Wenn der Stress im Arbeitsalltag überhand nimmt, heißt es erst einmal das Hamsterrad zu bremsen.

Von allen Seiten prasselt es heute auf Sie ein? Sie haben gefühlte 1.000 Bälle in der Luft? Und Sie merken: Alles schaffe ich heute nicht, jetzt geht es nur noch darum, die wichtigsten Dinge noch irgendwie zu erledigen. Doch gerade da fängt das Dilemma bereits an: Was ist das Wichtigste und wie arbeite ich so viel wie möglich ab? In solchen Situationen wird es schwierig zu entscheiden. Und das kostet Zeit. Hier meine Tipps. Doch lesen Sie nicht nur, sondern kreuzen Sie beim Lesen an, welche Vorgehensweise Ihnen gefällt und was Sie beim nächsten Mal anwenden wollen. Sie haben die Wahl:

• STOPP: Stellen Sie sofort alle Aktivitäten ein. Stehen Sie auf und je nach Stimmung und Möglichkeit stapfen Sie im Raum herum und bewegen Sie sich kräftig. Oder Sie schließen die Augen und atmen mindestens fünf Mal tief ein und aus.
• Sämtliche C-Aufgaben weg: Nehmen Sie alle C-Vorgänge unbesehen aus dem „Heute-Korb“. Einfach weglegen. Wenn Sie einen Ablagekorb „Diese Woche“ führen, unsortiert dort hinein. Für mehr haben Sie jetzt keine Zeit!
• B-Aufgaben sichten: Vielleicht können auch die untersten B-Aufgaben gleich beiseitegelegt werden? Entscheidungsfrage stellen: Muss es wirklich heute sein?
• Zwei Leitfragen stellen:
  
  
  • Welche meiner Tätigkeiten hat die größte Hebelwirkung für meinen Erfolg
  • Was ist meine Kerntätigkeit, für die ich bezahlt, anerkannt und gefördert werde?
    
    Nach diesen Kriterien alle anstehenden Aufgaben priorisieren, den Rest: terminieren, delegieren. Klappt gut für linkshirndominante Menschen.
    
    
• Erstellen Sie ein Mind-Map: Für rechtshirndominate Menschen ist das oft sowieso besser als eine Liste.
  
  
  • Alle Aufgaben in einem Mind-Map darstellen. Unterteilen Sie beispielsweise nach Tätigkeit (telefonieren, mailen …) oder Projekten. Diese Unterteilung wäre vor allem für Langstreckenläufer optimal.
  • Von „1 = damit fange ich an“ bis zur letzten Aufgabe durchnummerieren. Mit der „1“ zügig starten und abarbeiten, dann die „2“ bis zu Aufgabe „9“ oder wie viele Aufgaben auf Ihrem Zettel stehen.
  • Wenn das so nicht funktioniert, hier (auch für Sprinter), die Alternative: Kreisen Sie nur die drei wichtigsten Aufgaben ein. Notieren Sie eine 1, 2 und 3. Alternativ nehmen Sie verschieden farbige Textmarker.
  • Die gekennzeichneten Aufgaben 1, 2 und 3 abarbeiten.
  • Dann wieder die nächsten 1, 2, 3 auswählen und abarbeiten.
    
    
• Kümmere dich um die ViPs!
  
  
  • Drei Post-its nehmen und jeweils mit dickem Stift 1, 2, 3 notieren. Das sind Ihre ViPs, Ihre wichtigsten Positionen.
  • Alle Aufgaben nebeneinander legen und bei dem (gefühlt) wichtigsten Vorgang das Post-it mit der „1“ aufdrücken. Das ist Ihr wichtigster ViP. Dann die anderen Post-its vergeben, bis die 3 Nummern verteilt sind. Alles bis auf die „1“ kommt in den „Heute-Korb“.
  • ViPs 1 bis 3 in der festgelegten Reihenfolge zügig abarbeiten.
  • Zweite ViP-Runde mit 1, 2, 3 vergeben, Rest an die Seite, abarbeiten usw.
  
  
• Das „1-er-Prinzip“: Wann immer Sie Tage haben, an denen Sie Gefahr laufen, den Kampf gegen die Zeit zu verlieren, schalten Sie um auf das Prinzip mit der „1“. Besonders geeignet für linkshirndominante Menschen, nicht einfach, aber empfehlenswert für Langstreckenläufer.
  
  
  • Eine Minute pro Telefonat.
  • Eine Seite pro Brief schreiben.
  • Ein Mal den Brief Korrektur lesen.
  • Eine Kurznachricht statt langem Brief.
  • Eine Stunde pro Besprechung.
  • Eine Information recherchieren – und nicht mehr die nächsten Suchergebnisse überprüfen.
  • Eine/n Kollegen/Kollegin um seine/ihre Meinung oder Einschätzung fragen, nicht das gesamte Team.
  • Eine Aufgabe erledigen – und nichts kommt zwischen Sie und diese eine Aufgabe!
    
    
• Spielen Sie „Eisenbahn“: besonders geeignet für rechtshirndominante Menschen und Sprinter.
  
  
  • Je Vorgang ein Zettelchen mit kurzen Stichworten versehen z. B. „Angebot @ Schröder“ (Angebot an Herrn Schröder mailen).
  • Die Zettelchen auf dem Schreibtisch ausbreiten.
  • Dann schieben Sie die Zettelchen so lange hin und her, bis sie wie eine Eisenbahn in einer Reihe angeordnet sind. Die wichtigste Aufgabe ist die Lok und steht ganz vorne – startklar.
  • Den Zug gut sichtbar neben sich anordnen.
  • Die Lok ist die Aufgabe, mit der Sie anfangen, dann folgt der zweite Waggon, der dritte usw.
  • Kommen noch weitere Aufgaben während des Arbeitens dazu, Zettelchen schreiben und dem Waggon einen Platz geben.

Weitere Strategien bei Zeitproblemen. Diese Strategien sind vor allem für linkshirndominante Menschen gut umsetzbar. Fragen Sie sich bei den tagesaktuellen Aufgaben, ob Ihnen eine der Möglichkeiten Luft verschafft:

1. Was kann ich streichen?
2. Was kann ich delegieren? An wen?
3. Was kann ich verschieben? Wohin?
4. Was kann ich kürzen?
5. Bei was kann ich die Qualität reduzieren?
6. Wo und wie kann ich die Abläufe optimieren?

C-Aufgaben erledigen – vielleicht mit dem Zufallsprinzip?

Oftmals entziehen sich bestimmte Aufgaben ihrer Erledigung, nämlich die C-Aufgaben. Das sind die Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Sie rangieren gegenüber Priorität-A-Aufgaben (= heute und auf jeden Fall erledigen) und B-Aufgaben (wichtig, noch nicht fällig) weiter unten. Verschwinden die C-Aufgaben in Stapeln, löst das meist Schuldgefühle aus. Besser ist es, einen Termin zu vergeben und die Aufgabe dann auch abzuarbeiten – so macht es der linkshirndominante Mensch. Wenn das jedoch bei Ihnen „irgendwie“ nicht funktioniert, lesen Sie meine Tipps und suchen Sie sich die aussichtsreichsten oder vergnüglichsten Vorschläge heraus. Bitte wählen Sie:

• Das Zuhause der C-Aufgaben: Geben Sie Ihren C-Aufgaben einen einzigen, festen Platz, das Zuhause. Sie kommen alle in ein Fach, eine Mappe oder eine Hängemappe. Verwenden Sie die eindeutige Beschriftung „C-Aufgaben“.
• Pausen nutzen: Führen Sie eine Dauerliste mit C-Aufgaben, vielleicht sogar handschriftlich auf farbigem Papier. Diese C-Aufgaben erledigen Sie immer dann, wenn Sie unerwartete Wartezeiten oder etwas „Luft“ zwischendurch haben.
• Sehen Sie „gelb“: Alle C-Aufgaben kommen in gelbe Klarsichthüllen. Tragen Sie jetzt in Ihren Terminkalender für die nächsten vier Wochen völlig willkürlich zu freien Zeiten das Wort „gelb“ ein. An dem jeweiligen Tag arbeiten Sie zur eingetragenen Zeit 15 Minuten lang C-Aufgaben ab.
• Zwischenschieben: Erledigen Sie nach anspruchsvollen A- und B-Aufgaben kleine, leichte C-Aufgaben. Der Sprinter arbeitet sowieso am besten mit diesem Wechsel.
• Die gute Tat: Vor der Mittagspause und/oder vor Feierabend wird noch schnell eine C-Aufgabe erledigt. Das gibt ein gutes Gefühl. Jeden Tag.
• Nehmen Sie es sportlich: Schätzen Sie, wie lange Sie für die Erledigung brauchen. Dann versuchen Sie, die Zeit zu unterbieten.
• Legen Sie sich fest: Entscheiden Sie sich dafür, täglich zu einer bestimmten Zeit Ihre C-Aufgaben für die festgelegte Dauer zu erledigen. Egal, ob Sie Lust haben. Tun Sie es einfach. Doch nicht in Ihre „Prime-Time“ planen, vielleicht eher nach dem Mittagessen oder noch kurz vor Feierabend.
• Belohnung muss sein: Sie haben „brav“ die C-Aufgaben erledigt? Dann belohnen Sie sich erst einmal mit einem leckeren Tee oder Müsliriegel.
• Wenn sowieso alles „zerfleddert“ ist: Alle Kollegen haben ihr Telefon auf Sie umgestellt? Da ist kein ungestörtes Arbeiten möglich, aber kleine C-Aufgaben schafft man gut. Nach einer Unterbrechung knüpft man leichter als bei anspruchsvollen Aufgaben wieder an.
• Tipp Zufallsprinzip: Lassen Sie den Zufall entscheiden, welche Ihrer C-Aufgaben Sie bearbeiten. Da gibt es eine Menge Spielereien, die Ihnen (vor allem als rechtshirndominantem Menschen) helfen, C-Aufgaben wirklich zu erledigen, beispielsweise:
  
  
  • Legen Sie fest, dass Sie zum Beispiel die 11. Aufgabe erledigen, egal, welche es ist.
  • Würfeln Sie es aus: Sie würfeln beispielsweise eine „4“, dann nehmen Sie in Ihrem C-Aufgaben-Fach oder der C-Aufgaben-Dauerliste die 4. Aufgabe und erledigen sie.
  • Mischen Sie die C-Aufgaben und ziehen Sie „blind“ aus Ihrem Stapel einen Vorgang – das ist die C-Aufgabe, die jetzt dran ist.
  • Lassen Sie sich helfen: Bitten Sie jemanden, Ihnen eine Zahl zwischen 1 und 17 zu nennen (weil Sie schätzungsweise so viele C-Aufgaben in Ihrem Ablagekorb haben). Die genannte Zahl ist Ihr nächster Arbeitsauftrag.

Hilfe – so sagen Sie Rückständen den Kampf an

Derzeit schaffen Sie Ihre Aufgaben einfach nicht und einiges bleibt immer wieder liegen? Wenn das ein grundsätzliches Problem ist, überprüfen Sie Ihr Arbeitsaufkommen: Ist es überhaupt realistisch, dies zu schaffen? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, können Sie Aufgaben und Themen reduzieren oder ganz wegfallen lassen? Vielleicht kommen Sie nicht darum herum, ein Gespräch mit Ihrem Chef über Ihren Arbeitsbereich zu führen. Denn wenn die Arbeit dauerhaft nicht zu schaffen ist, dann hilft auch keine verbesserte Büroorganisation. Wie aber gehen Sie vor, wenn es wirklich nur ein zeitweiliger Stau ist? Vier Tipps helfen Ihnen, Rückstände systematisch abzubauen. Empfehlung für rechtshirndominante Menschen, falls das so nicht klappt: Suchen Sie sich in Ihrem Umfeld jemanden, der Sie bei den ersten beiden Punkten unterstützt.

1. Überblick verschaffen: Wenn Sie eine To-do-Liste führen, sollte sie von den Rückständen bereinigt werden. Listen Sie stattdessen auf einer DIN-A4-Seite sämtliche Arbeiten auf, mit denen Sie im Rückstand sind. Diese Liste zeigt deutlich, wo die Baustellen sind. Alle Unterlagen dazu kommen in eine separate Mappe, beschriftet mit „Rückstände“. Die Beschriftung unbedingt handschriftlich als Signal „nur vorübergehend, kein Dauerzustand!“.
2. Priorität und Dauer ermitteln: Betrachten Sie jede Aufgabe und konkretisieren Sie:
   
   
   • Kann ich diese Aufgaben delegieren? Wenn ja, sofort erledigen und die Aufgabe streichen.
   • Welche Priorität hat diese Aufgabe? Vergeben Sie eine eindeutige Priorität.
   • Wie lange dauert die Erledigung? Notieren Sie die geschätzte Erledigungsdauer. Ein Eintrag in Ihrer Rückstände-Liste könnte so aussehen: Textbaustein entwickeln für Mailanfragen/B/15 Minuten.
     
     
3. Reservieren Sie Zeit: Wenn es zu Rückständen gekommen ist, haben Sie sicher nicht plötzlich einen kompletten Arbeitstag zur Verfügung, um die Rückstände abzuarbeiten. Realistischer wird es sein, in kleinen Schritten vorzugehen. Planen Sie dazu täglich eine feste Zeit ein. Das kann eine Stunde am Morgen direkt nach Arbeitsbeginn sein, vor/nach der Mittagspause oder die letzte halbe Stunde vor Feierabend.
   
   Halten Sie diese Punkte ein:
   
   
   • täglich
   • gleiche Zeit
   • gleiche Mindestdauer
   • Reihenfolge ergibt sich aus der Priorität – bleiben Sie dran!
   
   
4. Woran lag‘s? Betreiben Sie Ursachenforschung, damit nicht erneut Rückstände entstehen. Stellen Sie fest, warum Sie mit welchen Aufgaben in Rückstand geraten sind. Mit der nachfolgenden Tabelle zeige ich Ihnen Aspekte, die typischerweise für Rückstände sorgen. Kreisen Sie Ihre persönliche(n) Ursache(n) ein.
   
   
   • fehlende Zeit
   • Perfektionismus
     
   • nicht Nein sagen können
     
   • fehlendes (Fach-)Wissen
     
   • Aufschieberitis
     
   • sich verzetteln
     
   • fehlende Informationen
     
   • Angst vor Versagen
     
   • Dinge nicht zu Ende bringen
     
   • unklarer Arbeitsauftrag
     
   • Schwatzen mit Kollegen
     
   • fehlende Motivation
     
   • Technik (fehlt, zu langsam, fehlerhaft)
     
   • Überschätzen/Unterschätzen des Aufwandes
     
   • zuviel Unterbrechungen

Bleibt noch die Frage der Konsequenz: Was müsste passieren, damit sich etwas ändert?

Brauchen Sie etwas Chaos im Büro?

Was ist, wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich durch einen perfekt aufgeräumten Schreibtisch regelrecht blockiert fühlen? Oder wenn Sie genau wissen, dass Sie auf Dauer diese Ordnung nicht aufrechterhalten können? Akzeptieren Sie, dass Menschen sehr unterschiedlich mit ihrer Organisation im Büro sind. Was der eine schon für einen perfekt aufgeräumten Schreibtisch hält, ist für den anderen immer noch unübersichtlich. Es gibt ein Gefühl von Grundordnung oder auch Grund-Unordnung, das für Sie passend ist. Hören Sie auf, sich dafür abzuwerten. Erlauben Sie sich Ihre geliebten Stapel, jedoch mit System. Beispielsweise so (nach Renate Schmidt und Pia Fohrer):

• Stapel 1: Das will ich erledigen.
• Stapel 2: Das lese ich in Kürze.
• Stapel 3: Darüber spreche ich mit anderen.
• Stapel 4: Das verschwindet demnächst in Ordnern.

Chaos ja, aber halten Sie sich bitte an die folgenden Regeln:

• Erlaubt sind höchstens fünf Stapel.
  
• Die Stapel sind in Postkörben.
  
• Die Stapel-Körbchen sind beschriftet.
  
• Und sie stehen nicht auf dem Schreibtisch.
  
• Ein Fingerbreit unterhalb der Oberkante des Körbchens ist die Deadline. Erreichen Ihre Unterlagen diese Marke, heißt es: Sofort abarbeiten.
  
• Spätestens zum Ende der Arbeitswoche heißt es: Abarbeiten.