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Pressemitteilung

Swissport nutzt Managed Email Archivierungs Service von Arcplace

Der Dienstleister für Airlines spart dank der Lösung zur revisionssicheren Email-Archivierung Zeit sowie Geld und vereinfacht Strukturen und Arbeitsabläufe
(PM) Zürich, , 05.05.2010 - Zürich, 5. Mai 2010 – Die Arcplace AG, Schweizer Dienstleister in den Bereichen Scanning-, digitale Archivierungs- und Backup-Lösungen, unterstützt die Swissport International AG, ein weltweit führendes Serviceunternehmen im Bereich Bodendienste und Luftfracht, mit einer Managed Email Archivierungslösung. Aufgrund der explosionsartig gestiegenen Anzahl der Emails sowie der verschärften und länderspezifischen Compliance Richtlinien benötigte Swissport ein leistungsfähiges und hochsicheres System zur Email Archivierung, das den gestiegenen Anforderungen gerecht wurde. Mithilfe der leistungsfähigen, benutzerfreundlichen und revisionssicheren Enterprise Vault Applikation von Symantec werden die aktuell über 3.000 Email Accounts des für Europa zuständigen Swissport Data Centers in Zürich archiviert. Das Email Archivierungssystem wird vor Ort von Experten der Arcplace AG betreut. Swissport ist so nicht gezwungen, selber in seine Hard- und Software zu investieren. Schrittweise erfolgt ein internationaler Ausbau des Systems. Die automatische Archivierung alter Daten sowie neue Such- und Wiederherstellungsfunktionen erleichtern nun das schnelle Auffinden und die problemlose Nutzung der Informationen.

Bisher wurden bei Swissport geschäftsrelevante Emails ausgedruckt und über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von mindestens 10 Jahren in Aktenordnern archiviert. Allerdings lag die Entscheidung über Art und Häufigkeit der Archivierung sowie die Auswahl der zu sichernden Emails weitgehend in der Verantwortung der Mitarbeiter, waren somit nicht standardisiert und schwer kontrollierbar. Dank der vollständig ausgegliederten, modernen Archivierungslösung von Arcplace ist dies nun anders. Sie arbeitet fast unmerklich im Hintergrund, lässt den Mitarbeitern fast jede Freiheit und macht gleichzeitig das Arbeiten und ganz besonders die Durchführung von Suchvorgängen oder das Einhalten von Compliance Vorschriften viel einfacher. Durch die Reduzierung des Datenvolumens und die Optimierung der Leistungsfähigkeit des Systems wird der unveränderbare WORM-Speicher optimal genutzt und nicht nur physisch Platz eingespart.

Arcplace setzte sich im Rahmen einer Ausschreibung gegen vier Mitbewerber durch, weil das Unternehmen über grosse Erfahrung mit umfangreichen internationalen Projekten, eine hochleistungsfähige Lösung sowie ein professionelles Service-Team verfügte und darüber hinaus auch noch ein sehr gutes Preis/Leistungsverhältnis bot. Zunächst wurde der Schweizer Experte von Swissport beauftragt, ein Strategiepapier für eine internationale Email Archivierungs-Policy zu erstellen und festzulegen, was, wann und für wie lange gesichert werden muss. Hierbei galt es vor allem die länderspezifischen rechtlichen Aspekte bezüglich Datenschutz und Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen.

In einem zweiten Schritt wurde der Managed Email Archivierungs Service eingeführt. Experten der Arcplace AG betreiben und überwachen den Service. Bruno Riesen, Vice President IT & CIO bei Swissport: „Es war für uns höchste Zeit, diese Lösung einzuführen. Sie erfüllt alle unsere Anforderungen und ist dabei nicht nur revisionssicher, sehr benutzerfreundlich, hochskalierbar und sehr leistungsfähig, sondern auch noch kosteneffizient. Arcplace ist genau der richtige Partner für diese Aufgabe. Sowohl die Professionalität und Effizienz von Arcplace, als auch der Service haben uns voll überzeugt. Statt Beschränkungen erlassen zu müssen, ermöglicht es uns die neue Lösung die Nutzung von Emails als Kommunikationsmittel zu maximieren.“

Nach und nach, und in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Länder, werden alle Ländervertretungen der Swissport an die neue Lösung angeschlossen, bis das gesamte internationale Netzwerk mit der Managed Email Archivierungs Lösung von Arcplace arbeitet.
Zu einem späteren Zeitpunkt ist nach der Archivierung der Emails auch die Archivierung von Files geplant.

Robbert Spierings, Managing Director der Arcplace AG, äussert sich sehr zufrieden zum Verlauf des Projekts: „Die Herausforderungen das Projekts waren zum einen die technische Umsetzung und zum anderen die Beachtung und Umsetzung der Email Richtlinien der zahlreichen betroffenen Länder. Es galt einen Kompromiss zu finden, zwischen dem, was die Juristen für nötig erachteten und dem was das Business braucht. Dieser Prozess, eine theoretische Strategie in eine praktische Lösung umzusetzen, war nicht immer einfach, aber genau das macht dieses internationale Projekt so spannend und das Erreichen unseres Ziels so befriedigend. Darüber hinaus war die Zusammenarbeit mit dem Team von Swissport International in der Sache ungemein konstruktiv und von der Atmosphäre her sehr angenehm.“
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Frau Wibke Sonderkamp
Münchner Straße 14
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Die Arcplace AG ist ein Schweizer Dienstleister in den Bereichen Informationsmanagement und digitale Archivierung für Unternehmen. Durch die Kombination neuester Technologie mit innovativen Servicemodellen, wie Online oder Managed Services, ist ...
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