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Pressemitteilung

Iron Mountain gewinnt die Ausschreibung der Aktenarchivierung der Bundesbeschaffung GmbH

Für zentralen Beschaffungsdienstleister stand Kostenoptimierung im Mittelpunkt
(PM) Wien/ Markgrafneusiedl , 24.05.2016 - Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) – der Einkaufdienstleister der öffentlichen Hand in Österreich - hat mit der Iron Mountain Austria Archivierung GmbH eine Rahmenvereinbarung zur Aktenarchivierung abgeschlossen. Mitte Februar unterzeichneten Iron Mountain und die BBG einen 5-Jahresvertrag. Der weltweit tätige Informationsmanagement-Dienstleister setzte sich beim öffentlichen Ausschreibungsverfahren gegen vier lokale Mitbewerber durch und konnte vor allem durch einen anspruchsvollen Servicelevel und hohe Sicherheitsstandards überzeugen. Damit überträgt die BBG ihre eigenen Akten an die Iron Mountain Austria Archivierung GmbH und die Kunden der BBG haben nun die Möglichkeit über diese Rahmenvereinbarung abzurufen

Die Bundesbeschaffung GmbH wurde 2001 durch die Verabschiedung des BBG-GmbH-Gesetzes gegründet und stellt als zentraler Einkaufdienstleister rund 3.000 Trägern der öffentlichen Verwaltung Verträge mit mehr als 1.400.000 Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung. Neben der Archivierung von Dokumenten umfasst das Produktportfolio der BBG unter anderem Bürobedarf, Gebäudebetrieb, Medizin- und Labortechnik, IT- und Telekommunikation, Verpflegung und Lebensmittel sowie Mobilitätsangebote. Die ursprünglich auf den Bund beschränkten Beschaffungsaufgaben wurden mittlerweile auch auf die Landes- und Gemeindeebene sowie auf das Gesundheitswesen, die staatlichen Universitäten und die ausgegliederten Unternehmen ausgeweitet. [1]

Die BBG realisiert für die eigenen Kunden mittels der Partnerschaft kosteneffizientere und schlankere Prozesse in der Aktenarchivierung. „Mit dieser Auftragsvergabe schenkt uns die Bundesbeschaffung GmbH großes Vertrauen. Darauf sind wir stolz. Für uns stand das Kundenbedürfnis von Anfang an im Mittelpunkt. Dementsprechend haben wir auf Basis unserer langjährigen Erfahrung im Informationsmanagement ein überzeugendes Archivierungskonzept erarbeitet, das den individuellen Anforderungen der Kunden der BBG zu jeder Zeit gerecht wird. Neben bestmöglicher Servicequalität bieten wir vor allem hohe Datensicherheit- und Datenschutzstandards. Bei einem Auftrag dieser Größenordnung spielt die Sicherung persönlicher Daten eine entscheidende Rolle.“, sagt Robert Nedeljkovic, Geschäftsführer der Iron Mountain Austria Archivierung GmbH.

Durch die Erlangung der Rahmenvereinbarung mit der Bundesbeschaffung GmbH kann die Iron Mountain Austria Archivierung GmbH allen österreichischen Verwaltungsträgern, die sich in die Rahmenvereinbarung integrieren möchten, neben der physischen Archivierung auch Scandienstleistungen sowie digitale Archivierungslösungen anbieten. Weiters ist auch die gesetzeskonforme Datenvernichtung Bestandteil der Rahmenvereinbarung. Durch all diese Optionen eröffnet sich für die Iron Mountain Austria Archivierung GmbH die Möglichkeit, der vollumfängliche Partner für die Kunden der Bundesbeschaffung GmbH im Bereich der physischen und digitalen Archivierung, sowie der Scandienstleistungen und Datenvernichtung zu werden.

Hohe Verfügbarkeit und sichere Aufbewahrung

Schneller und flexibler Zugriff auf die Akten bei gleichzeitig sicherer Lagerung sind zentrale Bestandteile des Iron Mountain-Archivierungskonzepts. Für einen reibungslosen Aktenbetrieb garantiert Iron Mountain eine Lieferung binnen weniger als 24 Stunden oder via Scan-on-Demand als elektronische Version im gewünschten Format innerhalb einer halben Stunde. Alle Akten werden bei Übergabe indexiert und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gekennzeichnet. Sobald die Vernichtung ansteht, löst Iron Mountain den entsprechenden Prozess aus.

Iron Mountain hat bereits mit der Überführung der ersten Akten in das Hochsicherheitsarchiv in Markgrafneusiedl bei Wien begonnen. Dieses wurde nach den modernsten Sicherheitsstandards gebaut und umfasst alle Aspekte des Diebstahlschutzes beginnend bei Sicherheitszäunen, Kameraüberwachung, Einbruchmeldeanlagen und rigiden Zugangskontrollen bis hin zu Transportfahrzeugen mit GPS-Überwachung und Wegfahrsperre. Der physikalische Schutz der Akten wird durch Löschsysteme, Sprinkleranlagen und Gaslöschsysteme gewährleistet. Da auf jeder Regalebene und in jedem Fach ein Löschsystem existiert, ist eine punktgenaue Löschung möglich. Darüber hinaus sorgen Aufschaltsysteme für Feuerwehr und Wachdienst für zusätzliche Sicherheit.

[1] www.bbg.gv.at/

Weitere Informationen zu den Dienstleistungen von Iron Mountain finden sich hier: www.ironmountain.co.at
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