Unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen (oft auch als Anglizismus unter BPA – Business Process Automation zu finden) versteht man Strategien, die ein Unternehmen nutzt, um zum Zweck der Kostendämpfung Prozesse zu automatisieren. Liest man diese Definition stellen sich direkt einige Fragen.

• Warum automatisieren?
• Welche Prozesse können überhaupt automatisiert werden?
• Welche Prozesse sollten automatisiert werden?
• Worin liegt die Kostenersparnis?
• Besonderheiten in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Warum automatisieren?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ressourcen gezielt für die Aufgaben einzusetzen, die eine direkte Auswirkung auf den Umsatz haben. „Teure“ Mitarbeiter sollten sich nicht mit langwierigen, kleinteiligen Aufgaben beschäftigen müssen. Allein dadurch lassen sich Kosten senken und Fehler reduzieren – ergo die Arbeitsqualität und sogar Produktionskapazitäten steigern. Die Automatisierung sollte weiterhin das Ziel haben, die Unternehmensabläufe simpler zu gestalten und sowohl den Kundenservice zu verbessern, als auch die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens zu fördern. Darüber hinaus sichert die Automatisierung von Geschäftsprozessen die Weiterführung dieser, auch wenn einer der im Prozess beteiligten Mitarbeiter z.B. krankheitsbedingt ausfällt, da alle Schritte klar hinterlegt sind. So können die Prozessaufgaben schnell übernommen werden.

Welche Prozesse automatisieren?

Betrachten wir die Prozessautomatisierung anhand eines weitverbreiteten Beispiels. Die jährlich wiederkehrende Erstellung des Geschäftsberichtes einer AG bindet viele Ressourcen. Verschiedenste Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen müssen zahlreiche Schritte mit festen Abschlussterminen durchführen, um den Geschäftsbericht insgesamt fertigstellen zu können. Dazu gehören:

• Durchführen der Inventur
• Feststellen der Abschreibungen
• Risikobewertung der Forderungen
• Erfolgsermittlung
• Kontenabschluss, Kontenübersicht, Feststellung
• Prüfung durch externen Wirtschaftsprüfer, Freigabe, Absschlussbericht
• Erstellen des Jahresabschlussberichtes für den Druck, Korrekturschleifen, Drucklegung, Termingerechter Versand an die Aktionäre
• uvm.

Wann sollte automatisiert werden?

Manche Prozesse, wie Kundenservice oder Vertrieb erfordern eine menschliche Note, um erfolgreich zu sein, und sollten deshalb nicht vollständig automatisiert werden. Automatisiert werden können jedoch Prozesse, die:

• Wiederholt umgesetzt werden sollen – die Erstellung des Geschäftsberichts ist zwar nur einmal im Jahr fällig, aber die Erstellung verschiedener anderer Drucksachen, wie Rechnungen oder Angebots-Flyer, ist sicher eine der wiederholt anfallenden Aufgaben in Unternehmen. Hier lassen sich beispielsweise einzelne Schritte planen, die dann automatisch durchlaufen, Mitarbeiter werden automatisch informiert, wenn etwas für sie zu tun ist (wie z. B. Freigaben), Checklisten-Dokumente für die Erfolgskontrolle oder Kostenauswertung lassen sich hinterlegen, uvm. Grundsätzlich lassen sich insbesondere tägliche oder wöchentliche Prozesse ideal automatisieren.
  
  
• Einfach sind – denn sie können sehr schnell und effektiv automatisiert werden. Noch lohnenswerter in Bezug auf Zeit- und Kostenersparnis ist jedoch die Automatisierung komplexer und unstrukturierter Prozesse. Mit moderner Prozessmanagementsoftware ist die Planung, Automatisierung und Anpassung solcher Prozesse auch ohne Programmierkenntnisse schnell und einfach umsetzbar.
  
  
• Niedrigere Automatisierungskosten erzeugen, als Kosten für die manuelle Umsetzung. Üblicherweise kostet die Entwicklung von Automatisierungsanwendungen mehr, als den Prozess händisch zu erledigen, sofern es sich um eine einmalige Aktion handelt. Erst bei wiederholten Prozessen ergeben sich Kosteneinsparungen. Die Kosten für die Anschaffung moderner Prozessmanagementsoftware amortisieren sich allerdings sehr schnell, wenn man deren Leistungsumfang und das damit einher gehende Einparungspotenzial betrachtet.

Prozesse, die in jedem Fall automatisierungswürdig sind, sind z. B. Arbeitszeiterfassungsbögen, die noch im Papierformat erstellt werden, die Bons eines Einzelhändlers, der diese jeden Abend in Papierformat ausdruckt oder Lieferantenrechnungen, die jeden Monat händisch ins Buchungssystem eingegeben werden.

Die Automatisierung von Unternehmensprozessen unterstützt:

• Die Ersichtlichkeit des Prozessmanagements: Manuelle, Papier-basierte Prozesse in elektronische, automatisierte Prozesse zu verwandeln ermöglicht es Unternehmen, komfortabel die Unternehmensergebnisse im Bereich der Bürovorgänge zu kontrollieren, zu bewerten und zu verbessern. So bringt die Automatisierung Verantwortlichkeit und Transparenz ins Unternehmen während fortlaufen Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozessmanagements aufgezeigt werden.
  
  
• Die Reduzierung von Betriebsrisiken: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann die rechtlichen und regulatorischen Risiken vermindern, indem Inhalte ordentlich klassifiziert und gespeichert und somit zu Compliance-Zwecken einfach zugänglich gemacht wird. Direkte und versteckte Kosten, Zeitverschwendung und der Verlust oder die falsche Ablage von Dokumenten lassen sich reduzieren und vermeiden.
  
  
• Die Steigerung von Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit: Die Verringerung manueller, zeitintensiver, wiederholter Aufgaben im Management von Geschäftsprozessen kann zu einer Steigerung der Produktivität und Effizienz führen, da Mitarbeiter die Schwerpunkte ihrer Arbeit von Aufgaben mit wenig Auswirkung auf das Geschäftsergebnis auf solche verlegen können, die strategischer sind und zum Abschluss von Projekten beitragen. Direkter Zugang zu Informationen kann überdies die Reaktionsfähigkeit und somit die Zufriedenheit von internen und externen Kunden erhöhen.
  
  
• Die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens: In den meisten Unternehmen haben sich einzelne Mitarbeiter, Abteilungen und die unterstützenden Technologien mit der Zeit zu separaten Informationssilos entwickelt, was es extrem schwierig macht, gemeinsame Inhalte im gesamten Unternehmen gemeinsam zu nutzen. Die Automatisierung von Inhalten unterstützt einheitliche Prozesse und reproduzierbare Ergebnisse, die die Informationssilos durch Unternehmens-Plattformen und -Anwendungen ersetzen, wodurch die Zusammenarbeit in Fleisch und Blut übergeht.

Worin liegt die Kostenersparnis?

Natürlich gibt es dazu Ausnahmen, aber in den allermeisten Fällen liegen die Einsparungen im Zeitaufwand und in der Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter, deren Ressourcen durch die Automatisierung für andere / wichtigere Aufgaben freigesetzt werden. Die Kosten für das Humankapital sind und bleiben schließlich die teuerste Geschäftsausgabe.

Fortschrittliche Prozessmanagement-Software kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen effizient unterstützen, z. B. durch flexible, ohne IT-Aufwand mögliche Anpassungen oder On-the-fly-Änderungen durch moderne Datenbanktechnologien wie Graphdatenbanken. Viele Software-Tools sind mittlerweile Cloud-basiert und ermöglichen die nahtlose, unternehmensweite Verknüpfung von Personen, Daten und Routineprozessen für die optimale Steuerung täglicher Prozesse. Die gesamten Inhalte werden zentral an einem Ort gespeichert und sind flexibel verfügbar. Hochautomatisierte Workflow-Applikationen ersetzen die unproduktive Vorgangsverfolgung per Email oder Tabellenkalkulation, und die Steuerung des Tagesgeschäfts wird transparenter und übersichtlicher.

Besonderheiten in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU)

Auch in KMU hat die Automatisierung des Prozessmanagements das Ziel, Aufgaben und Abläufe elektronisch so aufzubereiten, dass deren verbesserte Kontrolle und Bewertung ermöglicht werden. Den Unternehmen wird so die Möglichkeit gegeben, sich zu strukturieren und für den stetigen Wandel und steigenden Wettbewerbsdruck im Markt zu wappnen.

Auch wenn es anfänglich so aussehen kann, als würde der Einsatz von professioneller Prozessmanagementsoftware vom kleinen oder mittelständischen Unternehmer einen großen Aufwand einfordern oder gar ein finanzielles Loch in seine Taschen reißen, lässt sich der Return on Investment der Prozess-Automatisierung, wie beispielsweise bei der meist unstrukturierten Auftragsabwicklung, schnell ermitteln.

Zu beachten ist in KMU, dass sich aufgrund der geringen Mitarbeiteranzahlen oftmals eine Umfassendheit der Ressourcen ergibt, durchaus eine hohe Flexibilität vorhanden ist und Prozesse aufgrund der Selbstorganisation meist recht stabil sind. Aber gerade hier kann die Gefahr lauern: insbesondere dann, wenn das Unternehmen wächst, können meist nicht mehr sämtliche Prozesse von den Akteuren überblickt werden. Spätestens dann lohnt sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen auch für KMU.