(PM) , 12.05.2009 - (Berlin) Die aconso AG – Know-how-Träger auf dem Gebiet der digitalen Personalakte – und der PDF-Spezialist callas Software haben ihre Zusammenarbeit bekannt gegeben. Demnach integriert aconso in seine Softwarelösung „Digitale Personalakte“ den pdfaPilot – ein Tool zur Prüfung und Validierung sowie Korrektur und Konvertierung bestehender PDF-Dateien nach PDF/A. Anwender erhalten somit die Sicherheit, dass ihre digitalen Personalakten langfristig sicher und über Jahre hinweg lesbar bleiben.

Eine Personalakte besteht aus unterschiedlichen Dokumenten, wie Texten, Fotos und Formularen. Soll sie digital verwaltet und archiviert werden, bietet das PDF/A-Format entscheidende Vorteile gegenüber TIFF und dem herkömmlichen PDF. Als ISO-Standardformat für die Langzeitarchivierung sorgt es dafür, dass sämtliche Dokumente langfristig lesbar sind und die visuelle Repräsentation der Dokumente auch in Zukunft unveränderlich bleibt. Diese erfolgt unabhängig von einem bestimmten Betriebssystem, Produkt oder Hersteller. Außerdem wird im Vergleich zu TIFF weniger Speicherplatz beansprucht. Dies trifft insbesondere bei farbigen Dokumenten zu. Darüber hinaus können in PDF/A archivierte Dokumente per Volltext durchsucht und mit Metadaten angereichert werden.

Anwender der Digitalen Personalakte von aconso können nun durch die Integration des pdfaPilot von den Vorteilen des PDF/A-Formates profitieren. Das besonders bedienerfreundliche und auffallend anschauliche Konzept der aconso Digitalen Personalakte gilt als Benchmark auf dem Markt für die digitale Personalaktenarchivierung. Denn in der Benutzeroberfläche erkennt der Personalmitarbeiter die gewohnten Strukturen der Papierakte wieder. Dabei lässt sich die Software in jede Unternehmens-IT-Struktur integrieren, unabhängig von ERP, Datenbank, Betriebssystem und Archivbasis.
Der pdfaPilot prüft Dokumente entweder bereits beim Import in das System, bei der Konvertierung oder vor der Archivierung auf ihre PDF/A-Kompatibilität. Alle Parameter, die für die Einhaltung des ISO-Standards erforderlich sind, werden dabei berücksichtigt. So sind beispielsweise dynamische Objekte in den Dateien nicht erlaubt, es dürfen keine Abhängigkeiten von externen Seiteninhalten oder Ressourcen bestehen oder andere Dateien eingebettet sein. Dagegen müssen Schriften immer eingebettet werden. Besteht ein Dokument die Validierung nicht, führt das System mit Hilfe von pdfaPilot automatisch eine Konvertierung nach PDF/A durch. Dabei kommen weitreichende Korrekturfunktionen zum Einsatz, beispielsweise werden fehlende Schriften nachträglich eingebettet und inkompatible Metadaten korrigiert. In jedem Fall bleibt das Layout vollständig erhalten. Anschließend wird das Dokument noch einmal validiert und dann – je nach Status – entweder in das System zur weiteren Verwendung importiert oder abschließend archiviert.

Bereits im Vorfeld der kürzlich vereinbarten Kooperation hat aconso zahlreiche Großprojekte realisiert, bei der das PDF/A-Format eine wichtige Rolle spielte. Derzeit befinden sich weitere Projekte bei internationalen Großunternehmen in der Realisierung.

Über die aconso AG

Die aconso AG, München, hat sich in den letzten Jahren als der Marktführer für die systemunabhängige Digitale Personalakte etabliert.
Dabei überzeugt das aconso-Team durch seine langjährige Erfahrung im Human Ressource Management mit über 80 Projektrealisierungen der Digitalen Personalakte. Auch in der technischen Umsetzung höchst anspruchsvoller Projekte setzt der Know how-Träger die Maßstäbe.

Über callas software

callas software, 1995 in Berlin gegründet, ist spezialisiert auf Software-Lösungen für Dokumentenmanagement, Archivierung und Printproduktion. Plug-ins, Anwendungen und PDF-Technologien aus dem Hause callas sorgen für die Ausgabe, die Überprüfung und die Korrektur von Dateien, sie konvertieren Farben und betten Schriften ein. Sämtliche Produkte von callas verfolgen ein Ziel: den Output-Prozess zu automatisieren und zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

Zu den Kunden zählen vor allem Druckvorstufendienstleister, Buch-, Zeitungs- und Zeitschriftenverlage, Werbeagenturen und Druckereien, aber auch Unternehmen der Verpackungsindustrie sowie Inhouse-Publishing-Abteilungen von Industriebetrieben und Behörden. Hierzu zählen unter anderem der Cornelsen-Verlag, die Werbeagentur Springer & Jacoby, der Print- und Digital-Dienstleister Konradin Druck sowie der Schweizer Medienkonzern Ringier. Das Unternehmen ist Gründungsmitglied des PDF/A Competence Center und unter anderem Mitglied im DOXNET - the Document X-perts Network e. V. und dem VOI- Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.

Olaf Drümmer, Geschäftsführer von callas software ist seit 1990 in der Printpublishing- und Dokumentmanagement-Industrie tätig und gilt weltweit als ausgewiesener Experte für PDF und Colormanagement. Als Mitwirkender in der ISO war er maßgeblich beteiligt an der Standardisierung von PDF/X und PDF/A.

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