Business Intelligence (BI) umfasst die Sammlung, Auswertung und Präsentation aller Geschäftsdaten im Unternehmen und sollte Entscheider eigentlich bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Dennoch kommt es häufig vor, dass Unternehmen die Entscheidung, sich eine BI-Lösung ins Haus geholt zu haben, hinterher bereuen. Viele empfinden die Einführung als enorm komplex, die Benutzerfreundlichkeit als gering und die Integration in andere Systeme als kaum zu bewerkstelligen.

Wie aber soll eine systematische Datenanalyse mit einer Business Intelligence-Lösung möglich sein, die sich schlecht bedienen lässt und die die Daten aus anderen Anwendungen mangels Integration nicht automatisch berücksichtigen kann? Ist das der Fall, dann leiden nicht nur die Entscheider an der Spitze, sondern trifft das auch die Qualitätsmanagement-Verantwortlichen: Denn Sie brauchen fundierte Daten, um Defizite zu erkennen und Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln. Zudem werden auch andere Fachbereiche im Haus nur ungern auf die Datenanalysen des BI-Systems zugreifen, um die dort erkennbaren Fehler in Zukunft zu vermeiden.

Business Intelligence ist mehr als nur ein „Tool“

Das enorme Potenzial von Business Intelligence-Lösungen liegt oftmals brach, weil ein falscher Weg in Richtung BI beschritten wurde. Business Intelligence wird meist als Tool, als Software verstanden, nicht aber als Aufgabe mit definierten Methoden. Die Folge: Auf der Suche nach einer Softwarelösung mit möglichst umfassenden Funktionen verlieren die Unternehmen ihr eigentliches Ziel aus den Augen, nämlich fundierte Daten zur Entscheidungsunterstützung zu bekommen.

Anstatt zu versuchen, die vielfältigen Funktionen der meist teuer angeschafften Software auch im Unternehmen zu nutzen, sollten zuerst die Anforderungen an die Lösung geklärt und danach die Auswahl getroffen werden. Da es auch Open-Source-Lösungen gibt, die man selbst anpassen kann, müssen Sie sich nicht zwangsläufig den Konzepten der Softwareanbieter beugen.

Business Intelligence gehört in alle Fachbereiche

Die gedankliche Verknüpfung von Business Intelligence mit einer Softwarelösung führt meist dazu, dass das BI-Projekt in der IT-Abteilung landet und nicht bei den Fachbereichen und beim Qualitätsmanager.

Die IT hat jedoch bekanntlich eine ganz andere Sicht der Dinge und sucht mitunter die Lösung aus, die am besten zur restlichen Systemwelt in der EDV passt. Ob die Fachbereiche auch mit der BI-Lösung umgehen können, die notwendigen Funktionen vorfinden und nicht mit ungewollten Funktionen überfrachtet werden, bleibt dabei dann oft unbeachtet.

Ein Business Intelligence-Projekt sollte deshalb immer interdisziplinär angelegt sein, also alle betroffenen Fachbereiche und die IT einbeziehen. Denn werden die Wünsche der einzelnen Fachbereiche nicht beachtet, suchen die sich eben ihre eigene Lösung oder verweigern die Verwendung der zentralen Lösung.

Business Intelligence muss ganzheitlich integriert sein

Business Intelligence funktioniert nur als einheitliches System im ganzen Unternehmen. Andernfalls können die Qualitätsmanagement-Verantwortlichen die Auswertungen höchstens stellenweise nutzen, oftmals aber gar nicht, da mögliche Auswirkungen nicht ihren Einfluss finden.

Ein weitere Stolperstein: Viel zu komplexe BI-Systeme und Insellösungen, die dazu führen können, dass die Integration lückenhaft bleibt. Die Folge: Die Kennzahlen, die der Qualitätsmanager zur Kontrolle der Qualitätsziele benötigt, sind nicht verfügbar bzw. zu ermitteln oder aber berücksichtigen nur Teile der Prozesse. Auswertungen über Fehlerkosten oder den Erfolg einer bestimmten Maßnahme zur Steigerung der Kundenzufriedenheit sind dann künstlich geschönt oder einfach unbrauchbar.

Bei der BI-Strategie von Anfang an die richtigen Weichen stellen

Wählt man die richtige BI-Strategie, kann Business Intelligence für Qualitätsmanager ein wichtiges Werkzeug sein. Deshalb sollten Qualitätsmanagement-Verantwortliche darauf achten, dass sie in das BI-Projekt einbezogen werden, und die Empfehlung geben, dass

• vor der Wahl der Lösung das gewünschte Kennzahlensystem definiert wird,
• die Business Intelligence-Lösungen lieber weniger Zahlen und dafür passendere Auswertungen liefern sollte,
• eine benutzerfreundliche BI-Lösung gewählt wird, damit die Auswertungen auch wirklich zum Controlling genutzt werden,
• die BI-Lösung im Zuge der Integration in andere Systeme eine weitestgehend automatische Übernahme der Informationen ermöglicht, da sie nur so wirklich aktuelle und saubere Daten liefern kann, weil manuelle Datenübernahmen zeitaufwendig und fehleranfällig sind,
• die BI-Lösung unter Berücksichtigen aller Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen für möglichst viele Mitarbeiter im Zugriff sein sollte, da andernfalls wichtige Datenanalysen mangels Kenntnis nicht berücksichtigt werden können.

Unter diesen Voraussetzungen ist Business Intelligence (BI) keine Belastung für das Unternehmen, sondern ein Gewinn für die Unternehmenssteuerung und Qualitätssicherung.

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