Ob Bücher, Zeitschriften, Formulare, Werbekampagnen, Softwarelösungen, banktechnische Geräte oder Zahlungsverkehrskarten: Die DSV-Gruppe mit Hauptsitz in Stuttgart fungiert als spezialisierter Lösungsanbieter für die Unternehmen und Verbände der Sparkassen-Finanzgruppe. Das bundesweit an zahlreichen Standorten vertretene Medienhaus mit seinen mehr als 1700 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 866,4 Millionen Euro setzt sich aus dem Deutschen Sparkassenverlag mit den Geschäftssparten Medien, Kartensysteme und Systemhaus sowie dem Vertrieb und acht spezialisierten Tochter- und Beteiligungsunternehmen zusammen.

Zur Gruppe zählen Kartenprovider ebenso wie eine Kommunikations- und Contentagentur sowie ein Beschaffungs- und ein Logistikdienstleister. Es ist allerdings keinesfalls so, dass die rund 600 Sparkassen und Verbundunternehmen in Deutschland automatisch beim DSV einkaufen. Während der Geschäftsstellenvertrieb über Niederlassungen in den Bundesländern mit seinen Vertriebsbeauftragten jeweils die Sparkassen vor Ort betreut, sind für besonders umsatzstarke oder überregional tätige Kunden zentrale Key-Account-Manager zuständig, die von Stuttgart aus koordiniert werden.

Vertriebserfolge plan-und wiederholbar machen

Ihre Aufgabe ist es nicht, Neukunden außerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe zu gewinnen, sondern den Marktanteil bei den bestehenden Geschäftspartnern zu steigern und dabei andere externe Dienstleister zu verdrängen. Angeboten  wird ein Produkt- und Dienstleistungsspektrum mit einer einzigartigen Bandbreite, die von Streuartikeln zum Weltspartag, über Kundenmagazine und Chipkarten bis zu komplexen Banking-Softwarelösungen reicht. Um die Key-Account-Manager wirkungsvoll zu unterstützen, suchte die DSV-Gruppe nach einer Methode zur Systematisierung des Verkaufschancen-Managements. Diese sollte für den Vertrieb ohne großen Zeitaufwand nutzbar und einfach zu bedienen sein. Fündig wurden die Verantwortlichen bei der NUTBASER GmbH.

Deren Sales-Intelligence-Methodik unterstützt den Vertriebsprozess inhaltlich, objektiviert mit einer einheitlichen Systematik die Verkaufschancen und schafft so belastbare Fakten. Dadurch werden Vertriebserfolge plan- und auch wiederholbar. Vermittelt wird diese Herangehensweise über ein intensives Training und durch ein Tool sowie Coaching nachhaltig etabliert. Im ersten Schritt führte der Vertrieb „Zentrale Kunden“ im Frühjahr 2009 ein Training durch, in dem es zunächst einmal um die Vorstellung der Methodik und die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses ging. Denn in vielen Unternehmen wird der Vertrieb zu oft aus dem Bauch heraus gemacht und nicht zielgerichtet organisiert. Die Systematik der Lösung hilft dabei, beim Kunden die richtigen Fragen zu stellen und Punkt für Punkt abzuarbeiten. Auch die „alte Vertriebshasen“ konnten so in dem Seminar noch etwas Neues lernen und das eigene Verhalten hinterfragen.

Systematisches Vorgehen steigert die Erfolgschancen deutlich

Die Bezeichnung „Nutbaser“ ist ein Akronym – ein sprechender Name, der die gesamte Komplettlösung für das Verkaufschancen-Management einfach auf den Punkt bringt. Anhand von acht Kriterien, die für eine Kaufentscheidung relevant sind, werden damit die Chancen systematisch qualifiziert und bewertet. Dadurch wird auf jeder Stufe des Prozesses transparent, in welchen Bereichen jeweils akuter Handlungsbedarf besteht. Das „N“ steht dabei für „Needs“ – die Probleme, den Leidensdruck oder die Gewinnabsicht des Kunden. „U“ wie „Uniques“ meint die eigenen Alleinstellungsmerkmale und deren Verstärkung gegenüber dem Kunden. „T“ beschreibt den „Timeframe“, den Zeitrahmen für die Kaufentscheidung. Über das „B“ wie „Budget“ wird gerne diskret hinweggesehen. Aber die Budgetsituation beim Kunden beeinflusst wesentlich den Vertriebserfolg. Genauso wie das „A“: „Authority“ – Welche Personen in welchen Rollen sind an einer Entscheidung beteiligt? „S“ steht für „Solution“ und soll die Übereinstimmung der angebotenen Lösung mit dem Bedarf des Kunden näher beschreiben. Der Punkt „E“ oder „Enemy“ befasst sich mit den internen oder externen Wettbewerbern. Der letzte Buchstabe in dem Akronym ist „R“ und bedeutet „Relationship“. Hier wird das Beziehungsnetzwerk an den Schlüsselpositionen des Kunden unter die Lupe genommen.

Wer diese acht Kriterien berücksichtigt und die damit verbundenen Fragen beantwortet, verfügt über alle notwendigen Informationen für ein optimales Verkaufschancenmanagement und hat einen Leitfaden für die weitere Bearbeitung des Kontakts an der Hand. Lohnen sich weitere Anstrengungen oder ist die Sache sowieso aussichtslos? Wo müssen welche Maßnahmen ansetzen? Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Präsentation oder ein Verkaufsgespräch? Die Qualität der vorhandenen oder eigens recherchierten Informationen zu den einzelnen Punkten bestimmt dabei die Kaufwahrscheinlichkeit beim potenziellen Kunden.

Die praktische Erfahrung zeigt, dass selbst Top-Verkäufer durch die konsequente Anwendung dieser Sales-Intelligence-Methode ihr Ergebnis noch einmal um zehn Prozent steigern können. Bei bisher eher durchschnittlichen Vertriebsmitarbeitern liegt das Potenzial durch die systematische Vorgehensweise bei 30 bis 40 Prozent mehr Umsatz in kürzerer Zeit. Sie ist vor allem für Unternehmen mit komplexen Vertriebsprozessen sinnvoll: Sobald auf Kundenseite mehrere Personen an der Entscheidung beteiligt sind, der Zyklus drei bis sechs Monate oder mehr dauert und ein Projekt-Charakter gegeben ist, lohnt sich die methodische Vorgehensweise. Nutzen können sie alle Beteiligten am Verkaufsprozess: Presales-Mitarbeiter, Verkäufer, Innendienst, Vertriebsleitung, Marketing und Geschäftsführung.

Softwaretool für die tägliche Arbeit

Um die Methodik nachhaltig zu verankern, wurde zusätzlich ein Tool für die tägliche Arbeit entwickelt. Neben einer eigenständigen Unternehmensanwendung unter Microsoft Windows und einer Edition, die unter Microsoft Office läuft, gibt es dieses Tool auch als Add-on für IBM Lotus Notes und einige gängige CRM-Systeme. So für Microsoft Dynamics, salesForce, Sage und msconsulting Vemas.NET. Der Anwender kann damit mit nur wenigen Klicks – ohne aufwendige Texteingabe – alle erfolgskritischen Daten einer Verkaufssituation oder eines Interessenten erfassen, sieht sofort den aktuellen Status und bekommt Vorschläge, was getan werden sollte, um das Projekt positiv abzuschließen. In dem Vertriebscockpit, in dem ohne langes Suchen alle Fakten schnell und bequem erreichbar sind, informiert eine übersichtliche Grafik auf einen Blick über Stärken und Schwächen. Im Vertriebstrichter wird farbig dargestellt, wie erfolgreich die jeweilige Phase durchlaufen wurde und wie gut der Kunde zur ausgewählten Lösung passt.

Das Trichter-Modell zeigt dabei bildhaft, welche fünf Phase im Verkaufsprozess typischerweise durchlaufen werden müssen: Oben – an der breitesten Stelle – steht das „identifizieren“ von möglichen Verkaufschancen durch den Vertrieb, dann folgt das „qualifizieren“ dieser Möglichkeiten anhand der acht Kriterien und das „präsentieren“ der eigenen Lösung beim Kunden. Das Ergebnis wird schließlich von diesem „evaluiert“ und er „entscheidet“ in der letzten Phase dann sein weiteres Vorgehen – im Idealfall mit einem Auftrag.

In der DSV-Gruppe wird mit der Ablösung des bisherigen CRM-Systems von SAP durch eine Lösung von Haus Weilgut nun auch die Unterstützung durch das Nutbaser-Tool direkt integriert. Der Key-Account-Manager kann so sofort erkennen, wo er aktuell steht und in welchen Bereichen er Handlungsbedarf hat, um die Verkaufssituation zum Erfolg zu führen. Aus deren objektiver Bewertung ermittelt das Tool eine realistische Kaufwahrscheinlichkeit und errechnet einen entsprechenden Umsatz-Forecast. Damit entsteht automatisch sowohl für den Vertrieb als auch für das Unternehmensmanagement eine belastbare Planungsgrundlage.