Projektplanung auf der Tapete

Weil die verfügbaren Software-Tools für eine gemeinschaftliche und optimale Projektplanung meist nicht ausreichen, suchen Unternehmen oft nach Möglichkeiten und Methoden, um die eigene Planung zu verbessern. Eine solche ist das so genannte Roadmapping. Mit dieser Methode lassen sich komplexe Projekte (fast) ohne Computer planen: ein paar Tapetenbahnen,  Tischkärtchen, einige dicke Stifte und Krepp-Papier - mehr braucht es hierfür nicht.

Die Methode funktioniert wie folgt: Wenn ein Projekt ansteht, lädt der Projektleiter alle betroffenen Bereiche oder Personen zu einem Workshop ein. Sie treffen sich in einem Besprechungsraum. Zu Beginn des Workshops erläutert der Projektleiter oder ein Moderator, wozu das Treffen dient: Der Weg zum Ziel des Projekts – also zum Beispiel „Neustrukturierung der Produktion“ – soll gemeinsam definiert werden. Dann schreibt der Moderator den Ausgangspunkt ans obere Ende mehrerer Tapetenbahnen, die er zuvor mit Krepp-Papier zusammengeklebt und auf den Tisch oder Fußboden gelegt hat. Zum Beispiel: „Anfang Januar 2009: Die Produktion stoppt“. Am unteren Ende notiert er das Ziel, zum Beispiel: „Mitte März 2009: Die umgebaute Produktionsanlage startet wieder – reibungslos.“ Anschließend bittet der Moderator die Anwesenden zu notieren, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Ziels leisten. Dazu teilt er Tischkärtchen aus, wie sie häufig bei Festtafeln verwendet werden. Die Teilnehmer schreiben nun jeweils auf die Vorderseite der Tischkärtchen ihre Aufgaben mit Enddatum und auf die Rückseite den Namen des Verantwortlichen. Also zum Beispiel auf die eine Seite „Leitung xy ist bis 10. Februar verlegt“ und auf die andere Seite „Werkstatt, Herr Müller“. Jeder Beteiligte benennt also den Beitrag, den er oder sein Bereich zum Erreichen des großen Ziels leistet, selbst.

Während die Teilnehmer die Tischkärtchen ausfüllen, zeichnet der Moderator mehrere „Spuren“ (roads) auf die Tapetenbahnen. Auf diese schreibt er oben die verschiedenen Aufgabenbereiche – zum Beispiel „Elektroarbeiten“, „Schlosserarbeiten“, „IT“ und „Buchhaltung“. Danach stellen die Workshopteilnehmer ihre Kärtchen nach Datum geordnet auf die betreffende Spur. Gemeinsam haben sie so in kurzer Zeit einen groben Ablaufplan für das Projekt, eine vorläufige „Roadmap“, erstellt – und vor Augen.

Das „Feintuning“ erfolgt am Schluss

Im nächsten Schritt kommt dann die Feinarbeit: Die Teilnehmer überprüfen anhand der „Roadmap“, ob Aufgaben vergessen wurden. Ist dies der Fall, wird ein weiteres Kärtchen aufgestellt. Gemeinsam prüfen sie zudem, ob bestimmte Tätigkeiten verschoben oder vorgezogen werden sollten, damit das Ziel erreicht wird. Kommen die Beteiligten dabei zum Beispiel zu dem Ergebnis „Diese Leitung brauchen wir schon früher, damit ...“, wird das betreffende Kärtchen umgestellt. Die (Grob-)Planung kann im Handumdrehen geändert werden – ohne erst den PC hochzufahren und die Änderungen im Projektmanagement-Programm vorzunehmen. Und noch ein Plus: Jeder Teilnehmer kann mit ein, zwei Handgriffen seine Vorstellung vom Ablauf den anderen verdeutlichen – indem er einfach ein paar Kärtchen auf der Roadmap verschiebt. Entsprechend niedrig ist die Hemmschwelle, Ideen einzubringen – auch für Mitarbeiter ohne Projektmanagement-Erfahrung. Nach dem Workshop muss der Moderator nur noch die Teilaufgaben in eine Excel-Tabelle übertragen – und schon haben alle Projektbeteiligten den Projektplan zur Hand.

Schnell, verbindlich und flexibel

Das Roadmapping geht nicht nur schnell, sondern hat zudem den Vorteil, dass alle am Projekt Beteiligten gemeinschaftlich den Plan erarbeiten. Die Folge: Das Risiko von Planungsfehlern sinkt, jeder fühlt sich eingebunden, und das Projekt wird von den Mitarbeitern stärker unterstützt. Und weil die Roadmap sich auch visuell gut einprägt, bleibt das Beschlossene gut im Gedächtnis aller Beteiligten haften. In diesem Kontext hat es sich bewährt, die Roadmap während des Projekts in einem Besprechungsraum stehen zu lassen. Oder die Tischkärtchen durch entsprechend beschriftete Moderationskärtchen zu ersetzen, die mit Klebeband zunächst auf die Tapetenbahnen fixiert werden, bevor die Roadmap an die Wand gehängt wird. Warum? Dann haben bei Projektmeetings alle stets den Gesamtprozess vor Augen und sehen sofort „Wo stehen wir gerade?“ und „Was gilt es als nächstes zu tun?“. Zeigt sich dabei, dass zurzeit da oder dort etwas hakt, lässt sich der Projektplan sofort korrigieren – indem weitere „Aufgaben-Kärtchen“ hinzugefügt oder bereits vorhandene verschoben werden.

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