Wenn Unternehmen wissen wollen, wie in Zukunft ihre Kommunikationsinfrastruktur aussehen wird, lohnt ein Blick in die Lesesäle der Universitäten oder die Büros der jüngeren Mitarbeiter. Sie werden feststellen, dass viele ein Instant Messaging (IM) Programm nutzen, wie sie etwa von Microsoft, Yahoo oder Google kostenlos angeboten werden. Auch die populäre IP-Telefonie-Software Skype verfügt über eine solche Chat-Funktion.

Wie relevant diese Entwicklung auch hierzulande werden könnte, zeigt ein Blick in die USA: Dort ist IM laut den Marktforschern von Parks Associates für mehr als ein Drittel der Teenager bereits der bevorzugte Kommunikationskanal – vor der traditionellen E-Mail, mit der man höchstens noch mit den Eltern oder seinem Professor Kontakt hält. Bei den 25- bis 34-jährigen trifft dies noch bei 11 Prozent zu.

Dieser Trend beschränkt sich jedoch nicht auf den privaten Lebensbereich: Laut Radicati Group wird IM bereits in 85 Prozent der Unternehmen in Nordamerika genutzt, und zwar oftmals unter dem Radar der IT-Verantwortlichen. IM ist also kein Teenager-Spielzeug, sondern durchaus ein Thema für den CIO.

Ähnlich wie etwa Voice over IP oder Mobile E-Mail hat IM auch in Deutschland das Potenzial, seinen Weg ins Unternehmen durch die Hintertür zu finden. Je mehr Mitarbeiter der Generation Y (also die ab Ende der Siebziger Jahre Geborenen) es gewohnt sind, mit diesen Technologien privat zu kommunizieren und erreichbar zu sein, umso stärker wächst die Erwartung, sie auch im Berufsleben nutzen zu können. Und der Netzeffekt kann für eine immer raschere Ausbreitung dieser neuen Kommunikationsinstrumente sorgen.

Die Notwendigkeit, einem technologischen Wildwuchs in Unternehmen entgegenzuwirken und sich aktiv mit dem Thema Instant Messaging auseinanderzusetzen, ist jedoch anscheinend vielen deutschen Unternehmen noch nicht bewusst. Nach einer von Berlecon Research durchgeführten Umfrage ist Instant Messaging bei 17 Prozent der deutschen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern im Einsatz. Auch die zukünftige Dynamik hält sich mit 5 Prozent, bei denen die Implementierung einer IM-Lösung in Planung ist, in Grenzen.

Wird das Thema strategisch angegangen, können Unternehmen von einigen Vorteilen dieser Kommunikationstechnologie profitieren. Natürlich lassen sich die unmittelbaren Folgen von Innovationen im Bereich Kommunikationstechnologie schwerlich in Prozenten oder Euros ausdrücken. Einige Vorzüge liegen jedoch auf der Hand:

Zunächst ist IM ein sehr unmittelbares und informelles Kommunikationsmedium. So ist es beispielsweise geeignet, auf die Schnelle einen Termin zu klären oder dem Kollegen einen Link zu einem interessanten Artikel zukommen zu lassen. Diese unmittelbare Kommunikation ist vor allem für Unternehmen wichtig, bei denen Teams häufig standortübergreifend zusammenarbeiten und damit Effizienzgewinne direkt spürbar werden.

Weiterhin können Mitarbeiter durch die Presence-Funktionalität der Clients ersichtlich machen, ob sie für die Kollegen gerade erreichbar sind oder sein wollen. So kann IM dazu beitragen, vergebliche Kontaktversuche und Störungen zu verhindern. Denn so komfortabel es sein mag, sich per Chat kurzfristig zu koordinieren – in der heißen Projektphase bevorzugt man es doch, ungestört zu bleiben.

Neben der Möglichkeit, in Echtzeit textbasiert zu kommunizieren, bieten die gängigen Clients weitergehende, die Prozesseffizienz steigernde Funktionalitäten. So können die Mitarbeiter etwa Dokumente austauschen, an denen sie gemeinsam arbeiten. Während dies bei einer E-Mail mehrere Schritte erfordert – neues Mail-Dokument öffnen, Adresse und Betreff einfügen, Text verfassen, das Dokument anhängen und schließlich abschicken – wird der Versand bei IM-Programmen initiiert, indem das Dokument einfach auf das Dialogfenster gezogen wird.

Natürlich ist Instant Messaging kein kompletter Ersatz für E-Mails, Briefe oder Telefonate und soll es auch nicht sein. Vieles lässt sich nach wie vor am besten im persönlichen Gespräch klären. Aber es ist sinnvoll, sich rechtzeitig mit dem systematischen Einsatz und dem Potenzial dieser Technologie auseinanderzusetzen und eine Strategie zu entwickeln, wie mit ihr sinnvoll und vor allem sicher umgegangen werden kann. Bestenfalls lassen sich unternehmenstaugliche IM- und Presence-Lösungen mit anderen Anwendungen im Sinne von Unified Communications integrieren. Und nicht zuletzt macht eine moderne Kommunikationsinfrastruktur Unternehmen attraktiv für die High-Potentials der Generation Y.