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Wie Biometrie Arbeitszeit- und Zutrittsmanagement unterstützt

(PM) Stuttgart, 29.04.2015 - Was man früher nur aus Spionagefilmen kannte, ist heute eine wichtige Unterstützung für Personaler - die Biometrie. Es ist in den Personalbüros ein altbekanntes Problem: Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten falsch oder ungenau in Excel-Tabellen ein, vergessen den Eintrag ganz oder geben ihre Stempelkarte auch mal an den Kollegen weiter. Wenn Fehler und Manipulation bei der Buchung von Arbeitszeiten keine Seltenheit sind, kann das einem Unternehmen wirtschaftlich schaden. Die Erfassung der genauen Arbeitszeiten ist wichtig, damit Personaler feststellen können, ob Mitarbeiter zu viel oder zu wenig arbeiten, ob Ziele und Projekte zu knapp kalkuliert sind und deshalb bei Mitarbeitern zu Überstunden führen. Biometrische Zeiterfassungsterminals, beispielsweise mit Fingerabdruck-Sensor, können bei einer exakten Aufzeichnung der Arbeitszeit helfen. Doch diese Methode löst bei vielen Mitarbeitern Skepsis und Widerstand aus. Hier muss ein Unternehmen richtig reagieren und aufklären.

Der große Vorteil der biometrischen Zeiterfassung: Sie ist schnell, genau und unbestechlich. Die Daten werden innerhalb von Sekunden verbucht und zentral gespeichert. Es ist so gut wie unmöglich, das System zu hintergehen. Die Uhrzeit wird exakt erfasst, der Mitarbeiter eindeutig identifiziert.

Da Biometrie auch für die Zutrittskontrolle eingesetzt werden kann, verbessert sie gleichzeitig die Sicherheit im Gebäude. Die Identifikation der berechtigten Mitarbeiter erfolgt anhand von personengebundenen, physiologischen Merkmalen. Demzufolge können keine Sicherheitsrisiken durch weitergegebene, verlorene oder gestohlene Firmenausweise entstehen und Unbefugten bleibt der Zutritt verwehrt.

Überzeugung durch Aufklärung

Trotz der Vorteile der Technologie, ist deren Einführung in ein Unternehmen häufig umstritten. Mitarbeiter und Betriebsrat können die Kontrolle als mangelndes Vertrauen und als Generalverdacht, ihre Arbeitszeiten zu manipulieren, empfinden. Zudem ist die Hemmschwelle groß, dem Arbeitgeber so persönliche Daten wie den Fingerabdruck zur Verfügung zu stellen.

Auf diese Bedenken muss das Unternehmen mit Verständnis und Aufklärung reagieren. Eine genaue Information der Mitarbeiter darüber, wie das System arbeitet, welche Daten gespeichert werden und wie diese Daten vor unbefugten Zugriffen geschützt werden, ist elementar. Bei einem Fingerabdruck-Sensor wird ein Bild der Fingerkuppe gemacht. Mittels eines Algorithmus‘ wird dann eine Vorlage, ein sogenanntes Template, des Fingerabdrucks erstellt und verschlüsselt gespeichert. Bei jeder Buchung wird das hinterlegte Template mit dem aktuellen Template des Mitarbeiters verglichen. Sollten sich also Hacker illegal Zugriff auf die Daten verschaffen, könnte daraus kein Fingerabdruck erstellt werden. Das schützt vor Cyberkriminalität.

Win-Win statt Überwachung

Tatsache ist, dass auch Mitarbeiter von den Zeiterfassungsterminals profitieren. Mehrarbeit wird automatisch erfasst und korrekt abgerechnet. Die tägliche Buchung der Arbeitsstunden nimmt viel weniger Zeit in Anspruch. Mit den biometrischen Methoden muss niemand mehr vor verschlossener Tür stehen, weil er seine Mitarbeiterkarte vergessen oder verloren hat, oder diese defekt ist.

Diese Vorteile muss das Unternehmen den Mitarbeitern aufzeigen und ihnen ihre Ängste und Befürchtungen nehmen. Deshalb ist es wichtig, das Personal so früh wie möglich einzubeziehen, wenn es um die Umstellung auf diese Zeiterfassungsmethode geht. Es sollte auch Schulungen direkt vor Ort geben, damit es nicht zu Fehlern kommt, weil die Mitarbeiter das neue Gerät nicht verstehen.
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