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Pressemitteilung

Automatisierte Inventurabwicklung mit SAP bei der H. & E. Reinert Westfälische Privat-Fleischerei GmbH

Bei der H. & E. Reinert Westfälische Privat-Fleischerei GmbH wurde die Inventur bisher mit handschriftlichen Listen durchgeführt. Eine mobile Lösung, die mit dem SAP-System kommuniziert, sollte dieser fehleranfälligen Arbeitsweise ein Ende setzen.
(PM) Martinsried, 22.05.2013 - Ziel des Projektes war es, den Inventuraufwand bei gleichzeitiger Fehlervermeidung zu minimieren. Inventurbelege sollten direkt aus dem SAP-System auf einfachem Wege an die mobilen Geräte übertragen werden können. Das Erfassen der Bestände erfolgt über die Mitarbeiter in Produktion und Lager via Scan-Prozess. Abschließend soll es möglich sein, die Daten mit dem bestehenden SAP-System abzugleichen. Zudem wünschte sich H. & E. Reinert ein flexibles System, das auch für weitere Bereiche genutzt werden kann.

Ausgangssituation mit „Papier-Listen“

Zur Durchführung einer Inventur wurden bisher im SAP-System Inventurbelege erzeugt, als Papier-Listen ausgedruckt und an die verantwortlichen Mitarbeiter verteilt. Diese zeichneten dann die Mengen des physischen Bestandes handschriftlich auf. Danach wurden die Listen zentral gesammelt und manuell in das SAP-System eingegeben. Abschließend erfolgte der Bestandsabgleich mit dem SAP-System sowie die Buchung. Unzählig viele Listen mussten von den Mitarbeitern manuell bearbeitet werden.

Anforderungen an eine automatisierte Inventurabwicklung

Eine neue, mobile Softwarelösung sollte diese Probleme lösen. Daher war H. & E. Reinert auf der Suche nach einem System, das Inventuren zukünftig möglichst einfach, fehlerfrei und mit nur geringem Arbeitsaufwand abwickelt. Im Vordergrund stand dabei die Anbindung an das bestehende SAP-System. Besonders wichtig war auch, dass die Daten automatisch von SAP an das mobile Gerät übertragen und abschließend abgeglichen werden können. Die Mengen sollten über einen Scan-Prozess mobil erfassbar sein. Ferner sollte es auch möglich sein, die bereits erfassten Mengen am mobilen Gerät manuell nachzubearbeiten. Schließlich waren für die neue Lösung noch das Zusammenfassen der Unterpositionen sowie eine Protokolldatei zur Kontrolle der durchgeführten Erfassung bedeutsam.

Entscheidung für die Inventurlösung mit MembrainPAS

H. & E. Reinert startete das Projekt „Inventurabwicklung“ aufgrund einer Anforderung des Tochterunternehmens Sickendiek. Die Entscheidung für Membrain lag auf der Hand. Herr Brinkmann, Projektverantwortlicher IT-Mitarbeiter bei H. & E. Reinert erläutert die Gründe, die für MembrainPAS sprachen: „Neben der einfachen SAP-Integration überzeugte vor allem der standardisierte Prozess. Für MembrainPAS spricht zudem, dass es schnell installiert, flexibel und unternehmensweit einsetzbar und zudem kostengünstig und mit nur geringem Projektaufwand umsetzbar ist.“

Inbetriebnahme des neuen Systems

In der Testphase wurden zunächst die Prozesse & Abläufe aus der Produktion und dem Lager sowie die Anforderungen der Mitarbeiter aufgenommen. Für die Kennzeichnung definierten Mitarbeiter die Barcodeinhalte der Produktionsetiketten. Membrain passte die Standardlösung durch Customizing an die Bedürfnisse von H. & E. Reinert an und integrierte das bestehende SAP-System. Der MembrainRTC-Server steuert dabei die Prozesse im Hintergrund. Anschließend testeten Mitarbeiter von H. & E. Reinert das neue Inventur-System.

Ablauf der automatisierten Inventur mit mobilen Geräten

Zunächst werden im SAP-System Inventurbelege, sortiert nach Werk, Lagerort und Zähldatum, erzeugt. Über eine Puffertabelle werden die Daten durch das SAP-System bereitgestellt und in das mobile Gerät geladen. Der Inventur-Mitarbeiter erfasst die Ist-Bestände vor Ort, also im Lager bzw. in der Produktion durch Scannen mit Hilfe der mobilen Geräte. Eine evtl. Mengenkorrektur kann manuell am mobilen Gerät vorgenommen werden. Im Anschluss daran werden die Unterpositionen zusammengefasst, die erfassten Mengen in das SAP-System zurückgesendet und abgeglichen. Durch den On /Offline-Modus ist es den Mitarbeitern möglich, zügig und unterbrechungsfrei zu arbeiten, auch bei unterschiedlichen Umgebungsbedingungen (in Bereichen ohne Funkabdeckung). Durch das Zwischenspeichern der Daten werden Verbindungsabbrüche, Datenverluste oder Doppelbuchungen ausgeschlossen. Die Inventur-Anwendung ist zuverlässig und die Abläufe einfach für den Anwender; die Oberflächen übersichtlich und benutzerfreundlich. Eine durchgängige Rückverfolgbarkeit sowie Transparenz und die Speicherung von Daten sind zu jeder Zeit gewährleistet. Die Inventur kann nun zu jeder Zeit und ohne großen Aufwand von jedermann schnell und fehlerfrei durchgeführt werden.

Auf diese Weise konnte die H. & E. Reinert Westfälische Privat-Fleischerei GmbH ein in der Handhabung für die Inventurdurchführung einfaches, mobiles System mit einheitlicher SAP-Integration etablieren. Der Inventuraufwand für die Mitarbeiter wurde erheblich reduziert und die Abläufe wesentlich vereinfacht. „Das System ist unternehmensweit einsetzbar, die Kosten minimal und die Inventur wird praktisch fehlerfrei durchgeführt. Zudem haben wir die Zusammenarbeit als sehr angenehm empfunden und hatten von Anfang an das Gefühl, dass unsere Anforderungen vom Entwickler-Team verstanden und auch kompetent umgesetzt werden“, berichtet Herr Brinkmann.
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