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Fachartikel, 29.10.2014
Business Process Automation (BPA)
Mittels Automatisierung von Geschäftsprozessen Kosten sparen
Automatisierte Geschäftsprozesse überwinden das Silodenken in Unternehmen, erzeugen Verantwortung und schaffen Transparenz. Wer Struktur in seine Prozesse bringt, vermeidet Informations-Chaos und steigert dank reaktionsfähiger Mitarbeiter die Kundenzufriedenheit.

Unter der Automatisierung von Geschftsprozessen (oft auch als Anglizismus unter BPA – Business Process Automation zu finden) versteht man Strategien, die ein Unternehmen nutzt, um zum Zweck der Kostendmpfung Prozesse zu automatisieren. Liest man diese Definition stellen sich direkt einige Fragen.

  • Warum automatisieren?
  • Welche Prozesse knnen berhaupt automatisiert werden?
  • Welche Prozesse sollten automatisiert werden?
  • Worin liegt die Kostenersparnis?
  • Besonderheiten in kleinen und mittelstndischen Unternehmen

Warum automatisieren?

Die Automatisierung von Geschftsprozessen untersttzt Unternehmen dabei, ihre Ressourcen gezielt fr die Aufgaben einzusetzen, die eine direkte Auswirkung auf den Umsatz haben. „Teure“ Mitarbeiter sollten sich nicht mit langwierigen, kleinteiligen Aufgaben beschftigen mssen. Allein dadurch lassen sich Kosten senken und Fehler reduzieren – ergo die Arbeitsqualitt und sogar Produktionskapazitten steigern. Die Automatisierung sollte weiterhin das Ziel haben, die Unternehmensablufe simpler zu gestalten und sowohl den Kundenservice zu verbessern, als auch die Innovationsfhigkeit eines Unternehmens zu frdern. Darber hinaus sichert die Automatisierung von Geschftsprozessen die Weiterfhrung dieser, auch wenn einer der im Prozess beteiligten Mitarbeiter z.B. krankheitsbedingt ausfllt, da alle Schritte klar hinterlegt sind. So knnen die Prozessaufgaben schnell bernommen werden.

Welche Prozesse automatisieren?

Betrachten wir die Prozessautomatisierung anhand eines weitverbreiteten Beispiels. Die jhrlich wiederkehrende Erstellung des Geschftsberichtes einer AG bindet viele Ressourcen. Verschiedenste Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen mssen zahlreiche Schritte mit festen Abschlussterminen durchfhren, um den Geschftsbericht insgesamt fertigstellen zu knnen. Dazu gehren:

  • Durchfhren der Inventur
  • Feststellen der Abschreibungen
  • Risikobewertung der Forderungen
  • Erfolgsermittlung
  • Kontenabschluss, Kontenbersicht, Feststellung
  • Prfung durch externen Wirtschaftsprfer, Freigabe, Absschlussbericht
  • Erstellen des Jahresabschlussberichtes fr den Druck, Korrekturschleifen, Drucklegung, Termingerechter Versand an die Aktionre
  • uvm.

Wann sollte automatisiert werden?

Manche Prozesse, wie Kundenservice oder Vertrieb erfordern eine menschliche Note, um erfolgreich zu sein, und sollten deshalb nicht vollstndig automatisiert werden. Automatisiert werden knnen jedoch Prozesse, die:

  • Wiederholt umgesetzt werden sollen – die Erstellung des Geschftsberichts ist zwar nur einmal im Jahr fllig, aber die Erstellung verschiedener anderer Drucksachen, wie Rechnungen oder Angebots-Flyer, ist sicher eine der wiederholt anfallenden Aufgaben in Unternehmen. Hier lassen sich beispielsweise einzelne Schritte planen, die dann automatisch durchlaufen, Mitarbeiter werden automatisch informiert, wenn etwas fr sie zu tun ist (wie z. B. Freigaben), Checklisten-Dokumente fr die Erfolgskontrolle oder Kostenauswertung lassen sich hinterlegen, uvm. Grundstzlich lassen sich insbesondere tgliche oder wchentliche Prozesse ideal automatisieren.

  • Einfach sind – denn sie knnen sehr schnell und effektiv automatisiert werden. Noch lohnenswerter in Bezug auf Zeit- und Kostenersparnis ist jedoch die Automatisierung komplexer und unstrukturierter Prozesse. Mit moderner Prozessmanagementsoftware ist die Planung, Automatisierung und Anpassung solcher Prozesse auch ohne Programmierkenntnisse schnell und einfach umsetzbar.

  • Niedrigere Automatisierungskosten erzeugen, als Kosten fr die manuelle Umsetzung. blicherweise kostet die Entwicklung von Automatisierungsanwendungen mehr, als den Prozess hndisch zu erledigen, sofern es sich um eine einmalige Aktion handelt. Erst bei wiederholten Prozessen ergeben sich Kosteneinsparungen. Die Kosten fr die Anschaffung moderner Prozessmanagementsoftware amortisieren sich allerdings sehr schnell, wenn man deren Leistungsumfang und das damit einher gehende Einparungspotenzial betrachtet.

Prozesse, die in jedem Fall automatisierungswrdig sind, sind z. B. Arbeitszeiterfassungsbgen, die noch im Papierformat erstellt werden, die Bons eines Einzelhndlers, der diese jeden Abend in Papierformat ausdruckt oder Lieferantenrechnungen, die jeden Monat hndisch ins Buchungssystem eingegeben werden.

Die Automatisierung von Unternehmensprozessen untersttzt:

  • Die Ersichtlichkeit des Prozessmanagements: Manuelle, Papier-basierte Prozesse in elektronische, automatisierte Prozesse zu verwandeln ermglicht es Unternehmen, komfortabel die Unternehmensergebnisse im Bereich der Brovorgnge zu kontrollieren, zu bewerten und zu verbessern. So bringt die Automatisierung Verantwortlichkeit und Transparenz ins Unternehmen whrend fortlaufen Mglichkeiten zur Verbesserung des Prozessmanagements aufgezeigt werden.

  • Die Reduzierung von Betriebsrisiken: Die Automatisierung von Geschftsprozessen kann die rechtlichen und regulatorischen Risiken vermindern, indem Inhalte ordentlich klassifiziert und gespeichert und somit zu Compliance-Zwecken einfach zugnglich gemacht wird. Direkte und versteckte Kosten, Zeitverschwendung und der Verlust oder die falsche Ablage von Dokumenten lassen sich reduzieren und vermeiden.

  • Die Steigerung von Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit: Die Verringerung manueller, zeitintensiver, wiederholter Aufgaben im Management von Geschftsprozessen kann zu einer Steigerung der Produktivitt und Effizienz fhren, da Mitarbeiter die Schwerpunkte ihrer Arbeit von Aufgaben mit wenig Auswirkung auf das Geschftsergebnis auf solche verlegen knnen, die strategischer sind und zum Abschluss von Projekten beitragen. Direkter Zugang zu Informationen kann berdies die Reaktionsfhigkeit und somit die Zufriedenheit von internen und externen Kunden erhhen.

  • Die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens: In den meisten Unternehmen haben sich einzelne Mitarbeiter, Abteilungen und die untersttzenden Technologien mit der Zeit zu separaten Informationssilos entwickelt, was es extrem schwierig macht, gemeinsame Inhalte im gesamten Unternehmen gemeinsam zu nutzen. Die Automatisierung von Inhalten untersttzt einheitliche Prozesse und reproduzierbare Ergebnisse, die die Informationssilos durch Unternehmens-Plattformen und -Anwendungen ersetzen, wodurch die Zusammenarbeit in Fleisch und Blut bergeht.

Worin liegt die Kostenersparnis?

Natrlich gibt es dazu Ausnahmen, aber in den allermeisten Fllen liegen die Einsparungen im Zeitaufwand und in der Erhhung der Produktivitt der Mitarbeiter, deren Ressourcen durch die Automatisierung fr andere / wichtigere Aufgaben freigesetzt werden. Die Kosten fr das Humankapital sind und bleiben schlielich die teuerste Geschftsausgabe.

Fortschrittliche Prozessmanagement-Software kann die Automatisierung von Geschftsprozessen effizient untersttzen, z. B. durch flexible, ohne IT-Aufwand mgliche Anpassungen oder On-the-fly-nderungen durch moderne Datenbanktechnologien wie Graphdatenbanken. Viele Software-Tools sind mittlerweile Cloud-basiert und ermglichen die nahtlose, unternehmensweite Verknpfung von Personen, Daten und Routineprozessen fr die optimale Steuerung tglicher Prozesse. Die gesamten Inhalte werden zentral an einem Ort gespeichert und sind flexibel verfgbar. Hochautomatisierte Workflow-Applikationen ersetzen die unproduktive Vorgangsverfolgung per Email oder Tabellenkalkulation, und die Steuerung des Tagesgeschfts wird transparenter und bersichtlicher.

Besonderheiten in kleinen und mittelstndischen Unternehmen (KMU)

Auch in KMU hat die Automatisierung des Prozessmanagements das Ziel, Aufgaben und Ablufe elektronisch so aufzubereiten, dass deren verbesserte Kontrolle und Bewertung ermglicht werden. Den Unternehmen wird so die Mglichkeit gegeben, sich zu strukturieren und fr den stetigen Wandel und steigenden Wettbewerbsdruck im Markt zu wappnen.

Auch wenn es anfnglich so aussehen kann, als wrde der Einsatz von professioneller Prozessmanagementsoftware vom kleinen oder mittelstndischen Unternehmer einen groen Aufwand einfordern oder gar ein finanzielles Loch in seine Taschen reien, lsst sich der Return on Investment der Prozess-Automatisierung, wie beispielsweise bei der meist unstrukturierten Auftragsabwicklung, schnell ermitteln.

Zu beachten ist in KMU, dass sich aufgrund der geringen Mitarbeiteranzahlen oftmals eine Umfassendheit der Ressourcen ergibt, durchaus eine hohe Flexibilitt vorhanden ist und Prozesse aufgrund der Selbstorganisation meist recht stabil sind. Aber gerade hier kann die Gefahr lauern: insbesondere dann, wenn das Unternehmen wchst, knnen meist nicht mehr smtliche Prozesse von den Akteuren berblickt werden. Sptestens dann lohnt sich die Automatisierung von Geschftsprozessen auch fr KMU.

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ZUM AUTOR
ber Claudia Ketzer
Comindware GmbH
Claudia Ketzer verantwortet das Marketing für DACH bei Comindware GmbH, die Software der neuen Generation für adaptive Geschäftsprozessverwaltung, Workflow-Automatisierung und prädiktives Projektmanagement entwickelt. Durch die ...
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