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News, 03.12.2013
DMS/ECM Trend Report 2014
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) erobern Mittelstand
Die Nachfrage nach Lösungen zur effizienten und rechtssicheren Bewältigung der Informations- und Datenflut in mittelständischen Unternehmen boomt: Nach einer Studie plant rund jeder zweite Mittelständler aktuell Investitionen in Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM)-Anwendungen.
Im Kontext Dokumentenmanagement und Content Management unter anderem ein Top-Thema ist der mobile Zugriff auf Dokumente und sonstige digital gespeicherte Daten.
Im Kontext Dokumentenmanagement und Content Management unter anderem ein Top-Thema ist der mobile Zugriff auf Dokumente und sonstige digital gespeicherte Daten.

Document und Enterprise Content Management-Systeme, kurz DMS bzw. ECM, stehen bei mittelständischen IT-Entscheidern weiterhin ganz oben auf den IT-Agenden. Das geht aus einer aktuellen Untersuchung des Beratungs- und Marktforschungsunternehmens SoftSelect in Zusammenarbeit mit den Softwarehäusern Saperion AG, Bernhard Starke GmbH und ITyX AG hervor. Gefragt sind der Erhebung nach vor allem Lösungen für klassisches Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung und Business Process Management (BPM), also die Analyse, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dabei sind viele Mittelständler längst über das Neuling-Stadium hinaus: Knapp die Hälfte setzt bereits entsprechende Systeme ein.

„Waren DMS-/ECM-Lösungen vor einer Dekade noch vornehmlich Großunternehmen vorbehalten, hat sich DMS mittlerweile dank vieler schlüsselfertiger Lösungen mit einem schnellen ROI auch im Mittelstand flächendeckend durchgesetzt“, so Lutz Varchmin, Vertriebsleiter beim ECM-Softwarespezialisten Saperion AG und einer der Initiatoren der Untersuchung. „Mit den neuen Lösungen und Technologien, insbesondere in der Cloud, werden die Anwender zukünftig noch produktiver und flexibler mit ihren Dokumenten arbeiten können.“

Top-Themen: Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung

Handelsbedarf besteht vor allem im Hinblick auf das Dokumentenmanagement: Knapp jedes zweite Unternehmen (47 %) plant in den kommenden drei Jahren, ein DM-System zu implementieren oder eine bereits bestehende Lösung zu erweitern. Zweitmeistgenanntes Investitionsfeld ist das Thema revisionssichere Archivierung. Hier haben 44 Prozent der Mittelständler im 3-Jahreshorizont bereits Investitionen in neue oder vorhandene Lösungen geplant. Auf Platz 3 im Ranking der IT-Agendapunkte stehen Lösungen zur Workflow-Steuerung und –Optimierung (41 %), dicht gefolgt von den Themen E-Mail-Archivierung (38 %), Anlage und Verwaltung elektronischer Akten (37 %) und Rechnungseingang (37 %) Auf den weiteren Plätzen der geplanten IT-Investitionen im DMS- und ECM-Umfeld folgen die Themen Posteingang (31 %), mobiler Zugriff auf Dokumente, Daten, E-Mails und sonstige Inhalte (26 %), Formularmanagement (23 %), Collaboration/Groupware (10 %) und Output-Management (8 %).

Cloud-basierten ECM-/DM-Anwendungen stoßen noch auf große Skepsis

Die Option, statt in ein neues oder bereits bestehendes DMS zu investieren, Dokumente, Daten und sonstige digitale Inhalte in einer Cloud-Umgebung abzulegen und zu managen, kommt für die meisten Mittelständler derzeit jedoch nicht in Frage. Grund hierfür ist in erster Linie die Sorge um die Sicherheit der Daten. So sehen 85 Prozent der Mittelständler derzeit Cloud Computing Services als nicht genügend sicher an.  „Die Skepsis gegenüber Cloud Computing und das Auslagern von Daten ist weiter gewachsen und erhält durch die jüngsten Enthüllungen um die Spionagepraktiken von Geheimdiensten neue Nahrung“, so Softselect. Die Folge: Lediglich ein Prozent der Unternehmen nutzen derzeit DM-/ECM-Anwendungen in Public (öffentlichen) Cloud-Umgebungen. Immerhin acht Prozent der Mittelständler ziehen den Umstieg auf eine Cloud-basierte Lösung zumindest ab dem Zeitpunkt in Betracht, wenn dies in wirtschaftlicher Hinsicht sinnvoll erscheint, und weitere sechs Prozent, wenn entsprechende Cloud-Angebote die erforderliche Rechtssicherheit bieten.

Größte Nutzenfaktoren von ECM/DM: Effizienz und Compliance

Haupttreiber für den Einsatz von Dokumentenmanagement-Lösungen sind der Erhebung nach der effiziente Zugriff auf Unternehmensdaten und sonstige Informationen (88 %) sowie Compliance-Anforderungen, also die Umsetzung und Einhaltung rechtlicher Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrung von Daten und Informationen (87 %). Daneben versprechen sich die Unternehmen durch ECM-/DM-Anwendungen vor allem einen höheren Schutz und eine bessere Nachvollziehbarkeit sensibler Informationen (84 %), eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams und Mitarbeitern (77 %) und beschleunigte Prozesse( 69 %). Weitere genannte Nutzenfaktoren im Kontext ECM/DM:  der mobile Zugriff auf Daten und Informationen (41 %), eine Reduktion der Kosten (33 %) und eine höhere Datenqualität (31 %).

Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit stehen an oberster Stelle

Bei der Auswahl entsprechender Softwarelösungen stehen Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle. Noch wichtiger als möglichst umfangreiche Funktionalitäten und niedrige Gesamtbetriebskosten ist für die IT-Entscheider, dass die Oberfläche leicht verständlich und somit für die Endanwender intuitiv bedienbar ist. In der Tat, so die Erfahrung aus vielen von SoftSelect begleiteten Softwareauswahlverfahren, ist die Akzeptanz der Nutzer für den Erfolg eines DMS-/ECM-Projekts von entscheidender Bedeutung.

Der DMS Trend Report 2014 (37 Seiten) ist im November 2013 erschienen und kann unter http://www.softselect.de/it-studien/dms-trend-report-2014 kostenfrei angefordert werden.

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