Eine Aktionsliste beschränkt sich auf das Wesentliche und kann daher – trotz  ihres geringen Aufwandes – dabei helfen, auch größere Aufgabenpakete übersichtlich zu verteilen und mit Zielvorgaben zu verknüpfen. Eine solche Aktionsliste – auch Maßnahmenplan genannt – ist eine Tabelle, die alle wesentlichen Informationen enthält, um Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter im Unternehmen zu delegieren.

Die Aktionsliste kommt bei Qualitätsmanagemen-Beauftragten (QMB) üblicherweise in Projektsitzungen und sonstigen Teambesprechungen zum Einsatz, also immer dann, wenn es darum geht, konkrete Maßnahmen zu planen und umzusetzen.

Vorteile einer QM-Aktionsliste

Der Nutzen einer Aktionsliste erschließt sich aus der Erfahrung, die wohl fast jeder Qualitätsmanagement-Beauftragte in seinem Berufsleben bereits gesammelt hat, wahrscheinlich auch Sie: Wenn Sie im Laufe einer Teambesprechung Aufgaben verteilt haben, bedeutet dies noch lange nicht, dass alle Teilnehmer wissen, wer was bis wann erledigen zu erledigen hat.
Wenn Sie als Teamleiter dann Tage oder Wochen später nachfragen, ob die Aufgaben erledigt worden sind, stellt sich oftmals heraus, dass:

• nicht klar war, wer im Einzelnen für die Aufgaben verantwortlich war. Sie hören dann Aussagen wie: „Ich hatte das so verstanden, dass Frau Schulze das erledigt!“
• die einzuleitende Maßnahmen zwar beschrieben waren, aber der Zweck nicht klar geworden ist, so dass die Aufgabe zwar erledigt worden ist, aber letztlich zu keiner Verbesserung geführt hat.
• kein Termin für die Erledigung gesetzt wurde. Sie bekommen dann vielleicht zu hören: „Ich dachte es reicht, wenn das bis zum Monatsende erledigt ist!“

Solche Missverständnisse binden im besten Fall nur unnötig Ressourcen. Sie können Ihr Unternehmen aber auch wichtige Zeit und/oder viel Geld kosten und im schlimmsten Fall sogar haftungsrechtliche Konsequenzen haben, wenn Sie rechtlich geforderte Maßnahmen nicht rechtzeitig umsetzen und es zu einem Schadensfall kommt.

Welche Informationen eine Aktionsliste beinhalten sollte

Um derartige Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie bei der Erstellung der Aktionsliste darauf achten,  dass diese folgende Informationen enthält:

• Laufende Nummer: Sie dient zur Identifikation der Maßnahmen.
  
• Maßnahme: Zunächst beschreiben Sie die Arbeitsaufgabe stichwortartig, z.B. „Autoreifen wechseln“.
  
• Erwartetes Ergebnis: Das erwartete Ergebnis der Maßnahme ist für Sie als Qualitätsbeauftragten wichtig, damit auch später noch klar ist, welches Ziel mit der Maßnahme verfolgt wird. Die Maßnahme „Autoreifen wechseln“ kann das Ziel haben, im Herbst auf Winterbereifung umzustellen, sie kann aber auch das Ziel haben, anlässlich des abgefahrenen Profils die Verkehrssicherheit wiederherzustellen. Also lautet das erwartete Ergebnis entweder „Winterbereifung ist aufgezogen“ oder „Reifen sind verkehrssicher“. Allerdings könnte diese Bemerkung bereits in die Formulierung der Maßnahme aufgenommen werden. Dies ist jedoch bei komplexeren Maßnahmen oftmals nicht möglich, zumal dann, wenn die Vorgehensweise bei der Umsetzung der Maßnahme noch nicht feststeht.
  
• Verantwortlichkeiten: Sie sollten immer einen Verantwortlichen oder eine Verantwortliche benennen. Sind mehrere Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut, so sollten Sie nur einen Hauptverantwortlichen benennen, da nur so sichergestellt ist, dass die Verantwortung nicht zwischen mehreren Mitarbeitern wandert und sich letztlich keiner verantwortlich fühlt.
  
• Erledigungstermin: In dieser Spalte ist das Datum einzutragen, bis zu dem die Maßnahme erledigt sein soll. Die Frist muss realistisch sein. Ansonsten wirkt eine Aktionsliste demotivierend auf die Mitarbeiter.
  
• Status: Hier trägt der für die Maßnahme Verantwortliche regelmäßig den Status, also den Grad der Aufgabenerfüllung ein. Dabei ist es sinnvoll, folgende Kennzeichnungen zu verwenden:
  
  1. X:            zu 25% erledigt,
  2. XX:          zu 50% erledigt,
  3. XXX:        zu 75% erledigt,
  4. XXXX:      erledigt.

Was beim Einsatz der Liste beachten sollten

Damit Sie als Qualitätsmanagement-Beauftragter eine Aktionsliste als Werkzeug zur Delegation von Aufgaben und Aufgabenpaketen effektiv einsetzen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Beginnen Sie mit der Erstellung der Aktionsliste bereits während der Teamsitzung und nicht etwa erst danach. Nur während der Sitzung können Sie mit den Teilnehmern abstimmen, welche Aufgaben übernommen werden sollen und bis wann Sie zu erledigen sind. Delegieren Sie Aufgaben nur mit dem Einverständnis der verantwortlichen Mitarbeiter. Aufgaben können somit nur an Anwesende delegiert werden.
• Machen Sie möglichst mit einem Beamer oder auf einer Pinwand die Aktionsliste für alle Teilnehmer sichtbar, so dass diese sofort widersprechen können, falls missverständliche Formulierungen in der Aktionsliste niedergelegt worden sind.
• Händigen Sie die Aktionsliste in Kopie an die Teilnehmer aus oder versenden Sie sie per E-Mail. Darüber hinaus ist es möglich, so genannte Endlos-Aktionslisten zu pflegen, in denen regelmäßig neue Maßnahmen ergänzt werden. Solche Aktionslisten sollten Sie im Intranet ablegen, damit alle Verantwortlichen ihre Aufgaben jederzeit verfolgen können.
  Bedeutung von Aktionslisten bei der Netzplan-Erstellung

Der Begriff Aktionsliste wird auch im Zusammenhang mit der Erstellung von Netzplänen verwendet. Hier werden, ausgehend von einem Strukturplan, in einer Aktionsliste alle Vorgänge für ein Projekt in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Außerdem werden die benötigten Zeiträume sowie die vorherigen und nachfolgenden Vorgänge aufgelistet. Die Aktionsliste hat in der Netzplantechnik somit eine andere Bedeutung.

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