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Reisekostenabrechnung – Ein Idealkandidat für Outsourcing

Die Reisekostenabrechnung gehört in der Regel zu den wenig beliebten und eher unpopulären Aufgaben im kaufmännischen Bereich.
(PM) Essen, 29.09.2016 - Es gibt nur wenige kaufmännische Bereiche, die sich für ein Outsourcing besser eignen, als die Reisekostenabrechnung. Der Mehrwert bzw. die Ratio liegt hier jedoch weniger in der Kostenersparnis (die gibt es natürlich auch), als vielmehr in einer Erhöhung der Zufriedenheit sehr vieler Mitarbeiter und damit auch in einer Erhöhung der Arbeitsqualität und -produktivität.
Die Reisekostenabrechnung gehört in der Regel zu den wenig beliebten und eher unpopulären Aufgaben im kaufmännischen Bereich.

Zunächst ist es so, dass die Reisekosten sehr selten von einer ausschließlich dafür verantwortlichen Person bearbeitet werden. In den wenigsten Unternehmen gibt es „reine“ Reisekostenabrechner/innen. Der Regelfall sieht so vielmehr so aus, dass Buchhalter die Reisekostenabrechnungen quasi nebenbei, also ergänzend zu ihren eigentlichen Aufgaben erstellen. Aber gerade für die meisten Buchhalter ist der „Workload“ in den letzten Jahren mehr und mehr angestiegen. Entsprechend sind viele Buchhalter durch die immer höhere Komplexität und Vielfalt ihrer Aufgaben an der Grenze angelangt und müssen „nebenbei“ noch die Reisekostenabrechnungen bearbeiten.

Das wäre alles noch verkraftbar, wenn sich das auch tatsächlich so „nebenbei“ erledigen ließe. Tatsächlich ist das aber in den meisten Unternehmen nicht der Fall: Insbesondere fehlende oder fehlerhafte Belege, diverse Rückfragen bei den Reisenden und die sich häufig ändernden steuerlichen Rahmenbedingungen kosten viel Zeit und bereiten nur selten Freude. Entsprechend werden diese Aufgaben oftmals mit wenig Leidenschaft und auch mit zeitlicher Verzögerung erledigt. Das wiederum führt zu erheblichem Verdruss bei den reisenden Mitarbeitern, da sie immer länger auf die Abrechnung und Auszahlung ihrer Reisekosten warten müssen.

Ein Outsourcing kann hier einen wirklichen Mehrwert erbringen, denn tatsächlich gibt es nur wenige Bereiche, die hierfür so prädestiniert sind, wie die Prüfung und Abrechnung von Reisekosten. Zunächst handelt es sich hierbei definitiv nicht um eine Kernkompetenz des Unternehmens. Das durch eine Auslagerung auch Kosten gespart werden können, steht außer Frage, ist aber nur ein Nebeneffekt. Der eigentliche Effekt besteht darin, dass ein professioneller Outsourcing-Partner durch seine vielfältigen Erfahrungen, aber auch durch seine Themenspezialisierung und Serviceorientierung und nicht zuletzt auch durch eine gewisse Distanz, diese Aufgaben zügig erledigt, wovon alle profitieren: Die Sachbearbeiter werden von unpopulären Aufgaben entlastet und können sich stärker mit ihren Kernaufgaben befassen, die Kunden (also die Reisenden) erhalten ihr gewünschtes „Produkt“, also die Auszahlung der Reisekosten schneller und das Unternehmen spart nicht nur Geld, sondern hat auch die Gewissheit, dass die Reisekostenabrechnungen in jeder Hinsicht ordnungsgemäß und gesetzeskonform bearbeitet werden.
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