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Fachartikel, 15.10.2014
Meeting-Guidelines
Vom Kaffekränzchen zum (effektiven) Meeting
Nicht wenige behaupten, Meetings seien nur dazu da, im Job Vollauslastung zu simulieren. Ein Vorurteil? Jein, denn Meetings haben durchaus Ihre Berechtigung. Wie Meetings wieder ihrer ursprünglichen Funktion gerecht werden.

Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen fr eine schlechte Organisation.
Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993)

Meetings haben viele Funktionen: Sie dienen dem Informationsaustausch, der Diskussion, der Entscheidungsfindung und zur Lsung von Problemen. Fehlende oder unzureichende Informationen sind der Nhrboden fr Missverstndnisse, Frustration und mangelnde Identifikation mit einer Aufgabe. Gerade aus diesem Grund knnen Meetings einen wichtigen Beitrag zur Motivation Ihrer Mitarbeiter darstellen und ein wirkungsvolles Mittel sein, um Ideen zu kreieren, den Teamgeist zu frdern oder Handlungen herbeizufhren.

Beispiel: Using the brain to storm a problem

In der von Alex Osborn gegrndeten Werbeagentur BDO ging die schlechte Qualitt der Meetings dem Chef gehrig auf die Nerven. Es gab zig Meetings, die alles andere als inspirierend waren. Sie dauerten ewig, ermdeten und hemmten jede Form der Kreativitt. Sie waren der GAU fr ein Unternehmen, das sein Geld damit verdient, kreativ zu sein. Osborn war sich der Bedrohung bewusst und erinnerte sich an die mehr als 400 Jahre alte indische Kreativittstechnik des Prai-Barshana. Aus deren Mantra – using the brain to storm a problem – leitete er das heutige Brainstorming ab.

Die Zeit der Meetings geht von der Zeit fr die zu erledigenden Aufgaben ab. Grundstzlich ist in den letzten Jahren die Anzahl an Meetings gestiegen. Zudem knnen sich weitere Aufgaben aus dem Meeting ergeben.

Als Leader verbringen Sie teilweise mehr als 50 Prozent Ihrer Zeit in Meetings. Deshalb ist es von zentraler Bedeutung, diese Zeit effektiv zu nutzen. Der Erfolg Ihres Meetings liegt in der richtigen Vorbereitung und Organisation sowie in der professionellen Durchfhrung.

Meetings kosten wertvolle Arbeitszeit. Deshalb ist es fr Sie wichtig, dass Sie grundstzlich darauf achten, dass mit diesem wichtigen Arbeitsinstrument in der verwandten Zeit konkrete Ergebnisse erzielt werden. Es gilt fr Meetings der Grundsatz: So viel wie ntig und so wenig wie mglich. Dazu sollten diese auch so gut vorbereitet und so professionell durchgefhrt werden wie mglich. Ihre wichtigste Reflexionsfrage nach jedem Meeting muss lauten: War die Zeit sinnvoll investiert und kommen Ihr Team und Sie einen Schritt weiter?

Besprechungen mit vielen Teilnehmern lsen selten ein Problem, sondern verschwenden viel wertvolle Zeit.
Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993)

Sie sollten sich bei Meetings prinzipiell die Frage stellen, ob die Durchfhrung eines Meetings wirklich notwendig ist. Ihre Mitarbeiter und Sie mssen zusammenkommen, um Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen, zu planen, zu diskutieren, etwas zu errtern, einen Streit aus dem Weg zu rumen, zu feiern und vieles mehr. Meetings knnen auerdem zu einer Verbesserung der Motivation und Produktivitt beitragen.

Wann macht es Sinn, ein Meeting zu veranstalten, und wann nicht? Die Entscheidung, ein Meeting zu veranstalten, erfordert grndliche berlegungen, da dies immer mit Kosten, sowohl direkten als auch indirekten, verbunden ist. Die direkten Kosten umfassen Reiseaufwendungen, Verpflegung, die Miete fr den Veranstaltungsort sowie eine eventuelle Unterkunft bei lnger andauernden Meetings. Zu den indirekten Kosten zhlen die Arbeitszeit und Produktivittsverluste der Teilnehmer. Deshalb mssen Sie sich fragen, wie notwendig dieses Treffen ist und ob es nicht andere Mglichkeiten wie den Austausch ber E-Mails, Infos oder Memos gibt. Brechen Sie mit der Gewohnheit, ein Meeting durchzufhren, nur weil das schon immer am Montag um 10 Uhr stattgefunden hat. Entscheiden Sie, ob das Meeting unbedingt notwendig ist, ob es weiter sinnvoll ist, dieses durchzufhren, oder ob es eigentlich auch ohne Meeting geht. Ergreifen Sie die Initiative, werfen Sie die Frage auf und reduzieren Sie Ihre Meetingzeit auf sinnvolle Weise.

Halten Sie ein Meeting ab, sollten Sie die mglichen Fallstricke erkennen, die zu Produktivittsrubern werden knnen. Zu diesen gehren:

  • unpnktlicher Beginn,
  • zeitlich zu berziehen,
  • keinen Besprechungsleiter festzulegen,
  • sich mehr Zeit zu lassen als ntig,
  • einen Teilnehmer das Meeting teilweise dominieren zu lassen,
  • das Meeting zu einem einseitigen Dialog verkommen zu lassen,
  • fr die besprochenen Dinge keinen Fertigstellungstermin oder To-dos festzulegen,
  • Diskussionsthemen anzusprechen, zu denen die Anwesenden keinen Beitrag leisten knnen,
  • zu viele Teilnehmer einzuladen und so die Leistungsfhigkeit des gesamten Meetings zu beeintrchtigen.

Die Redensart ›Ohne einen Plan plant man automatisch den Misserfolg‹ trifft hufig auf Meetings zu. Der Schlssel zum Erfolg Ihres Meetings liegt darin, dass Ihre Mitarbeiter und Sie sich ber Zweck, Ziel und Endergebnis von Anfang an im Klaren sind. Erstellen Sie im Vorfeld eine kurze Tagesordnung und bitten Sie um Inhalte der Teilnehmer, die in eine Liste mit Prioritten mnden und dementsprechend nacheinander bearbeitet werden – das Wichtigste zuerst, das Unwichtigste zuletzt.

Ein nicht zu unterschtzender Erfolgsfaktor ist die Entscheidung, wen Sie zum Meeting einladen und wen nicht. Bei Routinemeetings beziehungsweise bei einem Jour fixe ist der Teilnehmerkreis klar. In anderen Fllen bestimmen die Zielsetzung und die Tagesordnungspunkte darber, wer eingeladen wird. Laden Sie nicht zu viele Teilnehmer ein, denn fr ein erfolgreiches Meeting gilt: Je weniger Teilnehmer beteiligt sind, umso besser. Bei einer berschaubaren Anzahl an Teilnehmern fllt es Ihnen leichter, den roten Faden beizubehalten. Es ist auch mglich, bestimmte Teilnehmer gezielt zu einzelnen Tagesordnungspunkten einzuladen.

An Ihren generellen Meetings sollten nicht mehr als zehn Personen teilnehmen. Um Entscheidungen zu treffen und Konzepte zu erarbeiten, gelten fnf bis acht Teilnehmer als ideal. Stellen Sie sich die einfache Frage: Wenn Sie nur drei Personen zu diesem Entscheidungsmeeting einladen knnten, welche wren das? Die Antwort auf diese Frage lsst Sie bei der Planung sicherlich rationeller vorgehen.

Meist sind krzere Meetings produktiver als lngere. Es gibt aber auch Themen, bei denen es sinnvoll ist, dass diese lnger durchgefhrt werden, da sie dann ergiebiger sind. Sie knnten beispielsweise berlegen, ob Sie ein lngeres Meeting pro Quartal abhalten, anstatt krzere wchentliche oder monatliche zu organisieren. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Meeting zum Zeitkiller wird, sondern seien Sie Vorbild bei der Fhrung; fordern Sie auch von Ihren Mitarbeiter einen effektiven Umgang mit der Zeit ein.

Kein Meeting ohne ein Protokoll: Ein Ergebnisprotokoll, das idealerweise whrend des Meetings verfasst und gleich im Nachgang zur Veranstaltung per E-Mail verschickt wird, fasst kurz zusammen, wer anwesend war, welche Manahmen vereinbart wurden, und dient Ihnen als Arbeitsnachweis fr den produktiven Umgang mit der Besprechungszeit.

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ber Mathias K. Hettl
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Matthias K. Hettl (www.hettl-consult.de) ist als Coach, Trainer und Managementberater vorwiegend für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat mehrere Jahre lang eine Professur für ...
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