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News, 01.02.2007
Geschäftliche E-Mails
neue EU-weite Kennzeichnungspflicht!
Seit Anfang diesen Jahres gilt innerhalb der Europäischen Union eine neue Kennzeichnungspflicht für E-Mails. Unternehmen, die diese nicht beachten, drohen Abmahnungen.
Zum 1. Januar 2007 das „Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister” (EHUG) in Kraft getreten, das auch Änderungen bei den Bestimmungen zu den Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen enthält. Während die bisherigen Regelungen zu den Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen nicht eindeutig formuliert waren, stellen die Änderungen nun eindeutig klar, dass diese Vorgaben auch in geschäftlichen E-Mails gelten. Von der „neuen“ Kennzeichnungspflicht für E-Mails betroffen sind dabei

::: Einzelkaufleuten (§ 37a HGB),
::: Personenhandelsgesellschaften wie z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG (§§ 125a, 177 a HGB),
::: Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§ 35a GmbHG),
::: Aktiengesellschaften (§ 80 AktG),
::: Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG, § 125a HGB),
::: Genossenschaften (§ 25a GenossenschaftsG).

Ebenso davon betroffen ist die englische „Private Company Limited by Shares“ (Ltd.), da diese mit einer deutschen GmbH vergleichbar ist. Obschon Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, nicht direkt von diesen Änderungen berührt werden, könnten sich für diese ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften ( z.B. § 15b GewO) ableiten.

Wie der Gesetzgeber im Rahmen seiner Gesetzesbegründung zum Ausdruck bringt, markiert die Änderung jedoch keine Ausweitung beziehungsweise Verschärfung der bisherigen Rechtslage. So handele es sich „lediglich um eine Klarstellung“ im Hinblick darauf, dass „der Begriff ,Geschäftsbriefe\' nicht nur die klassischen Geschäftsbriefe (...) umfasst, sondern auch Geschäftsbriefe per Telefax, Postkarte, E-Mail etc.“

Anwendungsbereich

Wie aus dem Gesetz hervorgeht, betrifft die Kennzeichnungspflicht nur solche E-Mails, die „an einen bestimmten Empfänger gerichtet” sind und damit alle jene geschäftlichen Mitteilungen, die an eine individuell bezeichnete (natürliche oder juristische) Person adressiert sind wie dies zum Beispiel bei

::: Angeboten
::: Auftragsbestätigungen
::: Rechnungen
::: Mängelrügen
::: Lieferscheinen
::: Kündigungserklärungen etc.

der Fall ist. Unklar und damit strittig ist, ob auch solche E-Mails, die (wie beispielsweise Newsletter) über einen (elektronischen) Verteiler versandt werden, unter diese Kennzeichnungspflicht fallen. Da jedoch unabhängig davon durch das seit 1. Januar 2007 gültige Telemediengesetz (TMG) für E-Mails auch andere, teilweise weitergehende Vorgaben definiert sind, sollten vorsorglich alle an externe Empfänger gerichteten geschäftlichen E-Mails die Pflichtangaben enthalten.

Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails

Einhergehend mit der Ergänzung der bisherigen Formulierung zur Kennzeichnungspflicht bei Geschäftsbriefen um den Passus „gleichviel welcher Form\" müssen alle an einen bestimmten Empfänger adressierten, geschäftlichen E-Mails folgende Pflichtangaben enthalten:

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Generelle Pflichtangaben für Einzelkaufleute, Personenhandelsgesellschaften,
GmbHs, AGs, Partnerschaftsgesellschaften und Genossenschaften
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:: den vollständigen Firmennamen, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen ist

::: Rechtsform (z.B. GmbH, KG, etc.)

::: Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige \"Hauptsitz“

::: Registernummer (des Unternehmens, nicht einer Zweigniederlassung)

::: Registergericht (des Unternehmens, nicht einer Zweigniederlassung)

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Zusätzlich Pflichtangaben für GmbHs
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::: alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen

::: (falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen

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Zusätzlich Pflichtangaben für AGs
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::: alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen, wobei der Vorstandsvorsitzende als solcher zu bezeichnen ist

::: ausgeschriebener Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden

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Zusätzliche Pflichtangaben für Genossenschaften
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::: alle Vorstandsmitglieder mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen

::: (falls vorhanden) der Aufsichtsratsvorsitzende mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen

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Zusätzliche Pflichtangaben für GmbH & Co. KG
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::: Alle Pflichtangaben wie bei der GmbH (Komplementär-GmbH)

::: Alle Pflichtangaben wie bei der KG

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Pflichtangaben für eine Zweigniederlassung einer Limited (Ltd.)
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::: vollständiger Firmenname

::: Sitz, Register und Nummer der inländischen Zweigniederlassung (vollständige Adresse)

::: Sitz, Register und Nummer der ausländischen Gesellschaft (vollständige Adresse)

::: Rechtsformzusatz (Limited oder Ltd.)

::: ausgeschriebene Vor- und Zunamen der Geschäftsführer (director)

Generell gilt es dabei zu beachten, dass die Angaben in der E-Mail deutlich lesbar sein müssen und ein bloßer Link auf das Impressum der eigenen Website nicht ausreichen dürfte. Gleichermaßen kritisch zu betrachten und deshalb abzuraten ist die Übermittlung der Pflichtangaben in Form einer angehängten Visitenkarte.

Um eine unternehmensweite Einhaltung der Pflichtangaben im Rahmen des über E-Mails abzuwickelnden Geschäftsverkehrs sicherzustellen, sollten Unternehmen serverseitig entsprechende Einstellungen vornehmen und dies zum Anlass nehmen, auch automatisierte E-Mail-Prozesse (beispielsweise Bestätigungsmails im Online-Vertrieb und Service) auf ihre Gesetzeskonformität zu überprüfen.

Wenngleich eine schuldhafte Unterlassung der vorgeschriebenen Kennzeichnungspflicht nicht strafbar ist, kann diese vom Registergericht mit einem Zwangsgeld (bis zu 5000 EUR) durchgesetzt werden und darüber hinaus zivilrechtliche Ansprüche Dritter auslösen. Weiterhin kann eine Verletzung dieser Pflichten einen Wettbewerbsverstoß darstellen und geschäftstüchtige, auf Abmahnungen spezialisierte Rechtsanwälte auf den Plan rufen, wie schon Verstöße gegen die Impressumpflicht für Website-Betreiber gezeigt hat.

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