Das tägliche Arbeitsaufkommen und auch die persönliche Form sind alles andere als konstant. In der Dynamik des Tagesgeschehens scheint es oft so, als käme wieder einmal alles zur gleichen Zeit. Die Unterlagen für den Kunden A müssen fertig werden, während Mitarbeiter B in einer dringenden Angelegenheit um Auskunft bittet. Gleichzeitig wollen Sie einen wichtigen Termin vorbereiten, und einen Raum weiter warten bereits die Kollegen darauf, dass Sie zum Meeting erscheinen. Dann sind da noch etliche E-Mails in Ihrem Postfach, die schon längst beantwortet sein sollten. Dummerweise haben Sie ausgerechnet die letzte Nacht schlecht geschlafen und fühlen sich heute wie gerädert. An Ihr lang geplantes Vorhaben, endlich den Schreibtisch aufzuräumen und die Unterlagen von mittlerweile vorvorletzter Woche zu ordnen, ist gar nicht zu denken. Es brennt an allen Ecken, und Sie haben gerade noch Zeit, das Allernotwendigste halbwegs in den Griff zu bekommen. Währenddessen liegen Ihre Nerven blank und sowohl die Freude an der Arbeit als auch die Qualität bleiben auf der Strecke. Ein Zustand, der früher oder später auf Kosten Ihrer persönlichen Motivation und der Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter geht und obendrein Ihre Souveränität untergräbt.

Wer es hier nicht schafft, rasch eine Änderung einzuleiten, riskiert berufliche Rückschläge und gesundheitliche Belastungen. Obendrein führt ein schlechtes oder gar nicht vorhandenes Zeitmanagement immer zu erheblichen Einbußen bei der persönlichen Souveränität. Dies wiederum kann der eigenen Reputation erheblichen Schaden zufügen. Es gibt also Gründe genug, sich ernsthaft mit der Thematik Zeitsouveränität zu beschäftigen.

Niemand hat Zeit, seine Unterlagen und den Schreibtisch aufzuräumen, aber alle haben Zeit zum Suchen.

Die meisten Menschen, deren Zeitmanagement aus den Fugen geraten ist, wissen ganz genau, dass vieles leichter von der Hand gehen würde, wenn es Ihnen nur gelänge, methodischer und strukturierter ans Werk zu gehen. An guten Vorsätzen in dieser Richtung mangelt es den wenigsten, doch an der Umsetzung hapert es gewaltig. Am Anfang steht oft der lapidare Satz: „Morgen räume ich meinen Schreibtisch auf.“ Schade nur, dass ständig etwas Unvorhersehbares dazwischenkommt oder die leidigen Umstände wieder einmal ungünstig waren. Ständig tauchen neue triftige Gründe auf, warum – so bedauerlich es auch ist – wieder nichts daraus wurde. Dann eben nächste Woche, oder übernächste – wenn nicht wieder etwas dazwischenkommt ... Das Resultat ist ein unbefriedigender Zustand, der Wochen, Monate, sogar Jahre anhalten kann. Währenddessen werden wichtige Arbeiten unkoordiniert oder nachlässig ausgeführt, sodass Sie immer mehr Zeit brauchen, um Fehler und Versäumnisse von gestern und vorgestern auszubügeln.

So gewinnen Sie die Hoheit über Ihre Zeit (zurück)

Der erste Schritt zu mehr Zeitsouveränität lautet: Übernehmen Sie die Verantwortung für sich und das eigene Handeln, anstatt auf widrige Umstände zu verweisen und immer neue Ausreden anzuführen. Wenn Sie sich hiermit einverstanden erklären, brauchen Sie nur noch anzufangen – und der Erfolg ist Ihnen sicher. Die Sache hat nur einen Haken: Beginnen Sie mit der Umsetzung nicht nächsten Monat oder nächste Woche und auch nicht morgen, sondern sofort!

Wichtig ist hier, dass Sie sich bewusst machen, dass es allein in Ihrer Verantwortung liegt, Ihre Zeiteinteilung, Ihr Arbeitspensum und sich selbst zu organisieren. Wenn Sie die Sache ernsthaft angehen wollen, dann gelten keine Ausreden mehr. Nachfolgend einige Tipps zur Umsetzung:

• Machen Sie jetzt den ersten Schritt, und räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf.
• Ordnen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien:
  -  unerledigt (noch zu bearbeiten)
  -  erledigt (Ablage)
  -  Pending (Wiedervorlage)
  -  Müll (vertikale Ablage)
  
• Sortieren Sie die unerledigten Aufgaben nach Prioritäten, und planen Sie die Erledigung dementsprechend. Die Prioritäten lassen sich ganz einfach ermitteln:
  -  Priorität A: Die Aufgaben sind wichtig und dringend
  -  Priorität B: wichtig, aber nicht dringend
  -  Priorität C: dringend, aber nicht wichtig
  -  ohne Priorität und ein Fall für den Müll: weder wichtig noch dringend
  
• Oder stellen Sie sich folgende Fragen, um den Aufgaben Prioritäten zuzuschreiben:
  - Was muss getan werden? = Aufgaben mit der Priorität A
  - Was soll getan werden? = Aufgaben mit der Priorität B
  - Was kann getan werden? = Aufgaben mit der Priorität C
  
• Den Stapel „Pending“, also die „schwebenden“ Aufgaben, können Sie in vier Bereiche unterteilen:
  - innerhalb einer Woche zu erledigen (es fehlen Ihnen Informationen, sonst hätten Sie es sofort erledigt, oder
    das  Dokument hat keine besondere Priorität)
  - innerhalb von zwei Wochen zu erledigen
  - innerhalb eines Monats zu erledigen
  - innerhalb von drei Monaten zu erledigen
  
• Reservieren Sie sich unbedingt Phasen, in denen Sie nicht gestört werden, damit Sie wichtige Aufgaben mit der Priorität A konzentriert erledigen können. Erklären Sie auch Ihren Mitarbeitern, warum Sie in dieser Zeit ungestört sein möchten und dass Sie dann auch für Kunden nicht zu erreichen sind. (Geben Sie Ihren Mitarbeitern dabei klare Zeitvorgaben.) Richten Sie sich diese störungsfreien Arbeitsphasen für die Tageszeit ein, an der Sie am leistungsfähigsten sind.
  
• Genießen Sie das gute Gefühl, einen strukturierten Arbeitstag und einen aufgeräumten Schreibtisch vor sich zu haben. Erkennen Sie selbst an, dass Sie einen wichtigen ersten Schritt erfolgreich absolviert haben. Das motiviert Sie, am Ball zu bleiben.
• Ziehen Sie eine Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresbilanz, damit Sie den Überblick behalten und Ihre Planung auf ihre Wirksamkeit überprüfen können. Wenn Sie Ihrer Planung hinterherhinken, kommen die unerledigten Aufgaben in die Planung des nächsten Tages oder der nächsten Woche.
• Bleiben Sie bei Ihrer Planung flexibel genug, um auf Unvorhergesehenes oder auf sich ändernde Prioritäten reagieren zu können. Planen Sie stets auch etwas Pufferzeit mit ein.
• Suchen Sie nach Störfaktoren und Zeitfressern, damit Sie etwas dagegen unternehmen können.
• Um Ihre Arbeit effektiv erledigen zu können, brauchen Sie nicht nur genug Zeit, sondern auch ausreichend Energie. Denken Sie deshalb daran, auch Ihre Energiereserven regelmäßig wieder aufzufüllen.

Souverän mit der zur Verfügung stehenden Zeit umzugehen, heißt vor allen Dingen, dass Sie selbst souverän über Ihre Zeit bestimmen können und diese sinnvoll nutzen, ohne sich von Zeitdruck und Zeitnot beherrschen zu lassen. Es heißt aber auch, dass Sie den Zugriff auf Ihr persönliches Zeitkonto an Prioritäten und persönliche Wertvorstellungen knüpfen. Doch gerade die Dringlichkeit von Aufgaben und Verpflichtungen verführt manche Menschen hin und wieder, die eigenen Grenzen zu überschreiten, denn Dringlichkeit vermittelt das Gefühl von etwas besonders Bedeutungsvollem. Doch etwas Dringendes muss gar nicht zwangsläufig wichtig sein. Überlegen Sie daher zweimal, welche Bedeutung dringende Aufgaben tatsächlich haben und ob sie es wert sind, einen gut strukturierten Ablauf durcheinanderzuwirbeln.

Anfangen ist das eine – Durchhalten das andere

Wie gesagt, eine große Hürde auf dem Weg zu mehr Zeitsouveränität ist das Anfangen. Es geht dann jedoch nicht nur darum, einmal über seinen Schatten zu springen, sondern auch darum, über Monate oder manchmal sogar Jahre hinweg ein und dasselbe Ziel mit konstanter Entschlossenheit zu verfolgen. Und gerade beim Durchhaltevermögen spielt uns die Psychologie einen Streich. Viele Zielsetzungen geraten nämlich nicht etwa infolge von Bequemlichkeit oder mangelndem Willen ins Stocken, sondern wegen eines ganz anderen Phänomens: Je größer der zeitliche Abstand zu einem Ereignis ist, umso weniger Bedeutung hat dieses Ereignis für uns. In unserer Wahrnehmung steigt die Wichtigkeit eines Ereignisses, je näher es rückt. Für langfristige Vorhaben und Aufgaben heißt das im Umkehrschluss, dass ein Ergebnis, weil es zeitlich noch sehr weit entfernt liegt, nur eine relativ geringe Bedeutung für uns hat. Gleichzeitig erscheinen uns alle akuten und kurzfristige Ereignisse weitaus wichtiger – folglich sinkt die Motivation, an den langfristigen Zielen zu arbeiten, und sie werden zugunsten der kurzfristigen Vorhaben leichtfertig aufgeben. So erscheint es uns dann nicht selten bedeutender, eine nahe liegende, aber eher unbedeutende Aufgabe zu erledigen, wie zum Beispiel die Anschaffung einer neuen Kaffeemaschine fürs Büro, als an einer langfristigen Strategie zu arbeiten und beispielsweise ein neues berufliches Fachgebiet zu erschließen. Dieses ursprüngliche Ziel rückt dann immer weiter in die Ferne. Ein Teufelskreis entsteht. Und häufig spüren wir erst im Nachhinein, dass auch die Summe der vielen kleinen Ereignisse, denen wir Vorrang gegeben haben, den Verlust des einen langfristigen Ziels nicht aufwiegt. Nur ist es dann oft schon zu spät.

11 Praxistipps, wie Sie Ihr Durchhaltevermögen stärken:

• Machen Sie sich bewusst, welche Bedeutung ein langfristiges Ziel wirklich für Sie hat, und bewerten Sie alle kurzfristigen Erfolge kritisch, die Sie von Ihren langfristigen Plänen abzubringen drohen.
• Führen Sie sich immer wieder die Vorteile des langfristigen Zieles vor Augen, und schauen Sie nicht nur auf die akuten Ereignisse.
• Welche kurzfristigen Erfolge verleiten Sie möglicherweise immer wieder dazu, langfristige Aufgaben abzubrechen?
• Haben Ihnen diese kurzfristigen Erfolge rückblickend betrachtet im Vergleich zum Verlust des langfristigen Zieles nachhaltige Vorteile eingebracht?
• Übernehmen Sie grundsätzlich selbst die Verantwortung für Ihr Handeln.
• Unterteilen Sie alle großen Projekte in kleine, überschaubare Teilstücke, um immer wieder erreichbare Nahziele zu haben und Zwischenerfolge feiern zu können.
• Wenn Sie sich eine Aufgabenliste erstellen, bedeutet dies noch nicht, dass die Arbeit damit schon getan ist! Die Planung ist erst die Vorstufe zur tatsächlichen Aufgabe.
• Sagen Sie sich selbst und anderen gegenüber auch einmal Nein, damit Ihnen nicht unaufhörlich kurzfristige Aufgaben in die Quere kommen. Oder delegieren Sie Arbeiten.
• Fangen Sie immer (!) pünktlich an, und lassen Sie keine Ausreden gelten.
• Planen Sie realistisch.
• Fangen Sie einfach in der Mitte an, wenn es mit dem Anfang nicht klappt.

Zeitfresser eliminieren

Ein anderer wichtiger Punkt des Zeitmanagements sind die sogenannten Zeitfresser oder Zeitdiebe. Dabei handelt es sich häufig eher um Kleinigkeiten, die jedoch immer wieder wichtige Zeitressourcen vernichten und in der Summe zum echten Problem heranwachsen können. Überprüfen Sie anhand der folgenden Aufzählung einmal, welche Zeitfresser Ihren Arbeitsalltag beeinträchtigen.

Die 10 häufigsten Zeitfresser:

• unnötige und ausufernde Meetings
• unklare Aufgabenstellungen
• unnötiges oder ineffektives Telefonieren
• allzu gesprächige Mitarbeiter oder Kollegen
• Aufschieben von Aufgaben und anschließende Hau-Ruck-Aktionen
• nicht Nein sagen können
• Ablenkungen
• ergebnislose Diskussionen und Prinzipienstreitereien
• schlechtes Aufgabenmanagement und unrealistische Zeiteinteilung
• Überperfektionismus

Wenn Sie den Zeitdieben das Handwerk legen und obendrein noch Strategien anwenden, um die eigenen Aufgaben effizienter zu gestalten und Ihre Zeit bewusst einzuteilen, können Sie – und dies ist keine Übertreibung! – künftig in sechs Stunden mehr bewältigen als zuvor in acht Stunden und die freigewordene Energie für ganz persönliche Zielsetzungen nutzen.

Machen Sie den Effizienz-Test:

• Ich kann meinen Mitarbeitern vertrauen und Ihnen einen Teil meiner Aufgaben übergeben.
• Ich entscheide frühzeitig, welche Aufgaben ich an Mitarbeiter delegiere.
• Umfangreiche Aufgaben werden mit klaren Zuständigkeiten und Zeitvorgaben an mehrere Mitarbeiter verteilt.
• Ich achte auf eine funktionierende Kommunikation mit den Mitarbeitern.
• Ich vergewissere mich, dass die Mitarbeiter meine Aufgabenstellungen verstanden haben.
• Für immer wiederkehrende Aufgaben lege ich Vorlagen, beispielsweise als Textbausteine, an, um Arbeitsergebnisse mehrfach nutzen zu können.
• Ich fasse Aufgaben gleicher Art zusammen, um Zeit zu sparen (Telefonate, Kundentermine, Meetings etc.).
• Eine angefangene Aufgabe bringe ich zu Ende, bevor ich mit der nächsten beginne.
• Ich achte darauf, möglichst nicht mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten, sondern mich auf eine Tätigkeit vollständig zu konzentrieren.
• Unangenehme Aufgaben verschiebe ich nicht.

Wie Sie sehen, bedeutet Zeitsouveränität weit mehr als das Einhalten von Terminen. Der souveräne Umgang mit Zeit hat viele Facetten. Doch wenn es Ihnen schließlich gelingt, Ihre Aufgaben und Ihre verfügbare Zeit gut zu strukturieren, Vorhaben konsequent zu verwirklichen, Zeitfresser auszuschalten und die vorhandene Zeit sinnvoll und effektiv zu nutzen, sind Sie auf dem besten Weg, echte Zeitsouveränität zu erlangen. Die Vorteile für Ihren Arbeitsalltag liegen auf der Hand. – Sie können nun mit der verfügbaren (Arbeits-)Zeit bewusst und sinnvoll umgehen, ohne dass die Zeit zum alles beherrschenden Faktor heranwächst. Sie können selbst über die Verwendung Ihre Zeit bestimmen.

Damit haben Sie die Möglichkeit, Zeitaufwendungen auch an persönliche Prioritäten und Wertvorstellungen auszurichten. Das ist gerade auch für den beruflichen Alltag von großer Bedeutung, denn es stärkt Ihr persönliches Engagement und Ihre Zufriedenheit, wenn Sie für Aufgaben, die Sie selbst für wichtig erachten, auch entsprechend viel Zeit aufwenden, um ungekehrt. Sachzwänge, methodische Notwendigkeiten, die Dringlichkeit von bestimmten Aufgaben und die Bedürfnisse von Mitmenschen sollen dabei natürlich nicht völlig außer Acht gelassen werden, sie sind jedoch nicht der alleinige Maßstab.

Dank eines souveränen Umgangs mit Zeit sind Sie auch in der Lage, ganz klar zwischen Arbeitszeit und Ruhephasen zu unterscheiden und auch der notwendigen Erholung einen angemessenen Platz zurückzugeben. Erholungsphasen sind für den persönlichen Umgang mit Zeit und für Ihren Energiehaushalt von immenser Bedeutung. Gönnen Sie sich deshalb ungedingt Pausen, die frei von Zeitdruck Raum schaffen für Nachdenken, Stille, Kreativität, In-sich-hinein-Hören, Entspannung und Muße. Das gibt Ihnen Kraft und Konzentration für die vor Ihnen liegenden Aufgaben und bietet einen wichtigen Ausgleich zum anstrengenden Arbeitsalltag. – Ihre Zeitsouveränität hilft Ihnen dabei, auch diese wichtige Zeit der Ruhe bewusst in Ihren Tagesablauf zu integrieren. Denn beim souveränen Umgang mit Zeit geht es nicht nur um Ihre Arbeit, sondern vor allen Dingen um Sie selbst.