Generell ist, sofern ein Betriebsrat existiert, darauf zu achten, dass der Betriebsrat bei einer Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen, ein Mitbestimmungsrecht hat.

Im Rahmen der Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers ist seinem berechtigtem Kontrollinteresse, stets das Recht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung gegenüber zu stellen. Eine Überwachung und Kontrolle der technischen Einrichtungen zur Aufrechterhaltung und Wartung des Betriebs ist generell möglich, um die Datensicherheit herzustellen. Die Wahrung der Datensicherheit rechtfertigt aber keine dauerhafte, unbeschränkte und vollständige Überwachung der Beschäftigten.

Maßnahmen sind jedoch möglich, wenn der begründete Verdacht besteht, dass sich auf den Computern des Arbeitgebers Informationen mit strafrechtlicher Relevanz befinden. Je nachdem, welche Nutzung (privat / ausschließlich dienstlich) durch den Arbeitgeber zugelassen wird, unterscheiden sich die Kontrollbefugnisse.

Erlaubte private Nutzung

Bei erlaubter privater Nutzung darf eine Protokollierung ohne Einwilligung des Arbeitnehmers nur erfolgen, wenn sie zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung, zur Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs der Verfahren oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist oder der Verdacht auf eine strafrechtlich relevante Nutzung vorliegt.

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Das Filtern und Löschen von Spam-E-Mails kann nach rechtlich vertretener Auffassung in strafbarer Weise das Fernmeldegeheimnis verletzen.
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So hat das OLG Karlsruhe in einer Entscheidung vom 10.01.2005, Az. 1 WS 152/04 entschieden, dass das Herausfiltern von E-Mails dem Straftatbestand des § 206 StGB unterfällt, wenn die private Nutzung zugelassen ist und weder ein Einverständnis des Mitarbeiters beziehungsweise des Kommunikationspartners, noch ein sonstiger Rechtfertigungsgrund vorliegt.

Ohne eine entsprechende Regelung in einer Vereinbarung, Weisung, Richtlinie oder Betriebsvereinbarung oder ohne die Einwilligung des Arbeitnehmers hat ein Arbeitgeber demnach letztlich keinerlei Kontrollbefugnisse.

Nur dienstliche Nutzung

Bei einer ausschließlich dienstlichen Nutzung hat der Arbeitgeber grundsätzlich das Recht, stichprobenartig zu prüfen, ob die Benutzung des Internets / die Versendung von E-Mails durch die Arbeitnehmer dienstlicher Natur ist. Solche Stichproben sollten auch zwingend durchgeführt werden, um der bereits mehrfach erwähnten Entstehung einer “betrieblichen Übung” entgegenzuwirken.

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Eine vollautomatische Kontrolle ist demgegenüber auch insoweit nur bei konkretem Missbrauchsverdacht im Einzelfall zulässig.
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Ob eine Datenerhebung möglich und rechtlich zulässig ist, muss immer durch eine Abwägung zwischen den Interessen des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers ermittelt werden. Regelmäßig ist ein überwiegendes Interesse des Arbeitgebers an einer Kontrolle von Nutzungsdaten gegeben, wenn die Datenströme zwischen Intranet und Internet überwacht werden sollen (um so insbesondere der Gefahr von Viren und unbefugtem Zugriff auf sensible betriebsinterne Daten zu begegnen). Stets ist jedoch eine Einzelfallbetrachtung erforderlich, um die technisch möglichen Überwachungsmaßnahmen in rechtlich zulässiger Weise zu implementieren.

In jedem Fall ist es erforderlich, klare Regelungen über die dienstliche Nutzung und die Gestattung der privaten Nutzung des Internet zu treffen und entsprechende Kontrollmaßnahmen umzusetzen.

Unter Berücksichtigung der Besonderheiten in den jeweiligen Unternehmen sollten der konkreten Situation angemessene Vorschläge ausgearbeitet werden, um die richtigen technischen Lösungen in rechtlich zulässiger Weise umsetzen zu können.