Die Zahl der Unternehmensinsolvenzen in Deutschland sank zwar im Jahr 2005 um sechs Prozent – so das Statistische Bundesamt - ist aber mit 36.843 Firmenpleiten immer noch unerfreulich hoch. Und rund 60 Prozent aller deutschen Unternehmen leiden an Liquiditätsengpässen infolge von massiven Außenständen, bestätigt eine Studie der Euler Hermes Kreditversicherung aus dem Jahr 2004. Durch undurchsichtige Umfirmierungen und Sitzverlegungen geht gerade dem Finanzcontrolling im Mittelstand beim Eintreiben von Rechnungen viel Geld verloren. Denn leider gehört die Zahlung „Bar auf die Hand” und die vertrauensvolle Abwicklung von Geschäften per Handschlag schon lange ins Land der Unternehmerträume. Wer heute eine Ware liefert oder eine Dienstleistung erbringt, gewährt seinem Kunden Zahlungsaufschub und damit einen Lieferantenkredit. Aber viele Betriebe handeln nicht wie professionelle Kreditgeber und sind sich der Risiken kaum bewusst, die Geschäfte auf Pump mit sich bringen. So zählen mangelnde Bonitätsinformationen über Vertragspartner zu den häufigsten Ursachen für spätere Fehlbeträge in den Kassen. Bereits bei der Abgabe eines Angebots, spätestens aber vor Abschluss eines Liefervertrages sollten Firmen daher die Zahlungsfähigkeit Ihrer Wunschkunden genauer unter die Lupe nehmen.

Auf Herz und Nieren prüfen

Ein gängiger Weg: Im Zweifelsfall lassen Unternehmen die Bonität ihres Kunden von einer Wirtschaftsauskunftei überprüfen. Hier erfahren sie neben der korrekten Firmierung – relevant für die Rechnungsstellung - auch Details über die Gesellschafter, die Bonität und die Größe des Betriebs bis hin zur Jahresbilanz. Ob eine Firma etwa eine AG oder GmbH ist, ist in Zeiten von GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) nicht unwichtig. Hinter diesem Begriffsungetüm verbirgt sich die digitale Betriebsführung: Seit Januar 2002 hat die Finanzverwaltung weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Firmen und ein Betriebsprüfer kann Unternehmenskennzahlen unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware analysieren. Unter anderem deswegen ist eine genaue Firmierung vorgeschrieben, da sonst beim Import und der automatischen Analyse Fehler in der Rechnungszuweisung auftreten können. Bei juristischen Personen und im Handelsregister eingetragenen Kaufleuten gibt auch die Bank Auskunft und bei spezialisierten Auskunfteien erhalten Vertragspartner Informationen über Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit und vorliegende Mahn- und Vollstreckungsbescheide von Privatpersonen. Hier belaufen sich die Kosten für die Bonitätsprüfung je nach Abfragevolumen zwischen 5 und ca. 30 Euro. Der Nachteil – sie müssen im Einzelfall genau wissen, wen Sie überprüfen wollen.

Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser

Dagegen bieten umfassende Wirtschaftsdatenbanken Online oder auf CD-ROM den Vorteil, dass Unternehmen mit ihnen routinemäßig Ihren ganzen Kundenbestand quasi nach schwarzen Schafen durchscannen können. Zusätzlich wird die betriebsinterne Adressverwaltung regelmäßig bereinigt und qualifiziert, damit die Rechnungen und Mahnbescheide ohne Formfehler auch da ankommen wo sie hin sollen. Der Vertrieb erfährt Details über potentielle Kunden und Kosten in der Informationsbeschaffung sinken nachhaltig – und das ohne Mammutinvestitionen und komplizierte EDV. Rund 50.000 selektierbare Firmenbewegungen und Handelsregister-Veränderungen lassen sich monatlich im Schnitt bundesweit verfolgen und eigene Kunden und Marktsegmente beobachten. „Neben Insolvenzen und Sitzverlegungen beleuchten Datenbanken, Bewegungen wie Rechtsformänderungen, Entscheiderwechsel, Eintrittsdaten von Personen aus der Führungsebene sowie Neugründungen, Firmenbeteiligungen und Verflechtungen,“ erläutert Michael Sperl, Geschäftsführer von databyte, einem führenden Anbieter von Wirtschaftsinformationen. „Unser monatlich aktualisiertes Informationssystem TopFlow etwa liefert rund 2 Million deutsche Unternehmen mit 15 Millionen Zusatzinformationen, wie etwa Kontaktdaten, Ansprechpartnern aus der ersten Führungsebene, Umsatzzahlen, Gesellschaftern, Mitarbeiterzahlen, Kapitalausstattung und Bank –und Homepageverbindungen. Hier können Kunden jederzeit recherchieren und zahlen pro exportierten Datensatz einen Betrag von 0,18 Euro. Eine Risikominimierung mit Chancen und Potentialen inklusive“.

Mit Frühwarnsystemen auf Zack

Achten sollten Unternehmen auf Warnsignale, die auf beginnende Liquiditätsengpässe beim Kunden hinweisen, so etwa die Änderung der Zahlungsweise und häufig wechselnde Bankverbindungen. Wer nimmt das ihm angebotene Skonto in Anspruch? Wer überschreitet häufiger das Zahlungsziel? Bei welchen Kunden wechselt häufig der Ansprechpartner, die Anschrift oder Bankverbindung? Ein unbedingtes Muss sind, feste Kreditrahmen für jeden Kunden und klare Regeln im Unternehmen, wer höhere Limits zu verantworten hat. Idealerweise entwickeln Außendienst und Buchhaltung einen Kennerblick für die ersten Anzeichen von Kreditrisiken und kommunizieren diese auch im Betrieb. Kritisch sind z.B. hohe Lagerbestände, nicht ausgelastete Kapazitäten oder erhöhte Rabatte, Nachlässe und Sonderangebote, Scheckrückläufe oder unzustellbare Rechnungen. Aktuelle Untersuchungen ergaben, dass erhöhte Wachsamkeit geboten ist, wenn in einem Unternehmen der Geschäftsführer austritt und die (gleichnamige) Ehefrau eintritt - oder umgekehrt. Gar nicht so selten folgt darauf in einigen Monaten die Insolvenz. Ähnlich verhält es sich bei Betrieben, die Ihren Sitz in einen anderen Registergerichtsbezirk verlegen, gleichzeitig umfirmieren und die Geschäftsführer wechseln, um sich so Forderungen zu entziehen. Einige Datenbanken bieten daher eine Überwachungsfunktion der betriebseigenen Kundenliste. Gibt es Veränderungen – sowie die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens – wird das Customer-Controlling automatisch benachrichtigt. Nicht umsonst arbeiten Landeskriminalämter erfolgreich mit solchen Informationssystemen, um Wirtschaftskriminellen auf die Schliche zu kommen.

Zeche prellen - kein Kavaliersdelikt!

Ungenaue Liefer- und Zahlungsbedingungen geben Schuldnern manchmal einen Vorwand, um später oder gar nicht zu zahlen. Präzise Vertragsformulierungen und einwandfreie Rechnungen, in denen die erbrachten Leistungen, konkrete Zahlungstermine und vereinbarten Preise korrekt und vollständig aufgeführt sind, beugen vor. Die AGB und Verträge sollten durch einen Anwalt geprüft, der Eigentumsvorbehalt vereinbart und die Ware eindeutig mit Seriennummern gekennzeichnet sein. So können Verantwortliche von ihren Schuldnern notfalls gerichtlich die Herausgabe der unbezahlten Ware oder des Erlöses aus dem Weiterverkauf erzwingen. Ein Augenmerk sollten Unternehmer dabei auf Klauseln in den AGB Ihres Kunden legen. Der Ausgang und der Erhalt der Ware durch Belege sollte sichergestellt und alle eventuellen Reklamationen schnell und verbindlich geklärt sein. Seit 2002 gibt es das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen. Es besagt unter anderem, dass der Schuldner auch ohne ausdrückliche Mahnung 30 Tage nach Erhalt einer Rechnung bzw. 30 Tage nach dem genannten Fälligkeitsdatum automatisch in Verzug kommt und dann Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozent über dem Basiszinssatz der EZB in Rechnung gestellt werden können. Bleibt auch nach der zweiten Mahnung eine Reaktion des Schuldners aus, hilft häufig auch ein direktes Gespräch, um den Sachverhalt zu klären - bevor das Inkassobüro, ein gerichtlicher Mahnbescheid oder ein Anwalt ins Spiel kommen.