Dazu sollten Sie am besten schnellstmöglich Ihre Berater konsultieren. Denn ist der Fuchs erst mal im Hühnerstall, ist es meist zu spät, um nach dem Jäger zu rufen.

Vor der Prüfung

Die Betriebsprüfung muss mindestens 14 Tage vor Prüfungsbeginn durch eine Prüfungsanordnung angekündigt werden. Mit der Prüfungsanordnung werden auch die zu prüfenden Jahre (in der Regel die letzten drei) oder eine Beschränkung auf bestimmte Steuerarten festgelegt. Jedoch kann der Prüfer während der Prüfung den Prüfungszeitraum erweitern. Die 14-tägige Vorwarnzeit bietet Zeit für eine Verständigung zwischen Mandant und Berater und zur Vorbereitung der Unterlagen. Gegebenenfalls kann in dieser Zeit auch noch geprüft werden, ob durch eine Selbstanzeige oder die strafbefreiende Erklärung Straffreiheit erlangt werden kann, falls Steuern hinterzogen wurden.


Ablauf der Prüfung

Kommt der Prüfer nun in den Betrieb, so ist es ratsam, sich den Dienstausweis zeigen zu lassen, denn ohne Legitimation hat auch der Prüfer keine Rechte. In der Regel wird in Ihrem Betrieb geprüft, nur noch in Ausnahmefällen erfolgt die Prüfung beim steuerlichen Berater oder an Amtsstelle. Dabei sollten Sie dem Prüfer einen Raum im Betrieb zur Verfügung stellen, ansonsten darf er auch in Ihrer Privatwohnung prüfen. Nur wenn beide Möglichkeiten nicht gegeben sind, erfolgt die Prüfung an Amtsstelle, wobei es dem Prüfer dennoch frei steht, die betrieblichen Räume zu besichtigen.

Neu ist auch, dass der Prüfer jeden Betriebsangehörigen befragen darf.

Bislang sollte er, wenn er andere Auskunftspersonen befragen wollte als die ihm vom Unternehmer oder von seinem Berater benannten, den Unternehmer informieren. Heute kann er ohne vorherige Information jegliche Betriebsangehörige befragen, wenn die ihm benannten Personen nicht oder nur unzureichend Auskunft erteilen konnten.

Es ist daher wichtig, Betriebsangehörige rechtzeitig zu informieren, um nicht Gefahr zu laufen, dass Aussagen in “persönlichen Gesprächen” mit dem Prüfer zu Ihrem Nachteil ausgelegt werden. Machen Sie deswegen Ihren Mitarbeitern klar, dass sie dem Prüfer nur nach Rücksprache mit Ihnen oder mit Ihrem Steuerberater Auskünfte erteilen.

Sollten Ihr Ehegatte oder sonstige Familienangehörige im Betrieb beschäftigt sein, so empfiehlt sich, dass sie sich während der Prüfungsdauer in den Betriebsräumen aufhalten, um dem Prüfer nicht den Eindruck zu geben, etwaige Verträge mit nahen Angehörigen würden nicht wirklich durchgeführt. Ebenso sollten betriebliche PKW oder sonstiges Inventar auf dem Betriebsgelände wieder zu finden sein.

Sorgen Sie trotz der unangenehmen Situation für ein freundliches Klima.

Kaffee oder Tee anzubieten ist kein Bestechungsversuch, sondern gehört zum guten Ton. Auch sollten Sie dem Prüfer gestatten Kopien anzufertigen. Sie sollten ihn jedoch nicht selbst kopieren lassen, sondern selbst die Kopien für ihn fertigen und für die eigenen Unterlagen jeweils eine Kopie erstellen. Nur so wissen Sie was der Prüfer weiß und was nicht.

Zu jeder Betriebsprüfung gehört auch ein Rundgang durch den Betrieb. Begleiten Sie den Prüfer dabei am besten und bitten Sie ihn, die Besichtigung zuvor anzukündigen, um sicherstellen zu können, dass auch alle Wirtschaftsgüter des Betriebsvermögens sich im Betrieb befinden.

Was wird geprüft?

Die Kassenführung ist immer wieder ein beliebtes Thema, nicht zuletzt, weil es nur weniger Handgriffe bedarf, um die Ordnungsmäßigkeit einer Kasse festzustellen. Weist die Kasse auch nur kleine Mängel auf, sind Hinzuschätzungen und somit Mehrergebnisse des Prüfers fast sicher.

Selbst wenn außer der fehlerhaften Kasse nichts gefunden wird, darf der Prüfer Schwarzeinnahmen vermuten und hinzuschätzen. Die Folgen: höhere Einkommen- und Umsatzsteuern.

Das Kassenbuch sorgfältig zu führen ist deshalb das A & O, sollen Hinzuschätzungen vermieden werden. Sämtliche Bargeldbewegungen (inklusive Privatentnahmen und -einlagen) müssen enthalten sein, Einnahmen und Ausgaben täglich erfasst und ein entsprechender Bestand ermittelt werden. Ferner muss das Kassenbuch so geführt werden, dass nachträglich keine Änderungen möglich sind. Schon eine “Nacherfassung” für länger als eine Woche führt zu zumindest formalen Mängeln.

Den tatsächlichen Bestand der Kasse zu prüfen ist ebenso wichtig. Kleinere Differenzen sind dabei durchaus normal, es würde sogar eher das Misstrauen des Prüfers hervorrufen, wenn die Kasse immer auf Heller und Pfennig stimmt. Weisen Sie deshalb Kassendifferenzen auch als solche aus.

Ein Alarmzeichen für den Prüfer ist jedoch, wenn es bei der Nachkalkulation der Kasse zu Kassenfehlbeträgen kommt. Die Kasse kann nun einmal nicht weniger als Null Euro enthalten, und ein Minusbestand in der Kasse führt so gut wie immer zur Hinzuschätzung von Einnahmen.

So, jetzt wissen Sie, was zu tun ist, wenn die Finanzbehörde sich angekündigt hat, und wie Sie sich optimal verhalten, während der Prüfer Ihre Bücher zerpflückt. Lesen Sie im dritten Teil unserer Serie, mit welchen neuen elektronischen Prüfungsmethoden die Prüfer aufmunitioniert wurden und wie unangenehm ein Chi-Quadrat-Test sein kann.