Gemäß einer Studie von IDC werden im Jahr 2020 rund 40 Zettabyte im Internet übertragen. Ein Zettabyte ist eine 1 mit 21 Nullen. Kein Wunder, dass Unternehmen von der Masse geradezu erschlagen werden. Denn wer soll diese ganzen Informationen zeitnah auswerten können? Noch dazu, wenn sie in unterschiedlichen Strukturen oder gar unstrukturiert in vielen verschiedenen Anwendungen vorliegen? Entsprechend sind wichtige Daten auf den Unternehmenssystemen zwar vorhanden, werden aber nicht gefunden oder berücksichtigt.

Auf alle Informationen zugreifen

Wenn mittelständische Firmen vom Trend Big Data profitieren wollen, dann benötigen sie eine Such- und Analysefunktion, die in Echtzeit auf sämtliche im Unternehmen vorhandenen Informationen zugreifen kann. Dazu zählen sowohl strukturiert abgelegte Daten wie jene aus Datenbanken als auch unstrukturierte Daten wie Text-Dokumente oder E-Mails. Dabei darf es keine Rolle spielen, in welchen Formaten sie vorliegen – ob als Datensatz aus der Datenbank, Text-, Audio-, Video-Datei.

Ergebnisse übersichtlich anzeigen

Die beste Suchmaschine nützt wenig, wenn die Eingabe umständlich ist oder Ergebnisse unübersichtlich angezeigt werden. Moderne Lösungen lassen sich nahtlos in vorhandene Content Management-Systeme wie SharePoint integrieren. Der Anwender merkt nicht mehr dass im Hintergrund permanent mittels Suchabfragen die wichtigen Daten für die Anzeige der relevanten Informationen sammelt. So kann der Mitarbeiter innerhalb der Anwendung sofort und auf einem Blick erkennen, welche Informationen zum entsprechenden Thema im Unternehmen zur Verfügung stehen. Statt einer reinen Auflistung müssen die Treffer strukturiert und integriert dargestellt werden und sich einfach über Suchreiter nach Rubriken sortieren lassen.

Quellen vorab einschränken

Trotz übersichtlicher Darstellung geht im Zuge von Big Data aufgrund der schieren Menge an Informationen für den Mitarbeiter die Suche nach relevanten Stellen oft zeitraubend weiter. Einerseits dürfen durch Prüfung der Zugriffsrechte nur jene Informationen angezeigt werden für die der Anwender auch berechtigt ist. Darüber hinaus ist der Kontext des Anwenders wichtig, schließlich sind für die Personalabteilung andere Informationen interessant als für den Vertrieb oder für die Entwicklungsabteilung. Zudem sollten die Mitarbeiter je nach Anwendungsfall die Quellen oder angezeigten Rubriken weiter einschränken oder individuell über einfache Bausteine ohne Programmierkenntnisse anpassen können.

Unabhängig von Ort und Gerät

Im heutigen mobilen Zeitalter ist es sehr wichtig, dass Mitarbeiter unabhängig von Ort und Gerät auf die Unternehmensdaten zugreifen können. Softwareanwendungen sollten daher mit allen gängigen Geräten wie Notebooks, Tablets oder Smartphones auf allen üblichen Plattformen wie Windows, iOS oder Android funktionieren. Dabei muss sie sich auch flexibel auf neuartige Gerätetypen oder Betriebssysteme anpassen lassen und müssen selbstverständlich auch barrierefrei sein.

Den Kontext berücksichtigen

Vor allem wenn der Mitarbeiter unterwegs ist, hat die Suchlösung den entsprechenden Kontext zu berücksichtigen. So wird jemand, der sich gerade in Berlin befindet, bei der Eingabe von „Hotel“ kaum eine Unterkunft in München suchen – außer er hat am Abend einen Termin in der bayerischen Landeshauptstadt. Diese Orts- und Kalender-Informationen können genauso automatisch wie die Vorlieben der Person in die Bewertung der Suchergebnisse einfließen, so dass entweder die Hotels in Berlin oder in München zuerst angezeigt werden. Entsprechend werden bei Mitarbeitern im Unternehmen zum Beispiel für das aktuelle Projekt relevante Ergebnisse priorisiert.

Informationen korrekt einordnen

Um diese Kontextsensitivität zu erreichen, müssen die vorhandenen Informationen zuvor korrekt eingeordnet werden. Bei strukturierten Daten ist dies relativ einfach, doch bei unstrukturierten Informationen muss die Suchmaschine erst erkennen, in welchem Zusammenhang hier etwa das Wort Hotel genutzt wird. Beschreibt der Text konkrete Angebote eines bestimmten Hotels, ist es ein Reisebericht oder geht es um einen Anbieter von Hotelküchen? Erst nach Analyse des Textes kann die Suchanwendung feststellen, in welchem Kontext sie die Informationen anzeigen soll und diese mit entsprechenden Anmerkungen kennzeichnen.

Einfach einrichten und erweitern

Mittelständische Unternehmen möchten sich in der Regel nicht allzu lange mit Technik beschäftigen. Daher nutzen sie meist einfach zu installierende Standardlösungen, die sie später erweitern und anpassen können. Auch für Suchanwendungen stehen entsprechende Angebote bereit. So können Firmen zum Beispiel in ihrem Rechenzentrum eine Enterprise Search Appliance als eigenständiges Gerät nutzen, das alle vorhandenen Informationen im Unternehmen speichert und analysiert – unabhängig von Format und Quelle. Diese sollte sich einfach out of the box installieren und mit wenigen Handgriffen anpassen, aktualisieren und erweitern lassen. Selbst entwickelte oder maßgefertigte Lösungen eignen sich meist nicht, da Anpassung, Aktualisierung und Erweiterung hier hohen Aufwand und Folgekosten erzeugen.

Die Cloud einbinden

Noch einfacher und meist günstiger wird die Nutzung einer umfassenden Suchanwendung, wenn sie auch als Cloud-Lösung erhältlich ist. Dann stellt der Dienstleister die Rechenleistung zur Verfügung, kümmert sich um den Betrieb und erledigen die laufende Optimierung und Aktualisierung. Einfache Abrechnungsmodelle, meist auf monatlicher Basis und Volumen, erleichtern die Planung des Budgetbedarfs und der Kunde zahlt nur noch, was er tatsächlich nutzt. Will oder darf das mittelständische Unternehmen aber bestimmte Daten nicht außer Haus geben, dann können fest installiertes Gerät und Cloud-Angebot auch übergreifend als Hybrid-Lösung genutzt werden. Damit erhält es nahtlos das Beste aus beiden Welten.