Kennen Sie das auch? Ständig unterbrechen Telefonanrufe oder Bürobesucher (Mitarbeiter oder gar Kunden) Ihren Arbeitsrhythmus und stören Sie bei der Arbeit. Hinzukommt, dass Informationen entweder nicht an Sie kommuniziert, falsch abgelegt oder nicht optimal aufbereitet sind. Unklare Arbeitsanweisungen, Terminvereinbarungen, die nicht eingehalten und eine Fülle an nebensächlichen Details erschweren Ihnen die Arbeit und lassen Ihnen keine Zeit, sich auf das wesentliche zu konzentrieren. Als wäre das noch nicht genug, sehen sich vielleicht gar noch dem Groll verärgerter Mitarbeiter ausgesetzt, die im Sekretariat nicht den Service erhalten, wie diese ihn erwarten.

Wenn dies wesentliche Merkmale des Arbeitsalltags in Ihrem Unternehmen sind, sollten dringend Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz in Sekretariat in Angriff genommen werden. Denn: Jede/r Vorgesetze(r) ist auf Assistentinnen angewiesen, die die Organisation und Planung voll im Griff haben! Tatsächlich sieht es aber in deutschen Büros statistisch betrachtet wie folgt aus:

::: 13 Prozent der gesamten Arbeitszeit werden für das Suchen von Unterlagen verwendet.

::: Die Bearbeitung von E-Mails erfordert durchschnittlich einen zeitlichen Aufwand von 72 Minuten pro Tag. Nur jede dritte E-Mail ist dabei für den Empfänger relevant ist.

::: 70 Prozent der Ursachen für Reklamationen von Kunden entstehen im Bereich der Verwaltung/ Administration.

::: Nur ca. ein Prozent der Arbeitszeit wird für die Wertschöpfung verwandt.

Ohne Zweifel: Wer es bis zur Chefsekretärin geschafft hat, zeichnet sich in der Regel durch eine höhere Arbeitseffizienz aus als der Durchschnitt der Büroangestellen. Wäre dem nicht so, würde man eine solch verantwortungsvolle Position nicht bekommen haben. Dennoch sind die Anforderungen gewaltig – und Verbesserungspotenzial werden häufig nicht ausgeschöpft.

Als zentrale Informations- und Organisationsdrehscheibe im Unternehmen, gehen die Tätigkeiten und Anforderungen im Chefsekretariat weit über die Erledigung der klassischen Sekretariatsaufgaben hinaus: Neben vielen Organisations-, Personal- und Marketingaufgaben spielt das Zuarbeiten zu den Aufgaben des Chefs eine der wichtigsten Rollen. Sekretärinnen bzw. Assistentinnen sind mit den steigenden Managementanforderungen stark gefordert und geraten mit ihrem bisherigen Arbeitsstil schnell an Grenzen. Der (Leidens-)druck ist im Vergleich zu anderen Officetätigkeiten häufig besonders hoch. Und jede/r Manager/-in braucht Assistenten/-innen, die ihn unterstützen und entlasten.

Nutzen höhere Büroeffizienz im Sekretariat?

In dem nachfolgend beschriebenen vierstufigen Büroeffizienz-Prozess geht es zunächst um die Verbesserung der Selbstorganisation der Assistenzkräfte. Die zweite Stufe beinhaltet die Weiterentwicklung von Standards, und im dritten Schritt die Optimierung von Arbeitsprozessen. Abschließend gilt es im vierten Schritt Elemente zur Nachhaltigkeit und stetigen Weiterentwicklung der Effizienz im Büro einzuführen. Am Ende eines solchen Prozesses können Chefsekretariat und Unternehmen dann folgende Verbesserung verzeichnen:

::: Drastisches Reduzieren von Durchlaufzeiten

::: Optimales Nutzen der Bürofläche und des Büromaterials

::: Bessere Zusammenarbeit mit dem Chef und mit Kontaktstellen

::: Deutliche Steigerung der Produktivität

::: Und besonders wichtig: eine deutliche Entlastung des Chefs!

Office Excellence – die vier Stufen zu mehr Effizienz im Büro

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Stufe 1: Steigern der Selbstorganisation
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Auf der ersten Stufe steht die Steigerung der Selbstorganisation, dies geschieht mit Hilfe der 5-A-Kampagne:

::: Aussortieren

::: Arbeitsplatz säubern und nur die notwendigen Dinge einräumen

::: Arbeitsmittel ergonomisch anordnen

::: Anordnungen zum Standard machen

::: Auf die Plätze fertig los: Das „Sofortprinzip“

Einen möglicher Ansatz zur Steigerung der Akzeptanz, ist das Wegwerfen auf Probe. So lässt sich beispielsweise durch das Wegwerfen auf Probe leicht feststellen, ob die jeweiligen Gegenstände gebraucht werden oder nur unnötige Platzfresser sind. Jeder Gegenstand bekommt einen festen Platz. Am besten ist die Anordnung in U-Form, wobei die Anordnung immer nach der Regel „Je häufiger gebraucht desto näher am Arbeitsplatz“ gilt.

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Stufe 2: Verbesserung der Zusammenarbeit durch Standards
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Ist die erste Stufe abgeschlossen, werden im nächsten Schritt die aus der Selbstorganisation gewonnenen Erkenntnisse zu Standards weiterentwickelt. Mögliche Standards für die Büroorganisation sind einheitliche Checklisten, eine für sich selbst sprechende PC-Verzeichnisstruktur sowie eine zentrale Nutzung von Arbeitsmitteln. Der Nutzen dieser Maßnahmen liegt im Vereinfachen der einzelnen Arbeitsabläufe und der damit verbundenen Zeitersparnis. Des weiteren schafft die Vereinheitlichung transparente Arbeitsabläufe, die ein reibungsloseres Arbeiten ermöglichen.

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Stufe 3: Optimieren der Ablauf- bzw. Arbeitsprozesse
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Generell ist festzuhalten, dass sich nur bei messbaren Prozessen eine langfristige Verbesserung nachweisen lässt. Gerade aber solche elementaren Kennzahlen und Messgrößen fehlen für die Bürotätigkeit. Im Benchmarkingprojekt „Office Excellence“ ließen sich Durchlaufzeiteneinsparungen von bis zu 80 % nachweisen. Die Optimierung der Arbeitsprozesse beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Prozesse. Die Wertschöpfungskette wird vom Kunden her beschrieben, Messgrößen werden definiert und mit Soll-Werten als Ziel versehen. Der Nutzen ist, dass das Office dem Arbeitsprozess entsprechend gestaltet wird und Zielvorstellungen entwickelt werden, d.h. mehr Produktivität in die „richtige“ Richtung. So wird der Wertschöpfungsanteil im Office erhöht!

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Stufe 4: Nachhaltige Verbesserung
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Ein grundlegendes Problem: Ebenso schnell, wie Erfolge sichtbar werden, schleichen sich auch wieder alte Gewohnheiten ein. Aus diesem Grund ist es im vierten Schritt wichtig sicherzustellen, dass es nicht bei einer einmaligen „Ab heute wird alles ganz anders!“ Aktion bleibt, sondern eine kontinuierliche Verbesserung in Gang kommt. Um das „Feuer“ der Effizienz am Leben zu erhalten, sind regelmäßige Überprüfungen der relevanten Soll-Werte unerlässlich. In definierten Abständen finden Follow-Up-Elemente statt, z.B. Effizienz-Audits oder Büroeffizienz-Besprechungen. Die Inhalte sind:

::: Systematische und gezielte Suche nach Verbesserungen

::: Vereinbarung und Definition von Zielen, die überprüft werden

::: Feedback bzw. Rückmeldung über den aktuellen Stand

Weiterhin wesentlich zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit sind schnelle Umsetzungserfolge, sogenannte “Quick Wins”. Erfolgserlebnisse sind die besten Motivatoren und damit das beste Instrument, um die Motivation zur fortlaufenden Verbesserung aufrechterhalten. Außerdem ist die schnelle und unmittelbare Rückmeldung über Ergebnisse und erkannte Fehler wichtig. Durch die beschriebenen Maßnahmen wird der Arbeitsbereich Chefsekretariat transparent und der Arbeitsprozess im Sinne des Flussprinzips gestaltet. Kapazitätsgewinn und Chefentlastung sind direkte Folgen.