Regel 1: Ziele definieren

Ehe Weiterbildungsangebote gebucht oder erstellt werden, muss zuerst der Schulungsbedarf der Mitarbeiter ermittelt werden, um individuelle Entwicklungsziele festzulegen. Ausgangspunkt sind hierbei die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens und die Qualifikationen, die zur Erreichung dieser Ziele benötigt werden. Anschließend wird auf Geschäftsführungsebene der übergeordnete Weiterbildungsbedarf definiert, der dann auf Abteilungsebene konkretisiert und umgesetzt werden muss. Bei der Planung sollten soweit möglich auch Ideen und Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Denn wenn das Team bei der Wahl der Inhalte ein Mitspracherecht hat, wirkt sich das positiv auf die Motivation aus.

Regel 2: Strategisch planen

Schulung und Weiterbildung bringen nur dann den gewünschten Erfolg, wenn sie ziel- und bedarfsgerecht sind. Unternehmen sind gut beraten, wenn sie bei der Planung prüfen, ob das vermittelte Wissen für ihre Mitarbeiter wirklich relevant ist. Auch der richtige Zeitpunkt ist wichtig. Eine Schulung zu einem Projekt, das erst in einem halben Jahr startet, sollte auch erst kurz vorher durchgeführt werden. Um gute Lernvoraussetzungen zu schaffen, muss auch die Vermittlungsform auf die Mitarbeiter abgestimmt sein. Nicht jeder sitzt gern in einem Kurs mit 30 Teilnehmern. Manche Mitarbeiter ziehen das eigenständige Lernen vor, zum Beispiel mit E-Learning-Programmen. Im Idealfall wird in Schulungen und Weiterbildungen nicht nur fachliches Wissen vermittelt, sondern parallel auch die soziale Kompetenz – die sogenannten „Soft Skills“ – ausgebildet.

Regel 3: Zentral steuern

Damit Weiterbildungsmaßnahmen die größtmögliche Wirkung entfalten, müssen diese von zentraler Stelle koordiniert werden. In einer wachsenden Zahl von Unternehmen übernehmen Personalentwickler diese Aufgabe. Sie stimmen den Schulungs- und Weiterbildungsbedarf mit dem Management ab, definieren in regelmäßigen Abständen die Entwicklungsziele und unterstützen die Mitarbeiter in ihrer individuellen Entwicklung. Fehlt eine solche zentrale Steuerung und Verwaltung, ist es schwierig, den Überblick zu behalten und Prozesse effizient zu strukturieren. Der Personalentwickler steht in ständigem Kontakt mit den Mitarbeitern. Wird beispielsweise beim Seminar X die Kompetenz des Kursleiters wiederholt bemängelt, wird nach Alternativen gesucht.

Regel 4: Wissen archivieren

Die meisten Unternehmen vergessen, Weiterbildungsunterlagen und Lerninhalte zu archivieren oder anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Dies ist ein großer Fehler: Mitarbeiter, die eine Schulung oder ein Training absolviert haben, können ihr Wissen und ihre Erfahrungen an die Kollegen weitergeben, z.B. in Form eines Webinars oder über firmeninterne Netzwerke. Das fördert die Motivation und setzt neue Impulse frei. Gleichzeitig können auf diese Weise deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert werden. Es sollte daher generell geprüft werden, welche Lerninhalte das Unternehmen wiederverwenden bzw. selbst bereitstellen kann und an welchen Stellen ein externer Anbieter dazugeholt werden muss.

Regel 5: Lernsysteme einführen

Der technische Fortschritt und die Globalisierung stellen Arbeitgeber vor neue Herausforderungen. Unternehmen können nur Schritt halten, wenn sie Schulung und Weiterbildung gezielt planen, Prozesse strukturieren und Inhalte zentral verwalten und bereitstellen. Tabellen und Kalender reichen dafür nicht mehr aus. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf IT-Lösungen, sogenannte „Learning Management-Systeme“. Diese Software-Lösungen sorgen für eine weitgehende Automatisierung des Weiterbildungsmanagements. So werden beispielsweise die hinterlegten individuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter den Unternehmenszielen gegenübergestellt. Darauf aufbauend wird ein individuelles Weiterbildungsprofil erstellt.

Das Ziel von Schulung und Weiterbildung ist eine win-win-Situation. Die Angestellten erweitern ihre Kenntnisse und Fähigkeiten, was ihnen neue berufliche Perspektiven eröffnen kann, während das Unternehmen mit besser qualifizierten Mitarbeitern seine Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit verbessert. Darüber hinaus wird die Bindung an das Unternehmen gestärkt und die Motivation erhöht, wenn Mitarbeiter sich weiterbilden können und die Möglichkeit haben, sich zu entwickeln.