(PM) Hamburg, 07.10.2014 - Eine europaweite Studie [1] des Dienstleisters für Informationsmanagement Iron Mountain hat eine unerwartete Kehrseite von erweiterten Datensicherungs- und Speicherkapazitäten in Unternehmen entdeckt. Die Interviews mit europäischen IT-Experten zeigen, dass Mitarbeiter bei der Speicherung von Dokumenten viel nachlässiger geworden sind, wenn sie die Möglichkeit haben, dass ihnen die IT bei der Datenwiederbeschaffung hilft.

In einer Reihe von Tiefeninterviews mit erfahrenen IT-Profis aus Deutschland, Frankreich, Spanien, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich fand Iron Mountain heraus, dass IT-Teams auf Grund des nachlässigen Verhaltens von Mitarbeitern bei der Datenspeicherung frustriert sind. Andererseits unternehmen IT-Profis nichts, um das Verhalten ihrer Kollegen zu ändern.

Es sind weniger mangelnde IT-Kenntnisse, sondern generelle Sorglosigkeit, schlechte Versionskontrolle sowie inkonsequente Dateibenennung und die unstrukturierte Datenablage kreativer Teams, die als Erklärungen angegeben wurden. Im Falle von Kollegen der Personalabteilung sind IT-Profis allerdings nachsichtig und finden, dass ihre HR-Kollegen oft viel zu beschäftigt sind, und jeden Tag mit einer großen Datenmenge zu tun haben, was zwangsläufig zu Fehlern führe.

Top-10 der Abteilungen mit schlechten Speichergewohnheiten (Durchschnitt Europa):

1. Personalwesen
2. Finanzen
3. Marketing
4. Vertrieb
5. Business Development
6. Kreative Teams
7. Kundendienst
8. IT- und Softwareentwicklung
9. Geschäftsleitung
10. Verwaltung
(Quelle: Opinion Matters für Iron Mountain, April 2014)

Unter den befragten Unternehmen war auch eine 500 Mitarbeiter große Medienagentur aus Deutschland. Nach Ansicht der interviewten IT-Profis sind die kreativen Köpfe im Unternehmen für Unordnung bei der Datenspeicherung verantwortlich: „Sie haben täglich mit schrecklich viel Multimedia-Inhalten zu tun, und manchmal kann das für sie ganz schön verwirrend sein, wenn mehrere Versionen der selben Mediendatei vorliegen. Die Daten dann richtig zu strukturieren wird dann zu einer echten Herausforderung.“

„Unternehmen führen vermehrt hochentwickelte Systeme für Datenbackups und Datenwiederherstellung ein. Außerdem mischen sie Server-, Disk-, Tape- und Cloud-Lösungen und das sowohl inhouse als auch extern. All diese Maßnahmen werden für Mitarbeiter zu einer Art Auffangnetz für verlorene oder falsch abgelegte Dokumente“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland.

„Viele dieser Probleme sind eindeutig auf mangelnde IT-Kenntnisse zurück zu führen, andererseits verlassen sich zu viele Mitarbeiter blind auf die Kollegen nach dem Motto: Die IT wird’s schon richten. Unternehmen können dieser Entwicklung nur mit Schulungsmaßnahmen entgegenwirken, die den Mitarbeitern zu verstehen geben, wie die Speicherstruktur im Unternehmen funktioniert, und wie man Dateien richtig indiziert und ablegt“, so Börgmann weiter.

[1] Opinion Matters führte im Auftrag von Iron Mountain im April 2014 jeweils zehn Interviews mit IT-Profis in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden und Spanien durch. Die Interviews fanden in folgenden Branchen statt: Produktion, Gesundheit, Telekommunikation, Finanzdienstleistungen, Gastgewerbe, Medien und Rundfunk, Werbung, Einzelhandel und Software; Die Anzahl der Angestellten der befragten Unternehmen betrug zwischen 50 und 10.000 Mitarbeiter.