(PM) Sindelfingen, 28.05.2014 - Private Cloud-Services entwickeln sich weit über die IT-Branche hinaus zum Trend. Immer mehr Unternehmen nutzen die Dienstleistungen externer Rechenzentren, um Firmendaten kosteneffektiv zu speichern und zu verwalten. Sogar komplette Workforce-Management-Systeme können als Cloud-Lösung umgesetzt werden. Allerdings kommen oftmals Bedenken auf, da hierbei sensible Mitarbeiter-Daten an einen Fremdanbieter übergeben werden. Für deren Sicherheit und Schutz lassen sich jedoch gezielte Maßnahmen ergreifen.

Obwohl Workforce-Management-Systeme aus der Cloud viele Vorteile bieten, hindert das strittige Thema Datenschutz viele Unternehmen daran, sich für eine solche Lösung zu entscheiden. Wie aus zwei Studien des Ponemeon Instituts hervorgeht, sprechen die meisten Unternehmen die Verantwortung für den Datenschutz dem jeweiligen Cloud Anbieter zu (Quelle: Studie „Encryption in the Cloud“, 2012) und sehen darin auch einen entscheidenden Faktor bei der Kaufentscheidung (Quelle: Studie „Achieving Data Privacy in the Cloud“, 2012).

Datenschutz – Als Nutzer aktiv mitwirken

Allerdings sind durchaus auch Cloud-Anwender in der Pflicht, wenn es um den Schutz sensibler Daten geht. Viele Unternehmen entscheiden sich hierzu laut der PAC Studie „Der Ausbau von Private Cloud-Strukturen in deutschen Unternehmen nimmt Fahrt auf“ bewusst für einen Cloud Anbieter, dessen Rechenzentrum sich in Deutschland befindet. Die Sicherstellung, dass deutsche Datenschutzbestimmungen gelten, ist nur eine von vielen Maßnahmen, die seitens der Cloud-Anwender vorgenommen werden können. Weiterhin ist zu empfehlen:

1. Regelmäßige Überprüfung der Prozesse in der Cloud: Oftmals möglich über ein spezielles Dashboard, welches der Anbieter bereitstellt. Dieses umfasst unter anderem eine Übersicht aller Daten, ausführliche Prozess-Protokolle, Berichte über Sicherheitsvorfälle, etc. Gibt es keine solche Dashboard-Funktion, sollte im Vertrag die Möglichkeit der Kontrolle separat festgehalten werden.

2. Protokollierung der Cloud-Aktivitäten im eigenen Netzwerk: So lassen sich unabhängig vom Cloud-Anbieter Abläufe nachverfolgen. Probleme, Missbräuche, etc. sind ebenfalls auffindbar.

3. Die Einführung eines Cloud-Logins: Der Zugriff auf die Cloud läuft somit unabhängig von anderen Prozessen und kann besser kontrolliert werden.

4. Vor dem Transfer: Verschlüsselung der Daten durch das Unternehmen – Bei anschließender Übertragung des Schlüsselmaterials an den Cloud-Anbieter sollte gewährleistet sein, dass dieser die Kundenschlüssel vor einem Zugriff durch das eigene Personal schützt.

Unternehmen sollten zudem stets allgemeine Sicherheitsstandards beachten. Dazu zählen beispielsweise die Aktualisierung der eingesetzten Virenschutzsoftware sowie der Browserversionen und ein verantwortlicher Umgang mit Endgeräten durch die Mitarbeiter.

Mehr Informationen rund um das Thema Workforce Management aus der Cloud bietet das Portal Workforce Wiki der Firma Interflex (workforce-wiki.com/).

Über Allegion

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