Ein wirkungsvoller Hebel: Corporate Rules bzw. Werte und konkrete Verhaltensregeln, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten. Bspw.: "Jeder Schreibtisch wird am Abend sauber hinterlassen!"

Limitierende Strukturen haben laut Robert Fritz die besondere Eigenschaft, dass sie oszillieren. D.h. sie haben ein Schwingungsverhalten, dass dafür sorgt, dass man trotz aller Anstrengungen immer wieder einen bestimmten Ausgangspunkt erreicht. Typische Schwingungsstrukturen findet man in Maklerunternehmen recht oft:

• Aktivitäten zur Kundengewinnung werden nur dann erbracht, wenn der Umsatz nachlässt. Schließlich steigt der Umsatz, die Aktivitäten werden weitgehend eingestellt, weil alle Energie zur Auftragsbearbeitung benötigt wird. Wenn der Umsatz schließlich wieder abfällt beginnt die Schwingung von vorne.
  
  
• Wenn der Inhaber erfolgreich ist, stellt er neue Mitarbeiter ein. Durch die zunehmende Beschäftigung mit internen Aufgaben wie Führung und Verwaltung verkauft der Inhaber selbst weniger, die Kosten sind gestiegen, der Umsatz lässt langsam nach. Schließlich werden die Mitarbeiter entlassen und der Umsatz zieht wieder an. Und die Schwingung kann von vorne beginnen.
  
  
• Provisionsorientierte Verkäufer verkaufen immer dann, wenn das eigene Einkommen niedrig ist. Steigt das Einkommen durch höhere Provisionen, so lässt der Verkaufserfolg wieder nach.

Jedes Mal, wenn Sie also eine solche Oszillation in Ihrem Unternehmen erkennen, betrachten Sie einmal, welche Mechanik hinter der Schwingung steckt. Häufig ist eine solche Analyse mit bestimmten Schwierigkeiten verbunden, weil man die beiden Pole der Schwingung nicht einfach erkennt. Dann neigt man dazu wieder in Aktivitäten zu investieren, um der Situation Herr zu werden. Häufig hat man dann zunächst große Hoffnungen, weil die Aktivität kurzfristig eine Veränderung herbei führt. Langfristig kehrt man jedoch wieder zur alten Situation zurück. (Haben Sie bemerkt, dass dies ebenfalls eine Form der Oszillation darstellt?)

Alle Formen der Oszillation haben also die Tendenz über lange Zeit zu unveränderlichen – jedoch abwechselnden – Situationen zu führen. Um aus der Schwingung heraus zu kommen, benötigen Sie ein Spannungselement, das Sie sozusagen aus der Schwingung herauszieht. Die benötigte Spannung kann beispielsweise im Unternehmen dadurch erreicht werden, dass man eine unternehmerische Vision (s. IP 50) formuliert, die Mitarbeiter und Kunden ständig zu positiver Unterstützung motiviert.

Weiterhin ist es wichtig, dass man die Spannung zwischen der gewünschten Vision und der Realität nicht dadurch verringert, dass man die gegenwärtige Situation falsch darstellt, indem man zum Beispiel vorgibt bestimmte Erfolge und Ergebnisse (z.B. ausgezeichneten Service) bereits erzielt zu haben. Eine solche Beschönigung verringert nur die Spannung zwischen der Realität und der Vision und führt dazu, dass Anstrengungen ausbleiben.

Pragmatische Ansätze, um Spannungen zu erzeugen

Oft ist es für Unternehmen aus der Immobilienbranche nicht einfach motivierende Visionen zu entwickeln, die dauerhaft positive Spannung in die Unternehmensentwicklung bringen. Trotzdem sollte man einen wichtigen Teil der unternehmerischen Kreativität genau in diese Vision investieren.

Um den Weg des geringsten Widerstands in einzelnen Arbeitsbereichen oder Geschäftsprozessen günstig zu beeinflussen, kann man auf die nachfolgend beschriebenen Elemente zurückgreifen.

Regeln und Gesetze

Die wichtigsten Arbeitsanweisungen müssen in Form von Regeln oder ‚Gesetzen‘ formuliert werden. Gegen unternehmensinterne Gesetze wird nur ausgesprochen selten verstoßen und wenn, dann sollte dies Konsequenzen nach sich ziehen. Ein Unternehmer hat beispielsweise allen Verkäufern die klare Regel „Wir lügen Kunden nicht an“ gegeben. Diese Regel führt dazu, dass der Verkauf keine Zusagen mehr gibt, die das Unternehmen später nicht erfüllt und die andere Mitarbeiter dann berichtigen müssen. Den Verkäufern ist klar, dass ein Verstoß gegen diese Regel großen Widerstand und ggf. sogar eine Kündigung hervorrufen wird.

Automatisieren von Widerständen und Kontrollen

Da es nicht sinnvoll ist, die eigenen Mitarbeiter ständig bei Ihren Aktivitäten zu kontrollieren, kann man Kontrollpunkte und Widerstände quasi automatisch in die Arbeitsabläufe integrieren. So kann ein Unternehmer beispielsweise seine Software so anpassen, dass man einen bestimmten Bearbeitungsschritt erst durchführen kann, wenn zuvor eine andere Aktivität erbracht wurde. Außerdem können Kontrollen an Kunden oder Mitarbeiter übertragen werden, so dass der Unternehmer diese nicht durchführen muss. Eine der bekannteren Möglichkeiten aus diesem Bereich ist es, dass der Makler den Kunden regelmäßig Aktivitätsberichte zustellen muss. In diesem Fall sorgen die Kunden durch Nachfrage und Kontrolle dafür, dass der zuständige Mitarbeiter sorgfältig arbeitet. Eine weitere Möglichkeit der automatischen Kontrolle besteht darin einen Arbeitsschritt zur Voraussetzung dafür zu machen, dass ein Kollege seine Tätigkeit abschließen kann. In diesem Fall wird der besagte Kollege die Kontrolle für Sie durchführen.

Entstörung

Unter Entstörung versteht man die Beseitigung von Faktoren, die Leistungen negativ beeinflussen oder verhindern. Diese Faktoren können unterschiedlicher Natur sein. So kann ein einziger Mitarbeiter, der besonders gesprächig ist andere von deren Arbeit abhalten. In diesem Fall kann eine Versetzung (anderes Büro) oder eine Kündigung zur Leistungssteigerung der anderen beitragen. Auch defekte Geräte oder umständlich zu bedienende Software können die Leistung Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen und sollten schnellstens durch besser funktionierende Produkte ersetzt werden. Sind externe Ursachen für Störungen verantwortlich (z.B. ein Mitarbeiter der ständig krank gemeldet ist, weil seine Kinder krank werden), so helfen oft Gespräche und die klare Aufforderung diesen Aspekt privat anders zu regeln. Ist der eigene Geschäfts-/Partner der Störfaktor, so muss dieses Thema mit oberster Priorität bearbeitet werden.

Arbeitspläne

Manche Mitarbeiter haben Probleme ihre Zeit effektiv einzuteilen. Sie erledigen viele Dinge in falscher Reihenfolge und zu ungünstigen Zeiten. Das Problem wird verstärkt, wenn der Mitarbeiter mehrere Rollen ausübt.  Hier können Sie mit Arbeitsplänen experimentieren, die bestimmten Tätigkeiten Zeitfenster innerhalb einer Woche zuweisen. Hierdurch stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Tätigkeiten auch bearbeitet werden. Da eine Aufgabe erfahrungsgemäß immer so lange dauert, wie man dem Mitarbeiter dafür Zeit lässt, kann hierdurch die Effektivität deutlich erhöht werden. Übrigens kann man diesen Effekt auch für die eigene Zeiteinteilung nutzen.

Bequemlichkeit

Für alle wichtigen Aktivitäten die im Unternehmen durch Mitarbeiter ausgeübt werden gilt die folgende Regel:

Es muss angenehmer sein bestimmte Dinge zu tun, als diese nicht zu tun!

Mit anderen Worten: Sorgen Sie dafür, dass Unterlassungen tatsächlich unangenehm sind. In vielen Fällen ist zu beobachten, dass eine Unterlassung keine Konsequenzen nach sich zieht oder der Mitarbeiter zwar ermahnt wird (=30 Sekunden unangenehm) aber dann die versäumte Tätigkeit nicht nachholen muss (=2 Stunden unangenehme Arbeit erspart). Machen Sie es also zur Regel, dass alle vermeidbaren Versäumnisse sofort aufzuarbeiten sind. Ggf. auch mittels unbezahlter Überstunden. Dann lernen die Mitarbeiter, dass es nicht akzeptabel ist ohne plausible vorherige Begründung eine Tätigkeit zu unterlassen oder zu verschieben.

Sie sehen, dass es durch kreative Konstruktion von Abläufen, durch Entstörung und klare Regeln möglich ist wirksame Strukturen zu schaffen. Beachten Sie dabei immer, dass klare ethische Grundsätze beachtet werden, denn es handelt sich hierbei um sehr wirksame Methoden, die sich bei unsachgemäßer Anwendung auch negativ auswirken können. Gehen Sie jedoch behutsam vor, werden Sie die Ergebnisse Ihres Unternehmens beachtenswert steigern können.

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