden Unternehmen als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten zu erfassen. Sie sind dann über die Laufzeit verteilt als Aufwand zu berücksichtigen.

Erhält die Software eine zusätzliche Funktionalität oder wird der Anwendungsbereich über die standardmäßig vorgesehenen Einsatzgebiete hinaus ausgedehnt, liegt eine Erweiterung oder wesentliche Verbesserung der Software vor.

Hierdurch wird ein neuer Vermögensgegenstand hergestellt. Die Aufwendungen für die Erweiterung oder wesentliche Verbesserung der Software sind als Herstellungskosten zu aktivieren. Der Restbuchwert der alten, erweiterten Software ist auszubuchen. Bei Eigenherstellung sind die Aufwendungen wegen des Aktivierungsverbots als sofort abzugsfähige Betriebsausgabe zu behandeln.

Stand: 23.02.2007