In der Bewerbungsphase bemühen sich Unternehmen meist sehr um die zukünftigen Mitarbeiter. Die Kandidaten fühlen sich wie auf Händen getragen. Doch kaum ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, lässt diese Fürsorge oft schlagartig nach. Ein gravierender Fehler: Die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag ist entscheidend für die Atmosphäre der weiteren Zusammenarbeit. Fühlt sich der neue Mitarbeiter in dieser Zeit allein gelassen, prägt dies das Bild des zukünftigen Arbeitgebers auf lange Sicht.

Denn der Antritt einer neuen Stelle geht in vielen Fällen mit sozialen Veränderungen einher. Der Mitarbeiter und seine Familie müssen den Umzug organisieren, sich in einer neuen Stadt zurechtfinden und einen Berg Bürokratie bewältigen. Muss der Mitarbeiter all dies allein stemmen, bleiben Vorfreude und Motivation für die neue Stelle auf der Strecke und er bereut möglicherweise seine Entscheidung. Bemüht sich das Unternehmen aber von Anfang an, den neuen Mitarbeiter aktiv bei der Integration in sein neues Umfeld zu unterstützen, entsteht eine emotionale Bindung an das Unternehmen – und ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Bei dieser Integration – HR-Fachleute sprechen vom Onboarding – geht es nicht nur um eine fachliche Integration und somit um eine Verkürzung der time-to-productivity, sondern um eine Gesamteinbindung des neuen Kollegen. Besonders wichtig ist dabei eine durchgängige Kommunikation. Viele Unternehmen verfügen jedoch nicht über die Ressourcen, um neue Mitarbeiter schon vor der Arbeitsaufnahme zu betreuen. Hier kann eine IT-Lösung Unterstützung leisten, da sie eine Automatisierung und Strukturierung der Onboarding-Prozesse ermöglicht und somit den Aufwand für das Unternehmen minimiert. In jedem Fall sollten Arbeitgeber ihren neuen Mitarbeitern bei der Integration von Anfang an zur Seite stehen:

1. Betriebliche Integration

Um die Vorfreude auf die neue Stelle in Motivation am Arbeitsplatz umzuwandeln, sollten Arbeitgeber ein sogenanntes „Welcome-Paket“ anbieten. Dies enthält z.B. ein Mitarbeiterhandbuch sowie einen Ablaufplan der ersten Tage. Zudem sollten organisatorische Aufgaben, wie das Ausfüllen von Formularen oder Anträgen oder die Übermittlung von EDV-Passwörtern, schon im Vorfeld erledigt werden. Dadurch werden die ersten Tage möglichst wenig mit administrativen Aufgaben belastet. Auch die Einführung in die fachliche Arbeit sollte schon vor dem 1. Arbeitstag beginnen. Hierzu zählen die Bereitstellung relevanter Dokumente, erste (telefonische) Kontakte mit den direkten Kollegen oder die Einführung in noch unbekannte IT-Anwendungen, z.B. mittels eines Webinars.

2. Soziale Integration

Mit der neuen Stelle wird der neue Mitarbeiter Teil eines neuen Teams. Ein Willkommensgruß der neuen Kollegen per Video oder E-Mail hilft dabei, den neuen Mitarbeiter frühzeitig ins Team zu integrieren und ein Zugehörigkeitsgefühl entstehen zu lassen. Zudem sollte der neue Kollege bereits zu Mitarbeiter-Events eingeladen werden, die in der Zeitspanne zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag stattfinden. Sollte das Unternehmen sportliche Aktivitäten, Weiterbildungsmaßnahmen oder besondere Freizeitaktivitäten anbieten oder sich sozial engagieren, tut die HR-Abteilung gut daran, den neuen Arbeitnehmer auch darüber zu informieren. Er kann auf diese Weise Kontakte zu den Kollegen knüpfen und tritt mit Motivation und Vorfreude seinen neuen Job an.

Genauso wie die soziale Integration im Team ist die Unterstützung bei der Integration im privaten und familiären Umfeld ein wichtiger Faktor beim Onboarding. Eine Liste mit Schulen und Kindertagesstätten, Informationen zu Umzugsunternehmen und Handwerkern vor Ort sowie Adressen für Amtsgänge und ggf. Sprachkurse sind schnell und einfach zusammenzustellen und helfen dem neuen Mitarbeiter beim Aufbau eines neuen sozialen Geflechts. Auch Empfehlungen und Erfahrungsberichte von zukünftigen Kollegen, die sich als Ansprechpartner zur Verfügung stellen, können hilfreich sein.

Weiche Faktoren wie eine starke Mitarbeiterbindung haben harte Faktoren im War-for-Talents längst abgelöst. Dabei geht es nicht allein ums „Nett-sein“, sondern um enorme betriebswirtschaftliche Interessen. Besteht eine starke Bindung seitens des Arbeitnehmers, identifiziert sich dieser auch in einem hohen Maß mit dem Unternehmen. Der Mitarbeiter arbeitet dann effizienter, ist motivierter und bleibt dem Unternehmen mit seinem Know-how lange erhalten. Darüber hinaus ist er weit weniger empfänglich für Abwerbeversuche und Angebote von Headhuntern. Die optimale Mitarbeiterbindung mündet in die so genannte ‚Mitunternehmerschaft’. Mitarbeiter fühlen sich für das Unternehmen und dessen Erfolg verantwortlich und handeln ebenso verantwortungsvoll wie ein Unternehmer. Besonders für den Mittelstand ist dies enorm wichtig.

Onboarding entfaltet seine Wirkung aber nicht nur intern. Wie ein Unternehmen mit seinen Mitarbeitern umgeht, spricht sich stets herum, und das Unternehmen gewinnt ein positiveres Image, wird also für potenzielle Bewerber attraktiver. Ein positiver Kreislauf wird in Gang gesetzt.

Ein strukturiertes Vorgehen ist aber nicht nur beim Onboarding enorm wichtig. Auch die Unterstützung von Veränderungsprozessen im „Employee Life Cycle“ bestehender Mitarbeiter fördert die Bindung an das Unternehmen. Ob Versetzung, Beförderung, Umstrukturierung, Elternzeit oder Auslandsaufenthalt – alle anfallenden Aufgaben können mit einer IT-Lösung abgebildet und umgesetzt werden.