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Wie bearbeite ich zuverlässig alle E-Mails, nachdem ich sie gesichtet habe? - Der QualityHosting-Outlook-Tipp

Erst alle Mails sichten und dann der Relevanz nach abarbeiten - so gehen viele vor. Doch welche E-Mail wurde bereits bearbeitet und welche nicht?
(PM) Gelnhausen, 22.02.2013 - Den Überblick zu behalten und niemandem eine Antwort schuldig zu bleiben, ist gar nicht so einfach und doch so essentiell. Ein möglicher Ansatz ist die Anlage unterschiedlicherer Ordner, in die die E-Mails manuell verschoben werden. Dies erfordert allerdings viel Aufwand. Außerdem erschwert es später die Suche nach E-Mails, die sich in verschiedenen Ordnern befinden.

Die Lösung: Man kann sich von Outlook-Suchordnern unterstützen lassen. Die Suchordner sind keine neuen Ordner, in denen Nachrichten abgelegt werden und dann möglicherweise vergessen werden. Sondern die Suchordner sind Ordner, in denen alle Nachrichten eingesehen werden können, die bestimmten, selbst festgelegten Kriterien entsprechen.

Im Folgenden wird erläutert, wie mit dem Suchordner „Unbearbeitet“ anstatt des Posteingangs gearbeitet werden kann, um strukturierter zu arbeiten.

So geht’s

1. Suchordner anlegen: Registerkarte „Ordner“ wählen, und in der Gruppe „Neu“ auf „Neuer Suchordner“ klicken.

2. Art des Suchordners auswählen: Nun öffnet sich ein Pop-up-Fenster, ganz nach unten scrollen und die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ auswählen und dann auf „Auswählen“ klicken. Ein zweites Pop-up-Fenster öffnet sich, in dem die Schaltfläche „Kriterien“ angeklickt wird. Daraufhin erscheint ein weiteres Pop-up-Fenster, in dem die Registerkarte „Weitere Optionen“ gewählt, die Checkbox „Nur solche Elemente“ markiert und im Drop-down-Menü „nicht gekennzeichnet“ ausgewählt wird. Nach Klick auf „OK“ den Ordner mit „Unbearbeitet“ oder ähnlich benennen und erneut mit „OK“ bestätigen. Die angelegten Suchordner sind ganz unten in der Outlook-Ordnerstruktur zu finden.

3. Mit dem Suchordner in Kombination mit nicht gekennzeichneten Elementen arbeiten: Der neuer Suchordner „Unbearbeitet“ zeigt nun alle E-Mails an, die sich im Posteingang befinden und nicht zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind.

Ist eine E-Mail bearbeitet, wird diese als erledigt markiert und verschwindet automatisch aus dem Suchordner. Denn von diesem Suchordner werden nur solche E-Mails erfasst, die nicht markiert sind. Die Mail befindet sich aber weiterhin im Posteingang, was eine spätere Suche deutlich vereinfacht und manuelles Verschieben in unterschiedliche Ordner unnötig macht.

Weitere Hinweise zu Outlook 2010 finden Interessierte in den FAQ: info.qualityhosting.de/ .
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