Auf wenigen Quadratzentimetern, am besten in Scheckkartengröße, repräsentiert die Visitenkarte Sie oder Ihr Unternehmen. Nicht nur Namen und Titel, sondern auch Stil, Geschmack und Corporate Identity bringt sie zum Ausdruck. Sie vermittelt den ersten Eindruck und entscheidet deshalb auch innerhalb von Sekunden über den Verlauf einer Geschäftsbeziehung.

Der richtige Augenblick

Halten Sie bei einem ersten Geschäftskontakt Ihre Visitenkarten in ausreichender Menge immer griffbereit. Der Ranghöchste einer Gruppe von Geschäftspartnern erhält die Karte zuerst. Ist die Hierarchie nicht eindeutig zu erkennen, verteilen Sie Ihre Karte der Reihe nach. Schauen Sie Ihrem Gegenüber dabei in die Augen. Auch Smalltalk auf einer lockeren Veranstaltung kann eine Geschäftsbeziehung anbahnen. In diesem Fall tauschen Sie die Visitenkarten erst während oder am Ende des Gesprächs aus. In Deutschland gibt es keinen eindeutigen richtigen Zeitpunkt für die Übergabe: Es kann am Anfang, in der Mitte oder am Ende eines Gesprächs sein. Bitte überreichen Sie die Karte stets so, dass der Gesprächspartner die Karte nicht umdrehen muss.

Visitenkarten zur persönlichen Ansprache nutzen

Das Überreichen von Visitenkarten signalisiert Interesse an einem weiteren Kontakt. Karten entgegen zu nehmen, ohne die eigene anzubieten, gilt als unhöflich. Ebenso, sie ungelesen in die Hosentasche zu stecken. Studieren Sie den Inhalt der Karte zuerst gründlich und lassen Sie sie während des Geschäftstermins vor sich auf dem Tisch liegen. Das erleichtert zudem die namentliche Ansprache während des Gesprächs.

Zusatzinformationen über den Gesprächspartner verlocken geradezu, sie auf die Rückseite der Karte zu notieren. Es ist jedoch eine Frage der Höflichkeit, dies zumindest vor den Augen des Gegenübers, der sie Ihnen überreicht hat, nicht zu tun. Nach dem Termin können Sie wichtige Informationen, wie Ort und Anlass des Treffens, immer noch darauf festhalten.

Andere Länder – andere Sitten

Auf eine Geschäftsreise ins Ausland empfiehlt es sich, zweisprachige Visitenkarten mitzuführen. Übergeben Sie die Karte immer mit der für Ihren Geschäftspartner verständlichen Sprache nach oben zeigend. In Japan und China ist mit der Übergabe der Visitenkarte eine ganz besondere Zeremonie verbunden: Sie überreichen die Karte mit beiden Händen. Eine Verbeugung – ohne dem Gegenüber in die Augen zu blicken – unterstreicht den Respekt voreinander. Bitte nehmen Sie die Karte ebenfalls mit beiden Händen und einer kleinen angedeuteten Verbeugung in Empfang und lesen diese ausführlich. Es ist nur ein Ritual der Höflichkeit, wenn Sie vom Gesprächspartner etwa hören: „Oh, ich habe von Ihrem großen Namen gehört.“ Während die Visitenkarten in Japan sehr bald nach dem ersten Smalltalk ihre Besitzer wechseln, tauschen Polen sie erst nach Ende des Gesprächs diskret und vor allem nicht am Verhandlungstisch aus.

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