Die Kosten der privaten Nutzung von Email und Internet für Unternehmen betragen nach vorsichtigen Schätzungen rund 50 Milliarden Euro pro Jahr. Dabei ist der Schaden eines Unternehmens nicht nur in der Reduzierung der effektiven Arbeitszeit, sondern auch darin zu sehen, dass ganze Netzwerke beeinträchtigt werden können:

::: Durch große Dateien (in Form von Video-Clips oder Fotos), die als E-Mail-Attachments angehangen oder direkt aus dem Internet heruntergeladen werden, können Übertragungsgeschwindigkeiten erheblich reduziert werden. Im schlimmsten Fall kann dies sogar zum Ausfall von Firmenservern führen, was zu erheblichen Beeinträchtigungen der Produktivität eines Unternehmens führen kann.

::: Außerdem wird das ohnehin bestehende Sicherheitsrisiko durch Viren, Würmer, Trojaner, etc. Schaden zu erleiden, durch die private Nutzung von E-Mail und Internet deutlich erhöht.

::: Schließlich besteht auch ein Risiko für den Arbeitgeber sowohl in strafrechtlicher, als auch in zivilrechtlicher Hinsicht in Anspruch genommen zu werden, sofern Arbeitnehmer (meistens ohne Wissen des Arbeitgebers) auf rechtswidrige oder urheberrechtlich geschützte Inhalte im Internet Zugriff nehmen. Als Beispiel seien hier nur die sogenannten “Tauschbörsen” genannt.

Eindeutige Regelung durch den Arbeitgeber erforderlich

Dem Arbeitgeber stehen, wenn er dem Arbeitnehmer ausschließlich die rein dienstlichen Nutzung des Internet gestattet, wesentlich weitergehende Kontrollbefugnisse zu, als bei einer (auch) privaten Nutzung. Im Rahmen der Betriebsorganisation sollte daher dringend eine eindeutige und schriftlich niedergelegte Regelung in arbeitsrechtlich zulässiger Form geschaffen werden. Dies sollte entweder durch arbeitsvertragliche Regelungen oder Betriebsvereinbarungen (falls ein Betriebsrat besteht) erfolgen.

Sofern keine Regelungen bezüglich dienstlicher und privater Nutzung von E-Mail und Internet getroffen sind, kann dies nach der ständigen Rechtsprechung des BAG zu einer sogenannten “betrieblichen Übung” führen, was wiederum als Erlaubnis der privaten Nutzung gewertet werden kann. Das gilt auch, falls ein Verbot zwar besteht, dieses aber nicht überwacht oder im Falle von Verstößen entsprechend geahndet wird.

Will der Arbeitgeber eine auch nur teilweise, private Nutzung zulassen, sollte zwingend eine strenge Trennung zwischen der dienstlichen und der privaten Nutzung vorgenommen werden:

::: Sofern ein Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung nicht logisch oder physisch von der dienstlichen Nutzung trennt, zum Beispiel durch separate E-Mail-Accounts oder Vorgabe einer Pflicht zur Kennzeichnung als privat, wäre jede Kommunikation im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen als privat anzusehen.

::: Zu beachten ist, dass auch auf der Grundlage eines Verbotes der privaten Nutzung von Internet und E-Mail, eine sogenannte dienstlich motivierte Privatnutzung regelmäßig zulässig ist. Sie liegt vor, wenn die Notwendigkeit der Kommunikation aus Umständen resultiert, die in der Sphäre der Arbeitgebers begründet sind und deren Gestattung sich aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ableitet.

Ob konkrete Regelungen hierzu sinnvoll sind, lässt sich nicht pauschal feststellen, sondern muss im Einzelfall geklärt werden. Sofern sich ein Arbeitgeber für die Erlaubnis der privaten Nutzung entscheidet, sollte die Zulässigkeit jedenfalls in zeitlicher und/oder inhaltlicher Hinsicht eingeschränkt werden.

In jedem Falle sollte die Gestattung der privaten Nutzung unter die Bedingung gestellt werden, dass die Arbeitnehmer einer Protokollierung zur Durchführung einer angemessenen Kontrolle zustimmen. Diese Einwilligung muss jedoch strengen rechtlichen Anforderungen genügen, um wirksam zu sein und bedarf grundsätzlich der Schriftform.