ERP, CRM, DMS, PPS, MES, PDM… - bei solchen Softwarelösungen die richtige Entscheidung zu treffen, ist schwieriger denn je und kann Folgekosten verursachen, die unübersehbar werden. Die Anforderung für unsere Recherche lautete, eine ERP-Software für ein kleines Unternehmen mit 50 Beschäftigten, mit eigener Entwicklung und eigener Fertigung zu finden. Weitere Merkmale waren, Kleinserienfertigung von Geräten mit vielen Varianten und hohen Ansprüchen an die Qualitätssicherung und die Rückverfolgbarkeit.

Nach einer Aufnahme der Prozesse und der erforderlichen Funktionen wurde aus den mehr als 120 auf dem Markt befindlichen Anbietern eine Vorauswahl von 10 Anbietern getroffen. Diese Auswahl beinhaltete bewusst bekannte, wie unbekannte Namen und große, wie auch kleine Softwareschmieden. Die ausgesuchten Anbieter wurden mit der Aufgabe konfrontiert auf der Grundlage einer Basisinformation, die aus einer DIN A 4 Seite mit Text bestand, ein Richtpreisangebot über eine Anzahl von 20 Lizenzen zu erstellen.

Nach der Sichtung und Klärung der eingegangen Angebote verblieben fünf Anbieter, bei denen davon ausgegangen werden konnte, dass sich eine nähere Betrachtung lohnen würde. Bezogen auf den weiteren Ablauf wurde drei Anbietern die Gelegenheit geboten, ihr Produkt im Hause des Kunden ausführlich vorzustellen. Im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens wurden insgesamt 5 Anwender besucht, um sich vor Ort über einzelne Funktionen und Arbeitsweisen zu informieren.

Die Quintessenz aus diesem Prozess war, das es sie gibt, die richtig guten Anbieter und Betreuer, die Prozesse schlank und übersichtlich mit Ihrer Software darstellen können. Doch von den 10 Anbietern, blieben nur 2 übrig, die letztendlich mit einem fairen Preis/Leistungsverhältnis überzeugen konnten. Von den „bekannten“ Namen war am Schluss keiner mehr dabei, so dass wir die im Internet gefundene Aussage, dass man bei den „Kleineren“ besser aufgehoben sei, nur bestätigen können.

Deshalb der Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Gesprächspartner in erste Linie ein Fachberater ist und kein Verkäufer. Suchen Sie zuerst nach Anbietern, die mindestens über einen Fachberater in räumlicher Nähe verfügen und bei denen Sie ohne Umwege auch direkten Kontakt zu der Entwicklung/Programmierung der Kernsoftware aufbauen können.

Wenn Sie erfolgreich einführen wollen, dann gehen Sie Ihre Prozesse gemeinsam mit ihren Mitarbeitern und ihrem Favoriten durch und sorgen dafür, dass bereits im Vorfeld notwendige Anpassungen bezogen auf den Ablauf erkannt und beschrieben werden. Hierzu empfiehlt es sich vor Kauf der Software und Vergabe der Dienstleistungen, gemeinsam mit ihrem favorisierten Anbieter, ihre Organisation und die Abläufe zu prüfen und hieraus ein Pflichtenheft zu erstellen. Diese Leistung wird nicht kostenlos sein, ist aber eine Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz eines Softwarepaketes von dem letztendlich abhängig sein wird, ob es ihr Unternehmen bremsen oder vorwärts bringen wird.