Controlling hat nur in zweiter Linie etwas mit Kontrolle zu tun. Es leitet sich vom englischen Verb „to control“ ab und bedeutet „steuern“ oder „lenken“. Controlling sorgt dafür, dass das Unternehmen auf Kurs bleibt: Sie behalten vor allem die Finanzkennzahlen im Griff und beeinflussen die Entwicklung des Unternehmens anhand von Zielvorgaben. Controlling spielt eine große Rolle bei der positiven Unternehmensentwicklung – und das ist für klein- und mittelständische Unternehmen genauso wichtig wie für börsennotierte Konzerne.

In die Zukunft statt in die Vergangenheit blicken!

Wissen Sie, wo Ihr Unternehmen heute steht? Sie kennen sicherlich Ihre laufenden Umsätze, den Warenbestand, vielleicht auch ausstehende Lieferantenrechnungen. Wissen Sie aber auch, ob Ihr Unternehmen rentabel arbeitet und in schwierigen Zeiten ein ausreichendes Polster an Zahlungsmitteln, also eine gute Liquidität, besitzt?

Bei diesen Fragen müssen die meisten KMU-Geschäftsführer passen, weil ihnen schlicht die Instrumente fehlen, betriebliche Kennzahlen zu ermitteln und mit dem laufenden Geschäft abzugleichen. Die einzige Quelle für unternehmerische Entscheidungen bildet meist das Rechnungswesen. Zwar können Sie die periodischen Berichte Ihrer Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) vergleichen. Damit ermitteln Sie aber nur einen statischen und noch dazu vergangenheitsbezogenen Vergleich einzelner Monate oder Jahre.

Noch schwieriger ist es, wenn Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe der Bilanz steuern wollen: Wenn der Jahresabschluss erstellt ist, haben dessen Zahlen kaum mehr etwas mit Ihrer betrieblichen Ist-Situation zu tun. Ihr Unternehmen orientiert sich nicht an der Vergangenheit, sondern sollte auf zukünftige Herausforderungen in einem intensiven Wettbewerbsumfeld vorbereitet werden.

Controlling hilft Ihnen dabei, Krisen vorauszusehen, indem es Frühwarnmarken setzt und Ihnen damit einen wertvollen Zeitvorteil verschafft. Ist die Krise erst einmal da und zeichnet sich die Insolvenz bereits ab, bedarf es großer Anstrengungen, diese noch abzuwenden.

Controlling ist Teil des Führungssystems und Grundlage fürs Reporting

Controlling bedeutet Planung und Steuerung – und gehört damit zu den unternehmerischen Führungsaufgaben. Ziele festlegen, Planung durchführen und Zielabweichungen analysieren: Solche Aufgaben sind kein Luxus, den sich nur milliardenschwere Unternehmen leisten können und sollten. Gerade die Inhaber oder Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen benötigen ein gezieltes Controlling, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Spätestens wenn Sie eine Finanzspritze von der Bank benötigen, macht sich Controlling bezahlt. Stichwort „Basel II“: Banken müssen aufgrund der verschärften Kreditrisiko-Absicherung umfangreiche betriebswirtschaftliche Informationen bei ihren Kreditnehmern abfragen. Dazu gehören nicht nur der Jahresabschluss, sondern auch Informationen zur Finanzplanung, Liquidität und zum Management.

Betreiben Sie regelmäßiges Controlling, lassen sich die entsprechenden Unterlagen, das so genannte Reporting für die Bank, reibungslos und vor allem schnell anfertigen. Banken erstellen dann ein Rating, also eine Bewertung der Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens. Viele Mittelständler betrachten dies mit gemischten Gefühlen. Sehen Sie es positiv und ergreifen Sie die Chance, mit einem guten Rating Ihrem Unternehmen zukünftig schnell passende Kredite zu verschaffen.

Strategisches Controlling: Welche langfristigen Ziele verfolgt Ihr Unternehmen?

Controlling hat immer zwei Seiten: eine strategische und eine operative. Als Teil der strategischen Unternehmensplanung zielt das Controlling darauf ab, sicherzustellen, dass die langfristigen Pläne des Unternehmens umgesetzt werden. Das so genannte Fünf-Kräfte-Modell des amerikanischen Wirtschaftswissenschaftlers und Management-Gurus Michael E. Porter liefert die Rahmenbedingungen, mit denen sich die strategische Planung beschäftigen muss. Diese fünf Kräfte, die auf Ihr Unternehmen in Ihrem speziellen Markt einwirken, sind:

1. die vorhandene Mitbewerber
2. Ihre Kunden,
3. Ihre Lieferanten und deren Verhandlungsmacht,
4. potenzielle neue Mitbewerber und
5. mögliche Ersatzprodukte.

Sie müssen also festlegen, welche Produkte Sie welchen Kunden an welchem Standort zu welchem Preis anbieten. Dabei müssen Sie immer auch in Erwägung ziehen, welche Schritte Ihre Mitbewerber unternehmen, ob es Ersatzprodukte gibt oder ob sich Rohstoffpreise ändern. Jede dieser strategischen Entscheidungen lässt sich durch Zahlen abbilden und deshalb vom Controlling begleiten.

Aber auch qualitative Größen sind für das strategische Controlling wichtig. Beispielsweise können Sie mit einer Kundenanalyse Ihre wichtigsten Kunden, die so genannten Key-Accounts, herausfinden. Wer generiert den größten Umsatz? Wer zahlt termingerecht? Wer hat das größte Wachstumspotenzial.

Die so genannte Pareto-Regel besagt, dass die meisten Unternehmen 80 Prozent ihres Gewinns mit nur 20 Prozent ihrer Kunden machen. Finden Sie die Umsatzbringer heraus! Controlling hilft Ihnen auch hierbei.

Operatives Controlling: Die tägliche Unternehmensleistung steuern

Das operative Controlling kümmert sich um den tagtäglichen Soll-Ist-Vergleich im Unternehmen. Zwar können Sie auch mit dessen Hilfe nicht in die Zukunft schauen, wohl aber schnell auf ungeplante Entwicklungen reagieren. Solche Möglichkeiten bietet Ihnen das starre und vergangenheitsbezogene Rechnungswesen nicht. Controlling hält mehrere Instrumente bereit, um den Kurs des Unternehmens im Auge zu behalten:

1. Liquiditätsplanung: Halten sich die Ein- und Auszahlungen die Waage? Oder könnten Sie in eine gefährliche Zahlungsunfähigkeit schliddern? Das Controlling wacht mit Argusaugen darüber, dass Sie jederzeit die nötigen Mittel zur Verfügung haben, um zukünftige Auszahlungen zu leisten.
   
2. Periodische Planung: Monats- oder quartalsweise erstellen Sie Umsatz- und Kostenpläne, die als Planungsgrundlage dienen. Wieder lassen sich Abweichungen bei regelmäßiger Kontrolle schnell erkennen und gegensteuern.
   
3. Break-even-Analyse: Wissen Sie, ab welcher Auslastung Sie in die Gewinnzone kommen? Das Controlling ermittelt die Deckungsbeiträge Ihrer Produkte, also den Anteil, den sie zur Deckung Ihrer Fixkosten leisten. Daraus lässt sich die Gewinnschwelle, der so genannte Break-even-Point, ermitteln. Liegen Sie darunter, machen Sie Verluste – und sollten schnellstmöglich handeln.
   
4. Benchmarking: Lernen Sie von den Besten. Vielleicht sind das Ihre Konkurrenten oder eine bestimmte Abteilung in Ihrem Unternehmen, die vieles effektiver macht als andere Abteilungen. Benchmarking kann auch aus einer Konkurrenzbeobachtung hervorgehen. Sie sollten immer genau wissen, was die Wettbewerber besser machen als Sie, denn nur dann können Sie angemessen darauf reagieren.

Controlling zahlt sich aus

2008 hat das Institut für Handelsforschung (IfH) in Köln in einer großen Studie den Stellenwert von Controlling bei kleinen und mittleren Unternehmen untersucht. Das Ergebnis war eindeutig: Über 92 Prozent der befragten Mittelständler halten das Kosten-Nutzen-Verhältnis von Controlling-Maßnahmen für durchweg positiv.

Controlling ist also insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen hilfreich. Sogar direkt nach der Neugründung wäre dies sinnvoll, damit Existenzgründer, sofern sie eine Förderung in Anspruch genommen haben, nach den tilgungsfreien Anfangsjahren von den aufkommenden Tilgungsraten und Zinsen nicht kalt erwischt werden.

Gleichzeitig ergab die IfH-Befragung, dass die meisten Mittelständler bei der Controlling-Einführung Schwierigkeiten haben, insbesondere weil ihnen Personal und Know-how fehlen. Für Unternehmen, die ein professionelles Controlling implementieren möchten,  empfiehlt sich vor allem folgende drei Punkte zu beachten:

• Kein Controlling von der Stange: Unternehmen und Controlling müssen zusammen passen, d.h. das Controlling sollte individuell auf Ihren Betrieb zugeschnitten werden. Das gilt auch für die individuelle Anpassung externer Softwarelösungen.
• Nutzen Sie Fachleute bei der Implementierung: Sie müssen keine eigene Abteilung einrichten, sondern können auch auf externe Spezialisten zurückgreifen – auch wenn es darum geht, Förderhilfen für die Unternehmensberatung zu finden.
• Lassen Sie sich kontinuierlich beraten: Nach der Einführung des Controlling-Systems sollten Sie Ihren Berater periodisch ins Unternehmen holen, damit er mit Ihnen die Ergebnisse des Controllings bespricht und Ihnen als Coach zur Seite steht.

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