Ohne die Leistungen ihrer Lieferanten kann keine Einkaufsabteilung Erfolge verbuchen. Deswegen kommt der "Arbeit am Lieferanten" ein ganz besonderer Stellenwert zu. Oberstes Ziel für Einkäufer: Neue, potenzielle Lieferanten finden und die bestehenden Zulieferer bewerten, fördern und weiterentwickeln. Funktioniert das nicht, müssen sie sich von leistungsschwachen oder unwilligen Lieferanten trennen.

Praxistipp Vertrieb: Im Wesentlichen wird der Einkäufer zunächst fragen: "Gibt es mit wichtigen Lieferanten Schwierigkeiten?" Für Sie bedeutet das: Klopfen Sie die Historie (mindestens die letzten 12 Monate, besser die letzten 24 Monate) ab und überprüfen Sie, ob es mit einigen Kunden Probleme auf Seiten der Auftragsabwicklung gegeben hat. Wenn ja, analysieren Sie etwas genauer: Um welche Probleme handelt es sich dabei? Was hat diese Probleme verursacht (z. B. Rohstoffknappheit). Welche Gründe gibt es/ was können wir tun, damit diese Probleme nicht mehr passieren? Gehen Sie dann in die Offensive – und schreiben Sie die Kunden an!

"Sehr geehrter Herr Müller,

ich habe gute Nachrichten für Sie. In der Vergangenheit – und das bedauern wir wirklich außerordentlich – hat es bei zwei Ihrer Aufträge Lieferverzögerungen gegeben. Der Grund war die verspätete Lieferung auf Seiten eines unserer Zulieferer.

Wir haben reagiert – und damit nun dafür gesorgt, dass Ihre Aufträge zukünftig wieder so erledigt werden, wie Sie es von uns bislang gewohnt waren: Pünktlich und zuverlässig."

Einkauf-Pflichtaufgabe Nr. 2: Preisarbeit und Kostenanalytik

Preiserhöhungen vorzubeugen und abzuwehren sowie Preissenkungen zu erreichen, sind die oberste Pflicht für zeitgemäß agierenden Einkauf. Die Kostenseite der Lieferanten und damit deren Kalkulation sowie die Verkaufspreise zu kennen, ist für Einkäufer von entscheidender Wichtigkeit.

Praxistipp Vertrieb: Ihre Prüffrage lautet: Was weiß der Kunde wirklich über uns? Gerade Ihre A-Kunden werden immer versuchen, Ihnen in die Karten zu schauen – um Ihre Kalkulation offenzulegen. Nur – ist das wirklich schlimm? Sie können das ja nicht verhindern. Sie können aber versuchen, einen Vorteil daraus zu schöpfen: indem Sie Ihre Kunden im Rahmen eines Angebotes etwas tiefer in die Zahlen schauen lassen als bislang. Dazu müssen Sie nicht "blank" ziehen. Aber Sie können beispielsweise bei Angebotsposten, die sich verbilligt haben, den Grund dafür angeben. Zum Beispiel "Rohstoffpreis um 15 % gesunken – diesen Vorteil geben wir an Sie weiter." Das macht es dem Einkauf ungleich schwerer, Ihnen Geheimniskrämerei vorzuwerfen – und Sie können in Verhandlungen mit einem strahlenden Lächeln behaupten: "Sehen Sie hier – den für uns etwas günstiger gewordenen Einkaufspreis haben wir gleich an Sie weitergegeben. Denn uns ist eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihnen sehr wichtig!" Dagegen soll ein Einkäufer erst mal etwas sagen!

Einkauf-Pflichtaufgabe Nr. 3: Verhandlungstaktik/ Gesprächsführung

Das Beherrschen dieser Kommunikations-Disziplin ist die Grundvoraussetzung für die beiden vorgenannten Punkte. Fleißig trainieren ist wichtig! Grundsätzlich gilt: Das Leben ist Geben und Nehmen. Das ist in Verhandlungen nicht anders. Wichtig aber ist, dass Einkäufer unfaire Verhandlungstaktiken frühzeitig erkennen – und ihrem Gegenüber auch das deutliche Signal geben: "Netter Versuch – aber jetzt konzentrieren wir uns wieder auf das Geschäft!"

Praxistipp Vertrieb: Der Druck auf der Einkaufsseite 2009 ist enorm. Doch der Druck, der auf Ihren Schultern lastet, ist es ebenso! Im Grunde bedeutet das vor allem eines: Sind die Reviere abgesteckt, können die beiden Verhandlungsgegner Einkauf/Verkauf zu Verhandlungspartnern Einkauf/Verkauf werden. Und wenn dann am Ende eine Lösung dabei herauskommt, mit der beide Seiten gleich gut oder gleich schlecht leben können (dies ist schließlich immer eine Frage des Standpunktes), sind die Verhandlungen offensichtlich so gelaufen, dass eine für beide Seiten noch tragfähige Lösung gefunden worden ist. Das ist im Wirtschafts-Schicksalsjahr 2009 ein wirklicher Verhandlungserfolg – und bedeutet am Schluss Win-Win.

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