(PM) Stuttgart, 13.01.2015 - Husten, Fieber, Gliederschmerzen – die Grippesaison hat begonnen und Experten befürchten, dass sie in diesem Jahr wieder stärker ausfallen könnte. Das macht so manchen Personalplaner nervös, denn eine massive Grippewelle kann die beste Einsatzplanung ins Wanken bringen. Fallen viele Mitarbeiter plötzlich aus, sind Schnelligkeit und Flexibilität gefragt. Personalplanung mit Papier oder Excel-Tabellen stößt hier schnell an ihre Grenzen.

Das Robert-Koch-Institut, die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung und das Paul-Ehrlich-Institut mahnen bei der diesjährigen Grippesaison zur Vorsicht. Die letzte Saison 2013/2014 war kurz und die Zahl der grippe-bedingten Arztbesuche historisch gering. Im langen Winter 2012/2013 hingegen gab es deutschlandweit etwa 7,7 Millionen Arztbesuche wegen Influenza und rund 3,4 Millionen Menschen wurden krankgeschrieben. Das war der höchste Wert in den letzten zehn Jahren. Eine Stärkeschwankung der Grippewelle im Zwei-Jahres-Rhythmus wurde in der Vergangenheit häufig beobachtet. Das heißt: In diesem Winter könnte von Januar bis April eine stärkere Influenza-Welle auf uns zukommen und viele Arbeitnehmer ans Bett fesseln.

Kosten und Qualitätsverlust durch Fehlzeiten

Fehlzeiten von Beschäftigten verursachen für Unternehmen enorme Kosten. Hier ist nicht nur die Entgeltfortzahlung zu rechnen. Sonder- und Doppelschichten sowie der Einsatz von Ersatzkräften steigern die Personalkosten. Häufig beeinträchtigt die ungeplante Abwesenheit von Mitarbeitern den Fertigungsprozess oder die angebotene Dienstleistung. Liefertermine oder Servicearbeiten können nicht oder nur mit hohem Mehraufwand eingehalten und erfüllt werden. Werden vertraglich vereinbarte Termine nicht gehalten, kann das Konventionalstrafen nach sich ziehen.
Außerdem können erhebliche Kosten durch sinkende Fertigungs- oder Dienstleistungsqualität entstehen, wenn Mitarbeiter überlastet sind oder Ersatzkräfte erst eingearbeitet werden müssen. Wegen hoher Kosten und weil es auch bei jüngeren Influenza-Erkrankten häufig zu Komplikationen kommt, plädieren manche Experten dafür, dass die Ständige Impfkommission ihre Impfempfehlungen auf berufstätige 20- bis Mitte 50-Jährige ausweitet.

Krank zur Arbeit ist auch keine Lösung

Fehlende Arbeitnehmer sind für Unternehmen ein Problem, Beschäftigte, die sich krank ins Büro oder die Werkshalle schleppen, aber auch. Kurz vor dem Ausbruch der Symptome bis etwa eine Woche nach ihrem Beginn besteht das Risiko, Kollegen anzustecken. Außerdem steigt die Unfallgefahr und die Leistungsfähigkeit des erkrankten Mitarbeiters ist oftmals niedriger. Das kann sich negativ auf die Qualität seiner Arbeit auswirken.

Personaler müssen ständig umplanen

Wenn eine Krankmeldung nach der anderen hereinflattert, müssen Personalplaner Einsatzpläne ständig schnell und flexibel ändern. Ohne ein unterstützendes Tool ist das nur schwer zu bewerkstelligen. Moderne Workforce-Management-Systeme können den Planern eine große Hilfe sein. Die Systeme zeigen beispielsweise, in welcher Abteilung, auf welchen Posten eine Arbeitskraft fehlt und welches Team überbesetzt ist. Bei der elektronischen Personaleinsatzplanung werden zahlreiche Informationen übersichtlich dargestellt – u.a. aktuelle Stundensalden, vertragliche Arbeitszeiten oder bereits geplante Fehlzeiten. Anhand der Daten erstellen Workforce-Management-Systeme mit Hilfe modernster Algorithmen in kurzer Zeit automatische Planungsvorschläge und Dienstpläne.

Personalpools schaffen Flexibilität

Zudem gibt es die Möglichkeit, mit Workforce-Management-Systemen einen flexiblen Pool an Mitarbeitern aufzubauen, um Personalengpässe während einer Krankheitswelle aufzufangen. Beispielsweise können Abteilungen Mitarbeiter als „Springer“ zur Verfügung stellen, die erkrankte Kollegen kurzfristig ersetzen. Oder ein Pool aus externen Dienstleistern kommt zum Einsatz. Sind Abteilungen unterbesetzt können sie Personal beim Dienstleister beantragen. Es können auch Multiplangruppen geschaffen werden. Ein Mitarbeiter kann dann unterschiedlichen Planungsgruppen zugeordnet werden. Diese Pools ermöglichen eine flexible und schnelle Umgestaltung der Einsatzplanung. Genau das brauchen Personaler, wenn die Grippewelle sie ins Schwitzen bringt.

Mehr zum Thema finden Interessierte unter www.workforce-wiki.com