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Pressemitteilung

Livit automatisiert mit Arcplace die Kreditorenrechnungsverarbeitung

Immobilienspezialist automatisiert mithilfe von Arcplace die Belegverarbeitung und Archivierung in der Kreditorenbuchhaltung
(PM) Zürich, 17.11.2011 - Die Livit AG optimiert mit Hilfe des Schweizer IT-Dienstleisters Arcplace ihre arbeitsintensive, papierbasierte Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung. Durch die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitungslösung von Arcplace kann die Buchhaltung die jährlich circa 200‘000 papierbasierten Lieferantenrechnungen elektronisch verarbeiten. Die umfassende Lösung führt nicht nur in der Buchhaltung und Bewirtschaftung zu einer Zeit- und Kostenersparnis, sondern ermöglicht nun auch die elektronische und rechtskonforme Ablage (Archivierung) der Kreditorenrechnungen. Ausserdem ermöglicht die Lösung eine effiziente Kontrolle aller Abläufe und gewährleistet damit eine hohe Revisionssicherheit.

Die Livit AG, eine hundertprozentige Tochter der Swiss Life, ist seit knapp fünfzig Jahren im Real Estate Management tätig und Ansprechpartner sowie Dienstleister für alle Anliegen rund um Immobilien. Die über 360 Mitarbeiter der Livit bieten an den neun Schweizer Standorten ganzheitliche Lösungen für etwa 115‘000 vermietete Objekte und erwirtschaften damit jährlich rund 40 Mio. CHF Handelsvolumen. „Um die Verarbeitung der mit wachsender Unternehmensgrösse kontinuierlich ansteigenden Zahl von Lieferantenrechnungen zu vereinfachen, haben wir uns für die Einführung der elektronischen Verarbeitung und Archivierung der Kreditorenrechnungen entschieden. Arcplace ist dabei unser Wunschpartner. Die Zusammenarbeit mit Arcplace ist immer zielführend und angenehm“, kommentiert Martin Rauber, Abteilungsleiter Immobilienbuchhaltung bei Livit.

In einer ersten Phase konfigurierte und implementierte Arcplace für Livit eine Lösung zur Digitalisierung aller Papierrechnungen und deren Einbindung in einen Kreditoren-Workflow sowie deren rechtskonforme Archivierung. Die täglich per Briefpost eingehenden Kreditorenrechnungen werden nun jeweils im Arcplace Scanning Center mit Hochleistungsscannern eingelesen, dabei automatisch extrahiert und validiert. Trotz sehr hoher Erkennungsrate werden die Daten noch einmal durch erfahrenes Arcplace Scanning-Personal geprüft, wo nötig ergänzt und schliesslich für Livit bereitgestellt. Die Kreditorenbuchhaltung der Livit erhält täglich die eingescannten Rechnungen und extrahierten Daten über eine sichere Verbindung und speist sie in ihren internen Kreditoren-Workflow ein. Nach der elektronischen Prüfung und Genehmigung werden die Rechnungen zur Zahlung angewiesen und danach automatisch und rechtskonform digital archiviert. In einer weiteren Phase werden auch E-Rechnungen und Rechnungen im „PDF“-Format in den Verarbeitungs-Workflow integriert werden.

„Mit über 200'000 Rechnungen pro Jahr, weit über 2'000 Buchhaltungen und knapp 300 direkt involvierten Mitarbeitern lag die grösste Herausforderung in der korrekten Steuerung des Rechnungsflows. Die Erarbeitung des Detailkonzepts und die enge Zusammenarbeit während der Realisierung mit Arcplace haben wesentlich zur erfolgreichen Einführung der Lösung in der Livit beigetragen. Die gewünschte Entlastung für die Bewirtschaftung war vom ersten Tag nach Einführung spürbar, und die Lösung wird als einfach in der Anwendung wahrgenommen“, zieht Martin Rauber ein positives Fazit des Projekts.

„Der Markttrend im Bereich Kreditorenrechnungsverarbeitung geht immer mehr in Richtung elektronischer Verarbeitung mit Teil-Outsourcing von nicht Kernkompetenzen. Unser Service- und Lösungsportfolio erlaubt uns, dies unseren Kunden anzubieten. Für die Kreditorenrechnungsverarbeitung können wir Scanning, Workflow und Archivierung entweder als In-House Lösung oder als Service offerieren“, so Robbert Spierings, Managing Director der Arcplace, und er fügt an: „Wir haben uns sehr gefreut, dass sich Livit für unsere Hybrid Lösung (Scanning bei Arcplace, Workflow und Archivierung beim Kunden) entschieden hat“.
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Herr Robbert Spierings
Wiesenstrasse 14
8008 Zürich
++41 -44-260 80 00
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