Tipp1: Nennen Sie Ihren Namen als Absender

Geben Sie sich als Absender zu erkennen. Auf den ersten Blick sollte der Empfänger sehen, von welchem Unternehmen der Newsletter kommt. Denn aus Angst vor Spam-Mails löschen viele Empfänger Mails, die sie nicht eindeutig zuordnen können.

Absender- und Betreffzeile (siehe Tipp 2) werden als Erstes betrachtet und entscheiden darüber, ob der Newsletter geöffnet und gelesen wird. Nutzen Sie das Kürzel Ihres Unternehmens nur dann, wenn es allgemein bekannt ist. Wenn nicht, schreiben Sie den Namen Ihres Unternehmens aus.

Tipp 2: Mit dem Betreff zum Lesen verführen

Ebenso wichtig wie die Absenderzeile ist der Betreff. Er ist eine Art Einladung zum Öffnen des Newsletters. Er sollte neugierig machen und den Impuls zum Öffnen geben. Daher sollten Sie hier Ihre Chance nicht durch einen nichtssagenden Betreff wie „Newsletter 5- 2011“ vergeben.

Seien Sie aber auch vorsichtig mit marktschreierischen Versprechen wie „gratis“ oder „kostenlos“. Und nutzen Sie im Betreff keine Großbuchstaben. Erstens landen solche Mails oft im Spam-Ordner. Zweitens reagieren viele Menschen auf zu reißerische Betreffzeilen misstrauisch.

Machen Sie lieber ein konkretes Angebot: „25 % Nachlass auf Winterkollektion“. Versprechen Sie aber nur, was Sie auch halten können. Sonst sind die Empfänger enttäuscht und strafen Sie ab, indem sie sich vom Newsletter abmelden. r Extratipp Halten Sie den Betreff möglichst kurz, denn viele Mail-Programme zeigen nur 50 Zeichen des Betreffs an, manche sogar noch weniger.

Tipp 3: Das Inhaltsverzeichnis gibt einen Überblick

Wenn der Empfänger den Newsletter öffnet, sollte er direkt eine Übersicht über die Themen erhalten, die ihn in dieser Ausgabe erwarten. Die Headlines des Inhaltsverzeichnisses sollten mit den jeweiligen Texten im Newsletter verlinkt sein, so dass der Empfänger gegebenenfalls direkt dorthin weiterklicken kann.

Tipp 4: Sprechen Sie die Leser mit Namen an

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die spezielle Software bietet, um Ihren Newsletter zu personalisieren. Denn natürlich eröffnet die direkte und persönliche Ansprache einen anderen Zugang zum Leser als ein unpersönliches „Sehr geehrte Damen und Herren“. Das ist ein Muss, wenn Sie den Abonnenten „exklusive“ Angebote unterbreiten.

Achtung: Bedenken Sie, dass die richtige Ansprache von dem korrekten Eintrag des richtigen Namens abhängt. Hat sich ein Abonnent für den Newsletter mit Paulchen Panther angemeldet, erscheint in der Anrede natürlich „Sehr geehrter Herr Panther“.

Extratipp: Sollte es Ihnen nicht möglich sein, Ihren Newsletter zu personalisieren, so bemühen Sie sich über die gemeinsamen Interessen der Abonnenten um eine persönliche Ansprache. Wenn Sie einen Newsletter im Bereich Wellness verschicken, könnten Sie die Abonnenten mit „Liebe Wellness- Freunde“ anschreiben.

Tipp 5: Der richtige Einstieg

Die Begrüßung sollte kurz und wirklich nur wenige – maximal fünf – Zeilen umfassen. Ideal ist es, wenn Sie den Abonnenten in der Einleitung nahebringen können, warum sie heute den Newsletter erhalten – und es wichtig ist, diesen auch jetzt zu lesen: Der Bestseller ist wieder lieferbar, Sie starten mit einer Rabattaktion oder die Frist zur Teilnahme am Gewinnspiel endet in Kürze. Auch gut ist es, dem Leser in der Begrüßung einen kleinen Überblick über das zu geben, was ihn erwartet.

Tipp 6: Vielfalt ja, Unübersichtlichkeit nein

Ein Newsletter sollte abwechslungsreich sein, damit jeder Empfänger in jeder Ausgabe ein attraktives Angebot findet. Allerdings sollte ein Newsletter nicht mehr als sechs Themen enthalten. Denn zu viele Themen machen den Newsletter zu lang und zu unübersichtlich.

Tipp 7: Lebendiger Stil und verständliche Sprache

Ein Newsletter sollte leicht und schnell zu lesen sein. Für ihn gelten in jedem Fall mindestens die Regeln wie für die Texte im Web. Besser ist es sogar, wenn Sie im Newsletter noch kritischer sind und die eigenen Texte daraufhin prüfen, ob sie schnell zu erfassen und auch für den flüchtigen Leser verständlich sind.

D. h. konkret: Bevorzugen Sie einen schnörkellosen und schlichten Stil. Keine Schachtelsätze, keine Bandwurmsätze, kein Fachchinesisch, keine Passivkonstruktionen und kein gestelzter Substantivstil. Versetzen Sie sich in Ihre Zielgruppe und versuchen Sie, sich deren Sprachstil anzupassen.

Nehmen Sie sich z. B. den Newsletter der „ZEIT“ als Vorbild. Ein typischer Teaser-Text lautet: „Trümmer: Die Verlassenen – Japans Bürger haben immer auf den Staat vertraut. Jetzt stößt er an die Grenzen seiner Macht. Kann das Land nach der Katastrophe wieder zu Kräften kommen?“

Tipp 8: Das Wichtigste zuerst

Schreiben Sie nicht lange um den Sachverhalt herum, sondern kommen Sie direkt auf den Punkt. Beantworten Sie in den ersten Sätzen des Beitrags – genau wie in der Pressemeldung – die wichtigsten W-Fragen. Außerdem gilt die Regel „das Wichtigste zuerst“ auch für den Newsletter selbst.

D. h.: Die wichtigste Information sollten Sie direkt als erste Meldung an den Anfang des Newsletters setzen.

Tipp 9: Kurze Sätze und kurze Absätze

Bilden Sie kurze und einfache Sätze. 15 Wörter pro Satz sind genug. Kurz und schnell zu erfassen sollten auch die Absätze sein. Reduzieren Sie den Text auf fünf bis zehn Zeilen pro Absatz. Jede Zeile sollte zwischen 50 und 75 Zeichen lang sein. Wer sich intensiver mit dem Thema beschäftigen mag, kann per Link zu weiterführenden Informationen gelangen.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie den Newsletter als Instrument zur Zweitverwertung Ihrer PR-Materialien: Prüfen Sie die Pressemeldungen, Broschürentexte oder Artikel aus der Kundenzeitschrift, ob sie nicht – gekürzt und leicht modifiziert – ein nettes Thema für den Newsletter sein könnten.

Tipp 10: Aktuelle und exklusive Inhalte

Bieten Sie mit Ihrem Newsletter einen Mehrwert. Ihr Newsletter sollte Informationen enthalten, die Ihre Abonnenten auf anderen Wegen nur unter Mühen oder gar nicht erhalten würden. Außerdem sollte Ihr Newsletter seinem Namen Ehre machen und Neuigkeiten enthalten.

Auch wenn Sie hierin eine Zweitverwertung bereits vorliegender Texte vornehmen: Die Inhalte sollten für die Abonnenten neu und aktuell sein. Das ist z. B. dann der Fall, wenn die Abonnenten des Newsletters zu einer speziellen Zielgruppe gehören, die zuvor keinen Zugang zu diesen Informationen hatte.

Tipp 11: Feste Rubriken geben Struktur

Gliedern Sie Ihren Newsletter in einzelne Themenbereiche bzw. feste Rubriken: „Neue Produkte“, „Der Verbrauchertipp“, „Aus dem Unternehmen“, „Das Angebot des Monats“ etc. Fassen Sie die Meldungen in Rubriken zusammen. So erleichtern Sie dem Empfänger die Orientierung.

Die letzte Rubrik sollte die „Belohnung“ für diejenigen enthalten, die den ganzen Newsletter lesen, und einen Anreiz darstellen, bis zum Ende zu scrollen. Das kann ein Gewinnspiel sein oder ein besonders nützlicher Link, ein tolles Foto als Bildschirmschoner oder ein Gutschein, wie bei dem Newsletter von Ikea.

Tipp 12: Verwenden Sie starke Fotos

Bilder verstärken die Aufmerksamkeit für die Themen. Daher sollten Sie Ihre Artikel wenn irgend möglich durch passende Bilder ergänzen. Diese sollten die Inhalte illustrieren und emotionalisieren. Bedenken Sie aber, dass viele Programme aus Schutz vor Spams und Viren keine Bilder anzeigen. Daher sollte der Text auch ohne die Bilder verständlich sein.

Fazit

Newsletter enthalten verdichtete Informationen mit Neuigkeitswert zur schnellen Orientierung. Ziel sollte es sein, dass der Newsletter neugierig macht und den Abonnenten veranlasst, auf Ihre Website zu gehen, weil er dort die vertiefenden Informationen erhält, die er haben möchte. Daher sollten Sie sich im Newsletter auf die zentralen Informationen konzentrieren.