(PM) Ostfildern, 22.04.2013 - Elektronische Dokumente sind fester Bestandteil von Geschäftsprozessen und können hinsichtlich der Rechtssicherheit für Unternehmen von großer Bedeutung sein. Wie vor allem die über eine Verfahrensdokumentation fixierte revisionssichere Archivierung von elektronischen Rechnungen, die als Nachweis gegenüber dem Fiskus dienen kann. Doch nur 17 % der Unternehmen, die ein DMS einsetzen, haben es zertifiziert und 1/3 der befragten Unternehmen integrieren keine Verfahrensdokumentation, wie eine aktuelle Studie des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) zeigt. Das Dokumentenmanagement-System agorum® core wurde seitens einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft, die bestätigte, dass agorum® core Pro bei sachgerechter Anwendung eine den GoB und GDPdU entsprechende Rechnungslegung ermöglicht.

Möchten Unternehmen elektronische Dokumente rechts- und revisionssicher archivieren, so gilt es gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Hierfür ist agorum® core Pro in der Version 7.0 ausgelegt: Mit dem Dokumentenmanagement-System lassen sich laut Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, bei sachgerechter Anwendung, für die Steuerbehörde relevante Dokumente gesetzeskonform nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) revisionssicher archivieren. Dazu gehört aber auch, dass die dokumentenbasierten Prozesse in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Die vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation beschreibt alle Vorgänge der Rechnungsbearbeitung im Unternehmen, z.B. dass die Rechnungsbearbeitung protokolliert und als Kopie gespeichert werden muss. Dabei gilt: Die bearbeiteten, gespeicherten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, das heißt lesbar sein. Die Finanzbehörde kann so im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit nachvollziehen, welche Bearbeitungsvorgänge vorgenommen wurden. Diese Anforderung erfüllt agorum® core durch eine automatisierte Versionierung der Dokumente. Mittels einer einsehbaren Historie kann jederzeit festgestellt werden, wann und von wem ein Dokument geändert wurde. Außerdem ermöglicht agorum® core, Archiv-Flags zu setzen, die verhindern, dass Original-Rechnungen in der Datenbank geändert, verschoben oder gelöscht werden können.

Die im Dokumentenmanagement-System abgelegten Belege können jederzeit durch Verknüpfungen in verschiedenen Akten, wie Rechnungs-, Lieferantenordner oder einem extra Bereich, für den Steuerprüfer sichtbar gemacht werden. Zudem ermöglicht agorum® core, die Daten auf einen externen Datenträger zu brennen, um sie bei Bedarf an das Finanzamt zu übermitteln.

Weitere Funktionen der Archivierung mit agorum® core sind: individuelle Workflows zur Rechnungsprüfung mit Prüfpfad und die Möglichkeit, Dokumente im Archiv mit einem Löschdatum zu versehen, damit sie nach Ablauf des Datums automatisch gelöscht werden können.

Weitere Informationen zur revisionssicheren Archivierung:
www.agorum.com/startseite/produkte/produktuebersicht-dms-ecm-agorum-core/pruefbericht.html

Weitere Informationen zum Unternehmen:
www.agorum.com/